Подпись в документах: правила и виды¶
Подпись (роспись) в документах — собственноручная отметка лица, удостоверяющая его волеизъявление, личность и согласие с содержанием документа. Подпись является обязательным реквизитом большинства официальных, деловых, финансовых и правовых документов; её отсутствие, как правило, делает документ юридически недействительным или существенно ограничивает его доказательную силу. В российском делопроизводстве подпись трактуется как индивидуальный графический знак, который невозможно полностью идентифицировать с почерком другого человека, поэтому она выполняет функции идентификации и аутентификации.
¶Правовые основы
В Гражданском кодексе Российской Федерации подпись в обязательстве приравнивается к собственноручному исполнению: по общему правилу обязательство должно быть совершено в простой письменной форме, а документ подписывается лицом, совершающим сделку (статья 160 ГК РФ). Нотариальное удостоверение сделки предполагает не только подпись, но и свидетельствование её подлинности нотариусом.
Требования к подписи закреплены также в отраслевых нормативных актах: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» устанавливает реквизит «Подпись» и его составные элементы; правила ведения бухгалтерского учёта обязывают руководителя и главного бухгалтера подписывать первичные учётные документы.
¶Составные элементы подписи
В делопроизводстве подпись обычно включает:
- Личную подпись — индивидуальный графический знак (роспись), выполненный собственноручно;
- Расшифровку подписи — фамилию, имя и отчество (или их сокращения), напечатанные под графическим знаком, что позволяет идентифицировать подписанта;
- Должность — указывается в официальных документах над подписью;
- Место подписания и дата — как правило, проставляются рядом с подписью.
Внутри организации допускается использование факсимильной копии подписи (факсимиле) — точного воспроизведения графического знака, — но только в случаях, предусмотренных соглашением сторон и не противоречащих закону. Факсимиле не может заменять подпись на документах, требующих собственноручного подписания по закону (например, на доверенностях, завещаниях, трудовых договорах при приёме на работу в ряде случаев).
¶Виды подписей
| Вид | Характеристика |
|---|---|
| Собственноручная | Выполняется от руки; основной вид, обладающий максимальной доказательной силой |
| Факсимильная | Механическое воспроизведение подписи; допускается по соглашению сторон |
| Электронная цифровая подпись (ЭЦП) | Криптографическое средство, подтверждающее авторство и неизменность документа; регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» |
| Доверенная подпись | Подпись уполномоченного лица, действующего на основании доверенности |
¶Правила постановки подписи
По общепринятым правилам делопроизводства:
- Подпись ставится ниже наименования документа или текста, после строки «Подпись», с расшифровкой фамилии.
- В многостраничных документах подпись ставится на последней странице, а на обороте первой страницы — отметка «Доверенность подписи» (если подписывает уполномоченное лицо).
- Подпись должна быть поставлена лично подписантом; передача подписи другому лицу допускается только при наличии доверенности или иного полномочия.
- Исправления в подписи не допускаются — при ошибке документ переоформляется.
- Подпись не должна выходить за границы отведённого поля и должна быть читаемой.
¶Электронная подпись
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает три вида электронной подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) юридически равнозначна собственноручной подписи и используется при документообороте с государственными органами, в банковских операциях и при сдаче отчётности. Простая электронная подпись применяется для внутреннего документооборота и идентификации пользователя.
¶Типичные ошибки
К распространённым нарушениям при подписании документов относятся: отсутствие расшифровки подписи, подпись неуполномоченного лица, подпись от руки неустановленного лица при наличии факсимиле, отсутствие даты, подпись в неположенном месте документа. Такие дефекты могут повлечь признание документа недействительным или отказ в его приёме контролирующими органами.
Источники:
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая), статья 160
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация»
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации»