Персонифицированные сведения о физических лицах¶

Персонифицированные сведения о физических лицах — форма отчётности, введённая в налоговую систему Российской Федерации с 2023 года, представляющая собой ежемесячный отчёт работодателя и заказчика работ (услуг) по гражданско-правовым договорам в налоговый орган. Отчёт содержит базовые идентификационные данные о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения и ИНН. Сведения подаются по форме, утверждённой приказом ФНС России, и служат для формирования единого свода данных о застрахованных лицах, на основании которого налоговые органы исчисляют страховые взносы и передают информацию в Социальный фонд России.

¶Правовая основа

Персонифицированные сведения были введены Федеральным законом от 14.07.2022 № 239-ФЗ, который внёс масштабные изменения в Налоговый кодекс РФ, регулирующие уплату страховых взносов. С 1 января 2023 года администрирование страховых взносов сосредоточено в Федеральной налоговой службе, а функция сбора и хранения данных о застрахованных лицах перешла от Социального фонда (ранее — ПФР) к налоговым органам.

Форма отчёта «Персонифицированные сведения о физических лицах» утверждена приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Она заменила часть ранее существовавших форм персонифицированного учёта, подававшихся в Пенсионный фонд. Отчёт включён в состав документов, обязанность подачи которых закреплена в пункте 7 статьи 431 Налогового кодекса РФ.

¶Состав отчёта

Форма содержит титульный лист и раздел, включающий сведения о каждом физическом лице. В отчётности указываются:

• ИНН организации или индивидуального предпринимателя;
• КПП (для организаций);
• номер корректировки и расчётный период;
• фамилия, имя, отчество работника;
• дата рождения;
• ИНН физического лица;
• сумма выплат и иных вознаграждений в пользу физического лица (в отдельных редакциях формы).

Персонифицированные сведения не заменяют расчёт по страховым взносам (РСВ), который подаётся ежеквартально, а дополняют его, обеспечивая ежемесячную актуализацию данных.

¶Сроки сдачи в 2025 году

В 2025 году персонифицированные сведения подаются ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Если 25-е число приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день.

Календарь сдачи на 2025 год:

Отчёт за декабрь 2025 года подаётся в январе 2026 года, поскольку расчётный период закрывается по окончании календарного года.

¶Кто обязан подавать

Обязанность подачи персонифицированных сведений возложена на:

• организации и их обособленные подразделения, производящие выплаты физическим лицам;
• индивидуальных предпринимателей, использующих наёмный труд;
• заказчиков по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг;
• лиц, заключивших договоры авторского заказа, лицензионные договоры, договоры об отчуждении исключительного права.

Если в отчётном месяце выплаты физическим лицам не производились, обязанность подачи отчёта сохраняется — в этом случае подаётся форма с нулевыми показателями либо с указанием данных работников без сумм выплат, в зависимости от требований конкретной редакции формы и разъяснений ФНС.

¶Способы подачи

Отчётность подаётся в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота. Организации и индивидуальные предприниматели с численностью работников более 10 человек обязаны сдавать отчёт исключительно в электронной форме. При численности до 10 человек допускается подача на бумажном носителе, однако на практике электронный формат применяется повсеместно.

¶Ответственность за нарушения

За непредставление или несвоевременное представление персонифицированных сведений предусмотрена ответственность по статье 126 Налогового кодекса РФ — штраф в размере 500 рублей за каждое физическое лицо, сведения о котором не поданы или поданы с нарушением срока. Кроме того, за нарушение срока подачи отчётности налоговый орган вправе приостановить операции по банковским счетам налогоплательщика в порядке, установленном статьёй 76 НК РФ.

За представление недостоверных сведений также применяются штрафные санкции. При самостоятельном выявлении ошибок и подаче корректирующей формы до момента обнаружения ошибки налоговым органом налогоплательщик освобождается от ответственности.

¶Значение и практические аспекты

Введение ежемесячной персонифицированной отчётности позволило налоговым органам оперативно отслеживать динамику выплат в пользу физических лиц и корректно исчислять страховые взносы по единому тарифу, введённому с 2023 года. Данные персонифицированных сведений используются для формирования единого реестра застрахованных лиц, на основе которого Социальный фонд России назначает и выплачивает пенсии, пособия и иные социальные выплаты.

Для работодателей отчётность означает дополнительную административную нагрузку: ежемесячное формирование и подача сведений требуют отлаженного кадрового и бухгалтерского учёта. Ошибки в ИНН или дате рождения работника приводят к необходимости подачи корректирующих форм и могут повлечь штрафные санкции. В связи с этим рекомендуется сверять данные работников с документами, удостоверяющими личность, и актуализировать информацию при кадровых изменениях.

С 2025 года существенных изменений в порядке и сроках подачи персонифицированных сведений не вводилось; действуют нормы, установленные с 2023 года. Отчётность подаётся по тем же правилам, что и в предыдущие периоды, с учётом переносов сроков, связанных с выходными и праздничными днями.

Источники: Налоговый кодекс РФ (часть вторая), Федеральный закон от 14.07.2022 № 239-ФЗ, приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@, разъяснения Федеральной налоговой службы.