Должностная инструкция специалиста по кадрам¶
Должностная инструкция специалиста по кадрам — локальный нормативный акт организации, определяющий функциональные обязанности, права и зоны ответственности работника, занимающего должность в области управления персоналом. Документ разрабатывается на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утверждается работодателем и является основанием для оценки трудовой деятельности, постановки задач и привлечения к ответственности.
¶Нормативная база
Разработка должностной инструкции опирается на Трудовой кодекс РФ, в частности на статьи 56, 57, 60 и 68, закрепляющие обязанность работодателя знакомить работника с условиями труда до подписания трудового договора. Статья 57 ТК РФ требует, чтобы трудовой договор содержал трудовую функцию — работу по должности с указанием специальности, квалификации и конкретного вида поручаемой работы. Должностная инструкция уточняет эти сведения.
Дополнительно используются:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утверждённый постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37 (в редакции 2021 года);
- Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», утверждённый приказом Минтруда России от 6 октября 2015 года № 774н;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — для реквизитов и структуры.
¶Структура документа
Типовая должностная инструкция включает следующие разделы:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Общие положение | Подчинённость, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации, образованию и стажу |
| Должностные обязанности | Перечень функций: подбор, адаптация, учёт кадров, расчёт заработной платы, взаимодействие с проверяющими органами |
| Права | Полномочия в пределах трудовой функции: запрос информации, внесение предложений, взаимодействие с подразделениями |
| Ответственность | Виды ответственности за нарушение законодательства, правил внутреннего трудового распорядка, разглашение персональных данных |
| Взаимоотношения | Связи с подразделениями и внешними контрагентами: бухгалтерия, юристы, кадровые агентства, служба занятости |
¶Содержание раздела «Должностные обязанности»
Для специалиста по кадрам перечень обязанностей формируется с учётом масштаба организации. В средних и крупных компаниях в него входят:
- Оформление и ведение трудовых книжек (включая электронные с 1 января 2020 года), личных карточек, приказов по личному составу;
- Подбор и собеседования с кандидатами, работа с резюме, размещение вакансий;
- Оформление приёма, перевода, увольнения, отпусков, больничных;
- Расчёт и начисление заработной платы, отпускных, больничных, выходных пособий (в организациях без выделенной бухгалтерии по расчёту зарплаты);
- Ведение табеля учёта рабочего времени;
- Подготовка отчётности в Пенсионный фонд, ФСС, Росстат, налоговую инспекцию;
- Организация вводного и целевого инструктажа по охране труда;
- Работа с персональными данными в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
¶Порядок разработки и утверждения
Инструкцию разрабатывает, как правило, кадровая служба совместно с юридическим отделом. Проект согласуется с руководителем структурного подразделения, в котором числится должность. Утверждается приказом руководителя организации. Для работника ознакомление с инструкцией под подпись обязательно; в случае отказа составляется акт.
Документ может пересматриваться при изменении законодательства, структуры организации или перечня функций. Существенной правке подлежит и при переходе на электронный документооборот: реквизиты и порядок подписи меняются.
¶Отличие от трудового договора
Трудовой договор фиксирует существенные условия: место работы, трудовую функцию, оплату труда, режим рабочего времени. Должностная инструкция раскрывает трудовую функцию детально — конкретные задачи, полномочия, критерии оценки. В судебной практике инструкция используется как доказательство при спорах о законности увольнения за несоответствие занимаемой должности (статья 81 ТК РФ) или о невыполнении обязанностей.
¶Особенности для специалиста по кадрам
Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» разграничивает три уровня: специалист по кадровому делопроизводству, специалист по подбору персонала, специалист по кадровому администрированию. В малых организациях эти функции объединяются в одной должности, поэтому инструкция охватывает весь цикл кадрового делопроизводства. В крупных компаниях обязанности распределяются между несколькими позициями, и инструкция каждого специалиста описывает узкий контур задач.
Источники:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 56, 57, 60, 68, 81)
- Постановление Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37 «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих»
- Приказ Минтруда России от 6 октября 2015 года № 774н «Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом»»
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация»