Как сложить письмо¶
Как сложить письмо — процесс подготовки корреспонденции к отправке, включающий выбор формата сложения листа, размещение текста и адреса, фиксацию конверта и оформление реквизитов отправителя и получателя. Правила сложения писем регламентируются нормативными документами по делопроизводству и почтовым стандартам; в России основным документом является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
¶Общие принципы
При подготовке письма важно соблюдать несколько базовых требований:
- лист не должен содержать загнутых уголков, заломов и следов сгиба в неположенных местах;
- текст размещается на лицевой стороне листа, при сложении он должен читаться без разворачивания;
- письмо складывается так, чтобы получатель мог прочитать его, не разрывая конверт, и чтобы адрес на конверте оставался видимым;
- количество сгибов соответствует формату бумаги и размеру конверта.
¶Форматы сложения документа
¶Стандартное сложение пополам
Наиболее распространённый способ — сложить лист пополам. Для формата А4 (210 × 297 мм) лист сгибают поперёк на расстоянии примерно 105–110 мм от верхнего края. Получается формат, близкий к А5, который свободно помещается в стандартный конверт. Сгиб делается аккуратно, без сминания бумаги; рекомендуется провести пальцем по линии сгиба от центра к краям.
¶Тройное сложение
При отправке длинных документов лист складывают втрое: сначала верхнюю треть загибают вниз, затем нижнюю треть подгибают вверх. Такой способ применяется для документов формата А4, которые должны поместиться в конверт размером C5 или DL. При тройном сложении важно, чтобы верхний край листа оказался внутри сгиба — это предотвращает попадание пыли и облегчает разворачивание.
¶Сложение для конвертов форматов C4, C5, C6, DL
| Формат конверта | Размер, мм | Подходящий формат сложения |
|---|---|---|
| C4 | 229 × 324 | Без сложения (лист А4 кладётся целиком) |
| C5 | 162 × 229 | Сложение пополам |
| C6 | 114 × 162 | Двойное или тройное сложение |
| DL | 110 × 220 | Тройное сложение |
¶Размещение текста и реквизитов
При подготовке делового письма на бланке организации сложение осуществляется с учётом расположения реквизитов. Наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер размещаются в верхней части листа. Заголовок к тексту (если он есть) формулируется кратко и отвечает на вопрос «о чём?».
При сложении листа пополам реквизиты бланка остаются на лицевой стороне верхней половины. Если письмо печатается на обычном листе без бланка, текст начинается с верхнего левого угла с отступом 10 мм от левого края.
¶Адресование письма
На конверте указываются:
- Индекс и адрес получателя — в правом нижнем углу лицевой стороны конверта.
- Наименование и адрес отправителя — в левом верхнем углу.
- Индекс отправителя — в специальном поле на оборотной стороне конверта.
При отправке писем юридическим лицам адрес получателя включает индекс, наименование организации, улицу, дом, корпус, город. Для физических лиц указывается фамилия, имя, отчество получателя полностью.
¶Сложение письма при отправке по почте
Перед отправкой письмо проверяется на отсутствие посторонних вложений. Если к письму прикладывается опись вложения, она составляется в двух экземплярах: первый вкладывается в конверт, второй остаётся у отправителя с отметкой почтового отделения о принятии.
Письмо вкладывается в конверт так, чтобы сгиб был обращён к клапану — это упрощает извлечение документа. Клапан конверта заклеивается аккуратно, без выступающего клея.
¶Электронная переписка
При подготовке письма в электронном виде сложение листа не требуется, однако сохраняются требования к оформлению: тема письма формулируется однозначно, приветствие и подпись оформляются по правилам делового этикета. Вложение к электронному письму оформляется в формате PDF, чтобы сохранить исходное расположение текста и реквизитов.
¶Типичные ошибки
- Сгибание листа в месте расположения текста, из-за чего часть букв оказывается на линии сгиба.
- Использование слишком маленького конверта, приводящее к деформации документа.
- Отсутствие адреса отправителя, что затрудняет возврат письма при недоставке.
- Скрепление страниц скрепкой без использования подшивки или папки.
Источники: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Бланки документов»; Справочник делопроизводителя.