Перечень типовых управленческих архивных документов

Перечень типовых управленческих архивных документов — это систематизированный свод видов и разновидностей документов, образующихся в процессе деятельности организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, с указанием сроков их хранения. Данный перечень является нормативно-методическим документом, регламентирующим состав документов, подлежащих хранению в государственных и муниципальных архивах, а также в архивах организаций. Его основная цель — унификация состава управленческой документации, обеспечение сохранности документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, а также рациональная организация экспертизы ценности документов и их отбора на постоянное хранение.

История создания и развития

Первые попытки систематизации документов по срокам хранения в России относятся к XVIII веку, однако единый общегосударственный перечень был разработан лишь в советский период. В 1929 году был утверждён первый «Перечень документальных материалов, подлежащих хранению в государственных архивах». В дальнейшем перечни неоднократно пересматривались и дополнялись в связи с изменениями в структуре государственного управления, экономики и законодательства.

Значительным этапом стало утверждение в 1963 году «Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения». Этот документ заложил основы современной системы классификации управленческих документов.

В постсоветский период, в 2000 году, был принят «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который действовал до 2010 года. В 2010 году приказом Министерства культуры Российской Федерации был утверждён новый перечень, который с последующими изменениями и дополнениями (в 2015, 2017, 2019 годах) является действующим на сегодняшний день. Последняя редакция перечня утверждена приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Структура и содержание

Перечень типовых управленческих архивных документов имеет чёткую иерархическую структуру, построенную по функционально-отраслевому принципу. Документы сгруппированы в разделы, подразделы и статьи в зависимости от сферы деятельности организации, в которой они создаются.

Основные разделы перечня

• Раздел 1. Организация системы управления. Включает документы, связанные с созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций, их уставами, положениями, структурами, штатными расписаниями, а также документы по лицензированию и аккредитации.
• Раздел 2. Планирование деятельности. Содержит документы по стратегическому, текущему и оперативному планированию: планы, программы, прогнозы, отчёты об их выполнении.
• Раздел 3. Финансирование деятельности. Охватывает документы по бухгалтерскому учёту и отчётности, налогообложению, ценообразованию, кредитованию, инвестициям, а также документы по финансовому контролю и аудиту.
• Раздел 4. Учёт и отчётность. Включает документы по статистическому, оперативному и управленческому учёту, а также сводные отчёты и доклады о деятельности организации.
• Раздел 5. Организация и оплата труда. Содержит документы по кадровому делопроизводству: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки, документы по начислению заработной платы, премиям, отпускам, командировкам.
• Раздел 6. Социальное обеспечение. Охватывает документы по пенсионному обеспечению, социальному страхованию, предоставлению льгот и компенсаций.
• Раздел 7. Контроль и надзор. Включает документы по контролю за соблюдением законодательства, ведомственному и государственному надзору, а также документы по проверкам, ревизиям и инспекциям.
• Раздел 8. Документационное обеспечение управления. Содержит документы по организации делопроизводства, архивного дела, защите информации, а также номенклатуры дел, описи дел, акты о выделении документов к уничтожению.
• Раздел 9. Информационное обеспечение. Охватывает документы по созданию и использованию информационных систем, баз данных, а также документы по библиотечному и музейному делу.
• Раздел 10. Научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа. Включает документы по научным исследованиям, разработкам, патентованию, лицензированию, а также отчёты о НИОКР.
• Раздел 11. Капитальное строительство и ремонт. Содержит документы по проектированию, строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту зданий и сооружений.
• Раздел 12. Материально-техническое обеспечение. Охватывает документы по снабжению, закупкам, складскому учёту, транспорту, а также документы по аренде и лизингу.
• Раздел 13. Административно-хозяйственное обслуживание. Включает документы по эксплуатации зданий, охране труда, пожарной безопасности, а также документы по бытовому обслуживанию сотрудников.

Структура статьи перечня

Каждый вид документа в перечне имеет уникальный номер статьи (порядковый номер в пределах раздела) и включает следующие графы:

• Номер статьи — уникальный идентификатор.
• Вид документа — наименование документа (например, «Приказы по личному составу», «Годовые планы», «Акты ревизий»).
• Срок хранения — период, в течение которого документ должен храниться в организации, с указанием отметки «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), если документ может быть отобран на постоянное хранение.
• Примечание — дополнительные указания, например, о месте хранения (в архиве организации или в государственном архиве), о необходимости оформления определённым образом.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов в перечне варьируются от 1 года до постоянного хранения. Постоянное хранение предусмотрено для документов, имеющих историческое, научное или социальное значение. К ним относятся:

• Уставы и учредительные документы организаций.
• Протоколы общих собраний акционеров (участников).
• Годовые отчёты о финансово-хозяйственной деятельности.
• Личные дела руководителей организаций.
• Документы по приватизации и реорганизации.
• Документы по лицензированию и аккредитации (для организаций, прекративших деятельность).

Для большинства документов установлены конкретные сроки хранения: 5 лет, 10 лет, 15 лет, 25 лет, 50 лет, 75 лет. Например:

• Приказы по личной деятельности (о приёме, увольнении, перемещении) — 50/75 лет (в зависимости от даты создания).
• Документы по текущему планированию (квартальные планы) — 5 лет.
• Документы по бухгалтерскому учёту (первичные документы) — 5 лет.
• Документы по капитальному строительству — 10 лет после ввода объекта в эксплуатацию.

Применение перечня

Перечень типовых управленческих архивных документов является обязательным для применения в следующих случаях:

• При разработке номенклатуры дел организации.
• При проведении экспертизы ценности документов.
• При подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.
• При отборе документов к уничтожению по истечении сроков хранения.
• При организации оперативного хранения документов в структурных подразделениях.

Организации также могут разрабатывать собственные (отраслевые) перечни документов с указанием сроков хранения, которые не должны противоречить типовому перечню. В случае отсутствия документа в типовом перечне, срок его хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Критика и проблемы

Несмотря на широкое применение, перечень имеет ряд недостатков и вызывает критику со стороны специалистов в области архивного дела и делопроизводства:

• Громоздкость и сложность. Перечень содержит более 1000 статей, что затрудняет его практическое использование, особенно для небольших организаций.
• Неполнота охвата. Некоторые современные виды документов (например, электронные документы, документы в системах электронного документооборота) не всегда находят отражение в перечне.
• Устаревание. В связи с быстрым изменением законодательства и появлением новых видов деятельности, перечень требует регулярного обновления, что не всегда происходит своевременно.
• Сложность определения сроков хранения. Для многих документов сроки хранения указаны с пометкой «ЭПК», что означает необходимость проведения экспертизы ценности, что увеличивает трудозатраты.

Современное состояние и перспективы

В настоящее время ведётся работа по актуализации перечня с учётом цифровой трансформации делопроизводства и архивного дела. Разрабатываются методические рекомендации по применению перечня в условиях электронного документооборота. Планируется включение в перечень новых видов документов, связанных с информационными технологиями, электронной коммерцией, интеллектуальной собственностью.

Также обсуждается возможность создания единой федеральной информационной системы, которая позволит автоматизировать процесс определения сроков хранения документов на основе перечня. Внедрение таких систем должно повысить эффективность работы с документами и снизить риски утраты ценной информации.

Источники

1. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. Росархивом).