Картотека — способ хранения и систематизации документов¶

Картотека — это способ хранения и систематизации информации на основе карточек (карточек-формуляров) определённого формата, размещаемых в специальных ящиках-картотеках или на подставках. Картотека применяется в библиотеках, архивах, учреждениях, научных организациях и частных коллекциях для создания справочных и поисковых систем, а также для ведения учёта объектов — от книг и документов до персональных данных и предметов.

¶История

Предпосылкой к появлению картотек стал рост объёмов документооборота в XIX веке, когда библиотеки, страховые общества, железнодорожные компании и государственные учреждения столкнулись с необходимостью быстро находить сведения о конкретных объектах среди тысяч записей. Ранее для этого использовались гроссбухи, реестры и алфавитные указатели, но их ведение было медленным и неудобным.

Практически одновременно в нескольких странах были предложены системы карточного учёта. В 1789 году французский учёный Никола Анри Гийоман предложил использовать карточки для библиотечных каталогов. В 1861 году библиотекарь Гарвардского университета Джастин Уинсор организовал карточный каталог библиотеки. В 1876 году Мелвил Дьюи, американский библиотековед, разработал систему десятичной классификации и стандартизировал формат библиотечных карточек — так называемый каталожный лист размером 7,5 × 12,5 см, который стал международным стандартом и используется до сих пор.

В России картотеки получили широкое распространение в конце XIX — начале XX века. В 1908 году в Российской империи было принято решение о создании единой библиотечной картотеки. В советский период карточные каталоги стали обязательным атрибутом каждой библиотеки, архива и учреждения — от заводских отделов кадров до научных институтов. Формат каталожного листа 12,5 × 7,5 см был закреплён отраслевыми стандартами.

¶Устройство и составные части

Классическая картотека состоит из следующих элементов:

• Карточка (формуляр) — основная единица хранения информации. На карточке размещаются сведения об объекте: автор, заглавие, выходные данные, аннотация, шифр, дата поступления и т. д.
• Ящик картотеки — выдвижной ящик, в котором карточки хранятся в вертикальном положении, удерживаемые пружиной или планкой.
• Разделители (рубрикаторы) — карточки-таблички, разделяющие содержимое ящика по алфавиту, темам, датам или другим признакам.
• Блокиратор — планка или пружина, не позволяющая карточкам выпадать из ящика.
• Крышка и ручка — элементы корпуса картотеки.

Стандартный каталожный лист имеет размер 125 × 75 мм (в России — ГОСТ 7.51) и изготавливается из плотного картона. На одной стороне карточки размещается основная запись, на оборотной — выходные данные, аннотация, ссылки на другие источники.

¶Виды картотек

По назначению картотеки подразделяются на:

• Библиотечные — каталоги библиотечных фондов: авторские, предметные, систематические, алфавитные.
• Архивные — описи документов, учётные карточки на дела и фонды.
• Учётные — карточки на сотрудников, клиентов, абонентов, поступившие документы.
• Справочные — картотеки адресов, телефонов, библиографические указатели.
• Научные — картотеки наблюдений, экспериментов, литературных источников.

По способу расположения карточек различают:

• Ящичные картотеки — карточки хранятся в выдвижных ящиках настольного или напольного типа.
• Карточные шкафы — крупные мебельные конструкции с множеством ящиков.
• Настенные картотеки — карточки крепятся на планках или в кармашках.
• Каталожные ящики — отдельные ящики, не входящие в состав шкафа.

¶Принципы организации

Картотека строится по определённому принципу систематизации. Наиболее распространены:

• Алфавитный порядок — карточки располагаются по алфавиту авторов, заглавий или рубрик.
• Хронологический порядок — по датам поступления, создания или события.
• Тематический (предметный) порядок — по рубрикам, соответствующим тематическому плану.
• Шифровой порядок — по индексам, шифрам, кодам (например, по библиотечным шифрам ББК или УДК).

Ведение картотеки предполагает соблюдение определённых правил: аккуратное заполнение карточек, единообразие записей, своевременное внесение изменений, ревизия и чистка фонда.

¶Применение

Картотеки широко использовались в библиотечном деле, архивоведении, музейном деле, страховых компаниях, банковских учреждениях, кадровых службах и научных организациях. В библиотеках карточные каталоги до конца XX века оставались основным инструментом поиска книг. В архивах картотеки служили для описания фондов и дел.

¶Электронные картотеки

С развитием вычислительной техники в конце XX века карточные картотеки стали постепенно заменяться электронными (автоматизированными) информационно-поисковыми системами. Электронная картотека представляет собой базу данных, в которой записи хранятся в цифровом виде и обеспечивают более быстрый поиск, сортировку и обновление. В России переход к электронным каталогам начался в 1990-х годах и был завершён в большинстве библиотек к 2000-м годам. Несмотря на это, бумажные картотеки продолжают использоваться в ряде учреждений и коллекций, а формат каталожного листа 125 × 75 мм сохраняется как стандарт для описания библиографических изданий.

¶Интересные факты

• Каталожный лист размером 125 × 75 мм был утверждён в 1876 году и остаётся стандартом уже более 140 лет.
• В библиотеке Конгресса США хранится одна из крупнейших карточных картотек в мире — свыше 30 миллионов карточек.
• В России до сих пор действует ГОСТ 7.51 «Библиографическая запись. Общие правила и правила составления», регламентирующий форму каталожного листа.

¶Источники

• ГОСТ 7.51 — Библиографическая запись. Общие правила и правила составления.
• Библиотечное дело: учебник / под ред. В. А. Фёдорова.
• История библиотечного дела / под ред. А. Д. Запесоцкого.
• Энциклопедия библиотечного дела / под ред. А. В. Чижова.