Личное дело работника: состав и ведение¶

Личное дело работника — это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности, систематизированных и сброшюрованных в установленном порядке. В отличие от трудовой книжки, которая ведется на каждого сотрудника, личное дело формируется не всегда, а лишь в определенных случаях, предусмотренных локальными нормативными актами организации или требованиями законодательства для отдельных категорий работников.

¶Назначение и правовая основа

Основная цель ведения личного дела — централизованный сбор и хранение кадровой документации, отражающей биографические данные, квалификацию, деловые качества и служебное продвижение сотрудника. Личное дело позволяет кадровой службе оперативно получать полную информацию о работнике, а также служит доказательной базой при разрешении трудовых споров.

Прямого указания на обязательность ведения личных дел для всех работодателей в Трудовом кодексе РФ нет. Однако обязательное ведение предусмотрено для государственных и муниципальных служащих, сотрудников правоохранительных органов, а также в организациях, где это установлено отраслевыми нормативными актами. В коммерческих структурах решение о ведении личных дел принимает работодатель, закрепляя порядок в локальном акте (Положении о кадровом делопроизводстве).

¶Состав личного дела

Типовой состав документов личного дела включает несколько обязательных групп.

¶Документы, формируемые при приеме на работу

• Заявление о приеме на работу (если такая форма предусмотрена);
• Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
• Личный листок по учету кадров (анкета) и автобиография;
• Копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов воинского учета;
• Копии документов об образовании, квалификации, наличии специальных знаний;
• Согласие на обработку персональных данных;
• Договор о полной материальной ответственности (для материально ответственных лиц).

¶Документы, добавляемые в процессе работы

• Приказы о переводе на другую работу, о поощрениях и взысканиях;
• Аттестационные листы, отзывы, характеристики;
• Дополнительные соглашения к трудовому договору;
• Медицинские заключения (при необходимости);
• Документы о повышении квалификации.

¶Документы, формируемые при увольнении

• Заявление об увольнении (при наличии);
• Приказ о прекращении трудового договора;
• Иные документы, связанные с завершением трудовых отношений.

¶Порядок ведения и хранения

Ведение личного дела возлагается на работника кадровой службы. Документы подшиваются в твердую обложку, нумеруются, вносится внутренняя опись. Листы дела брошюруются, чтобы исключить возможность их изъятия или замены.

При внесении изменений в персональные данные (смена фамилии, семейное положение) в личное дело вносятся соответствующие записи, а подтверждающие документы (копии свидетельств) подшиваются.

Хранение личных дел осуществляется в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа. Срок хранения личных дел в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов составляет 50/75 лет (в зависимости от даты окончания дела), после чего они передаются в архив.

¶Особенности работы с персональными данными

Личное дело содержит персональные данные работника, поэтому его обработка регулируется Федеральным законом «О персональных данных». Работодатель обязан обеспечить конфиденциальность сведений, ограничить круг лиц, имеющих доступ к делам, и получить письменное согласие сотрудника на обработку данных. Доступ к личному делу предоставляется самому работнику, его непосредственному руководителю (в пределах компетенции) и уполномоченным представителям контролирующих органов.

¶Электронная форма

В условиях цифровизации все большее распространение получает ведение личных дел в электронном виде. Электронные личные дела представляют собой сканированные копии документов, структурированные в специализированных кадровых программах. При этом юридическую силу сохраняют документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. Полный переход на электронный документооборот возможен при наличии соответствующей технической базы и локального регулирования.