Первичный документ: подпись ответственного за оформление¶

Первичный учётный документ — это документ, фиксирующий факт хозяйственной жизни, с указанием обязательных реквизитов, в число которых входит подпись ответственного лица. Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», каждый первичный документ должен быть подписан ответственным за его оформление лицом (или лицами), а также ответственным должностным лицом (или лицами), как правило — руководителем.

¶Общие требования к подписи

Первичный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни. Если такой факт произошёл, документ обязателен, и его правильное оформление возлагается на конкретных сотрудников. Стандартный перечень обязательных реквизитов первичного документа включает:

• наименование документа;
• дату составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину и натуральное измерение количества объектов (с указанием единиц измерения);
• наименование должности лица (лиц), совершившего сделку, операцию, и ответственного за правильность её оформления, либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;
• подписи этих лиц с указанием фамилий и инициалов.

Таким образом, закон разделяет две роли: лицо, непосредственно совершившее операцию (кассир, кладовщик, продавец), и лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Второе лицо подписывает документ, подтверждая, что операция оформлена корректно, с соблюдением требований законодательства и внутренних правил организации.

¶Кто подписывает как ответственный за оформление

Ответственным за правильность оформления факта хозяйственной жизни, как правило, назначается руководитель структурного подразделения, в котором произошла операция. Например:

• при поступлении товара на склад — ответственным может быть начальник склада или кладовщик, а подпись руководителя подразделения подтверждает правильность оформления;
• при расходовании материалов в производстве — мастер участка или начальник цеха;
• при командировке — непосредственный руководитель работника;
• при расчётах с подотчётными лицами — руководитель подразделения или финансовый директор.

Окончательное утверждение документа, как правило, осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом. В небольших организациях ответственность за оформление может быть возложена на главного бухгалтера, однако это допустимо только при условии, что главный бухгалтер не является лицом, совершившим операцию.

¶Делегирование полномочий

Если руководитель организации отсутствует (отпуск, командировка, болезнь), полномочия по подписанию документов передаются заместителю на основании приказа или доверенности. При передаче полномочий ответственность за правильность оформления сохраняется за руководителем, если иное прямо не оговорено в распорядительном документе.

Приказ о передаче полномочий должен содержать:

• фамилию, имя, отчество замещающего лица;
• период передачи полномочий;
• перечень полномочий (в том числе право подписи первичных документов);
• подпись руководителя.

¶Подписи и электронный документооборот

В электронном документообороте подпись ответственного лица оформляется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает, что усиленная квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной подписи. Для подписания первичных документов в электронном виде организация должна утвердить порядок документооборота и определить круг лиц, имеющих право подписи.

¶Ответственность

Неподписанный или неправильно оформленный первичный документ может быть расценен контролирующими органами как отсутствие документального подтверждения операции. Это влечёт:

• отказ в принятии расходов к налоговому учёту;
• привлечение к ответственности по статье 120 Налогового кодекса РФ за грубое нарушение правил учёта;
• для должностных лиц — административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ.

¶Источники

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Налоговый кодекс Российской Федерации, статья 120
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 15.11
• Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н)