Оформление расхождений при приёмке товаров¶
Оформление расхождений при приёмке товаров — комплекс организационных и документальных мероприятий, осуществляемых покупателем (заказчиком) при обнаружении количественных, качественных или ассортиментных несоответствий поставленной продукции условиям договора поставки. Расхождения фиксируются в актах, извещениях и претензионных документах, которые служат основанием для корректировки расчётов, возврата товара, замены или уменьшения цены.
¶Правовая основа
В Российской Федерации порядок приёмки и оформления расхождений регулируется прежде всего Гражданским кодексом РФ (глава 30 «Купля-продажа», глава 34 «Поставка»), а также:
- Федеральным законом от 28.12.2009 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок» — для государственных и муниципальных закупок;
- Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе» (в части, не утратившей силу) и Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках отдельными видами юридических лиц»;
- ГОСТ Р 51303-2013 «Торговля. Термины и определения» и рядом отраслевых стандартов приёмки;
- Условиями самого договора поставки, которые, как правило, содержат специальные разделы о порядке приёмки и претензий.
Для договоров между коммерческими организациями значительную роль играют Общие условия поставки (ОУП), а также обычаи делового оборота (ст. 5 ГК РФ).
¶Виды расхождений
Расхождения, выявляемые при приёмке, классифицируются следующим образом:
| Вид расхождения | Содержание |
|---|---|
| Количественные | Недостача или излишек по сравнению с накладной (ТОРГ-12, УПД) |
| Качественные | Несоответствие заявленным характеристикам, дефекты, истёкший срок годности |
| Ассортиментные | Поставка товара другого наименования, артикула, модели, комплектности |
| Комплектные | Отсутствие отдельных составных частей, документации, принадлежностей |
| Тарно-упаковочные | Нарушение целостности упаковки, несоответствие маркировки |
| Документальные | Отсутствие или неполнота сопроводительных документов |
¶Способы оформления расхождений
¶1. Акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 и ТОРГ-3
Унифицированные формы ТОРГ-2 (на отечественный товар) и ТОРГ-3 (на импортный товар) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Акт составляется при расхождениях по количеству и качеству. В акте фиксируются: дата и место приёмки, реквизиты поставщика и покупателя, номера договора и сопроводительных документов, результаты пересчёта и осмотра, описание выявленных дефектов, заключение комиссии. Акт подписывается комиссией, в состав которой включаются представители покупателя, поставщик (при его участии) и при необходимости независимый эксперт.
¶2. Акт по форме КМ-6 и КМ-7
Для розничной торговли и общественного питания применяются формы КМ-6 («Акт о возврате товара») и КМ-7 («Сведения о результатах проверки торговой операции»), утверждённые постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.
¶3. Универсальный передаточный документ (УПД)
При использовании в документообороте УПД (рекомендованная форма, письмо ФНС России от 21.10.2013 № ЕД-4-3/19071) расхождения отражаются в статусе «2» (корректировочный УПД). Поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру и УПД на фактически поставленный объём.
¶4. Извещение о расхождениях
Покупатель направляет поставщику извещение (претензию) в сроки, установленные договором или законом (ст. 514 ГК РФ — «разумный срок»). Изложение содержит: описание расхождения, ссылку на акт, требование (замена, доставка, уценка, расторжение).
¶5. Претензионное письмо
Если поставщик отказывается удовлетворять требования добровольно, направляется досудебная претензия, после чего возможна подача иска в арбитражный суд.
¶6. Акт об отказе от товара
При существенных нарушениях договора (ст. 475 ГК РФ) покупатель вправе отказаться от всего объёма товара, оформив акт об отказе от принятия и акт о возврате товара поставщику.
¶Порядок действий при обнаружении расхождений
- Осмотр и пересчёт в присутствии комиссии в сроки, установленные договором (обычно 1–5 рабочих дней с момента получения).
- Оформление акта по соответствующей форме с участием представителей обеих сторон.
- Извещение поставщика в договорные сроки с приложением копий актов и транспортных документов.
- Направление претензии с указанием суммы ущерба и способа его возмещения.
- При необходимости — экспертиза (независимая или судебная) для подтверждения причин расхождений.
- Корректировка расчётов на основании выставленного поставщиком корректировочного документа или решения суда.
¶Сроки оформления
По общему правилу покупатель обязан осмотреть товар в разумный срок с учётом его свойств (ст. 474 ГК РФ). Договором могут быть установлены конкретные сроки: для скоропортящихся продуктов — в момент приёмки, для промышленной продукции — до 10 рабочих дней. Нарушение сроков может повлечь утрату права на предъявление претензии.
¶Особенности оформления при электронном документообороте
При ЭДО (1С-Документооборот, СБИС, Диадок и аналогичные платформы) акты о расхождениях формируются в электронном виде с использованием форматов ФНС (например, формат корректировочного УПД, утверждённый приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@). Электронный акт подписывается ЭЦП уполномоченных лиц и имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
¶Ответственность сторон
Поставщик, не обеспечивший соответствие товара условиям договора, обязан возместить убытки покупателя (ст. 393 ГК РФ), а при существенном нарушении — уплатить неустойку, если она предусмотрена договором. Покупатель, несвоевременно известивший поставщика о расхождениях, лишается возможности ссылаться на них впоследствии (ст. 514 ГК РФ).
Источники:
- Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, четвёртая)
- Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках отдельными видами юридических лиц»
- Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту торговых операций»
- Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ЕД-4-3/19071 (универсальный передаточный документ)
- ГОСТ Р 51303-2013 «Торговля. Термины и определения»