Деловое письмо на русском языке¶

Деловое письмо — это официальный документ, оформляемый в соответствии с правилами делового оборота и содержащий информацию, необходимую для осуществления управленческой, коммерческой или иной профессиональной деятельности. Письма подразделяются на внутренние (адресуемые сотрудникам одной организации) и внешние (направляемые контрагентам, государственным органам и другим организациям).

¶Структура делового письма

Типичное деловое письмо включает следующие обязательные реквизиты:

• Наименование вида документа («Письмо», «Запрос», «Уведомление»).
• Дата составления — оформляется арабскими цифрами или словесно-цифровым способом (например, 15 марта 2024 г.).
• Исходящий номер — присваивается в соответствии с номенклатурой дел организации.
• Адресат — наименование организации, должность и Ф. И. О. получателя.
• Заголовок — кратко формулирует предмет письма.
• Текст — изложение сути вопроса.
• Подпись — должность, подпись, расшифровка, инициалы и фамилия составителя.
• Отметка об исполнителе и контактные данные.

Основные требования к содержанию изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а также в рекомендациях по делопроизводству, утверждённых Росархивом.

¶Требования к тексту

Деловое письмо пишется в официально-деловом стиле, для которого характерны:

• Нейтральность тона — избегание эмоциональных оценок, разговорных выражений, просторечий.
• Точность и лаконичность — одно письмо посвящается одному вопросу.
• Стандартные клише — устойчивые обороты, облегчающие восприятие («в ответ на ваш запрос», «на основании изложенного», «будем признательны за рассмотрение»).
• Отсутствие местоимения «вы» с маленькой буквы — в официальной переписке оно пишется с прописной буквы как знак уважения к адресату.

¶Вежливые формулы в деловой переписке

В деловых письмах принято использовать стандартизированные вежливые обороты, которые подразделяются на несколько групп.

¶Формулы приветствия

Наиболее распространённые варианты:

• «Здравствуйте, уважаемый(ая) …»
• «Добрый день!»
• «Уважаемый(ая) …!»

Приветствие отделяется от основного текста пустой строкой.

¶Формулы просьбы

Просьба формулируется вежливо, но без излишней многословности:

• «Просим Вас рассмотреть …»
• «Будем признательны за направление …»
• «Просьба направить документы в срок до …»
• «Прошу Вас сообщить …»

¶Формулы благодарности

Благодарность выражается в начале или конце письма:

• «Благодарим за сотрудничество».
• «Благодарим за оперативный ответ».
• «Заранее благодарим за рассмотрение нашего запроса».

¶Формулы прощания

Завершающая часть письма содержит одну из следующих конструкций:

• «С уважением, …»
• «Спасибо за сотрудничество».
• «С надеждой на дальнейшее сотрудничество».
• «С уважением и надеждой на продолжение взаимовыгодного партнёрства».

¶Написание слова «спасибо» в деловой переписке

Слово «спасибо» в русском языке пишется раздельно: спасибо. Это существительное, которое в современном языке употребляется в функции междометия и не имеет основания для слитного написания. Орфографический словарь под редакцией Д. Н. Ушакова и «Русский орфографический словарь» РАН фиксируют исключительно раздельный вариант.

В контексте делового письма корректными являются следующие конструкции:

• «Заранее спасибо за рассмотрение».
• «Спасибо за сотрудничество».
• «Заранее благодарим за помощь».

Слово «заранее» в этих оборотах пишется раздельно и является наречием, выражающим благодарность за действие, которое ещё не совершено. Сочетание «заранее спасибо» допустимо в деловой переписке, однако в официальных документах предпочтительнее использовать более формальную формулу «заранее благодарим» или «будем признательны за …».

¶Типичные ошибки в деловых письмах

¶Электронная деловая переписка

С развитием информационных технологий деловые письма всё чаще направляются по электронной почте. Для электронных писем сохраняются те же требования к содержанию и стилю, однако добавляются специфические элементы:

• Тема письма — заполняется обязательно, кратко отражает суть.
• Обращение — приветствие и адресат указываются в теле письма.
• Подпись — включает должность, контакты, реквизиты организации.

При переписке с иностранными контрагентами используются аналогичные вежливые формулы на английском или другом языке, при этом русскоязычная деловая традиция сохраняет тенденцию к формальности и структурности изложения.

Источники:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Правила делопроизводства, рекомендованные Росархивом
• Русский орфографический словарь РАН (под ред. В. В. Лопатина)
• Орфографический словарь русского языка (под ред. Д. Н. Ушакова)
• Ладыженская Т. А. Стилистика русского языка