Электронная трудовая книжка и выписка из неё¶

Электронная трудовая книжка — форма учёта сведений о трудовой деятельности работников в России, при которой сведения о стаже, местах работы и должностях хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) в электронном виде, а не только на бумажном бланке трудовой книжки. Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, содержащий копию этих сведений, который работник может получить для подтверждения своего трудового стажа и записей о работе.

¶Правовая основа

Переход к электронному учёту трудовой деятельности начался с 1 января 2020 года, когда вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ, введённые Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Согласно этим изменениям работодатели обязаны передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем») не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего кадрового приказа.

Формат выписки из электронной трудовой книжки закреплён в Приказе Минтруда России от 20.01.2020 № 29н «Об утверждении форм, форматов и порядков взаимодействия при передаче сведений о трудовой деятельности». Этот же приказ утвердил форму СТД-ПФР — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые Пенсионным фондом Российской Федерации», которая и является выпиской из электронной трудовой книжки.

¶Кто ведёт электронные трудовые книжки

Ведение электронных трудовых книжек осуществляется Пенсионным фондом России. Работодатель выступает источником сведений: он передаёт в ПФР данные о приёме на работу, переводах, увольнениях и других кадровых событиях. ПФР систематизирует полученные сведения и формирует электронное досье работника.

С 1 января 2020 года работники могли выбрать формат ведения своей трудовой книжки: только электронный или одновременно электронный и бумажный. Если работник до конца 2020 года не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель ведёт учёт только в электронном виде. При этом ранее сделанные записи в бумажной книжке сохраняются, а сам бланк выдаётся работнику на руки.

¶Способы получения выписки

Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-ПФР) может быть получена несколькими способами.

¶Через работодателя

Работник вправе обратиться к работодателю с письменным или устным заявлением о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Работодатель обязан выдать форму СТД-Р в течение трёх рабочих дней со дня обращения. Этот вариант удобен, когда нужна информация о текущем месте работы. Форма СТД-Р содержит только те сведения, которые работодатель передал в ПФР по данному работнику.

¶Через Пенсионный фонд

Форма СТД-ПФР содержит полную историю трудовой деятельности по всем работодателям, отразившимся в базе ПФР. Получить её можно несколькими путями:

• Личный кабинет гражданина на сайте ПФР (pfrf.ru) — после регистрации и подтверждения личности через Госуслуги или иной способ электронной идентификации.
• Портал Госуслуг (gosuslugi.ru) — услуга «Получение сведений о трудовой деятельности застрахованного лица» доступна в разделе «Пенсия, пособия и льготы».
• Многофункциональный центр (МФЦ) — при личном визите с документом, удостоверяющим личность.
• Территориальное отделение ПФР — при личном обращении.
• Формат XML — для автоматизированных систем учёта кадров можно запросить электронный файл в формате XML, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью ПФР.

¶Через банки

Некоторые банки предоставляют услугу по запросу выписки из электронной трудовой книжки через свои мобильные приложения, используя механизм передачи данных с согласия клиента. Это связано с тем, что при оформлении кредитов банкам часто требуется подтверждение занятости заёмщика.

¶Содержание выписки

Форма СТД-ПФР содержит следующие сведения:

Выписка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, что придаёт ей юридическую силу при предъявлении в банки, при трудоустройстве и в иных инстанциях.

¶Значение документа

Выписка из электронной трудовой книжки выполняет функцию подтверждения трудового стажа и записей о работе. Она требуется при трудоустройстве (чтобы новый работодатель мог оценить опыт), при оформлении пенсии, при получении кредитов, при оформлении виз и в ряде иных случаев. С 2023 года сведения из электронной трудовой книжки используются ПФР при назначении пенсий, что делает актуальность и полноту этих данных критически важной для будущих пенсионеров.

Источники:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ
• Приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 29н
• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Официальный сайт Пенсионного фонда России (pfrf.ru)
• Портал государственных услуг Российской Федерации (gosuslugi.ru)