Расчёт дней ежегодного отпуска сотрудника¶

Расчёт дней ежегодного отпуска — процедура определения количества календарных дней отдыха, которые работник заработал за рабочий (отпускной) период и которые ему полагаются к предоставлению. Порядок исчисления регулируется Трудовым кодексом РФ (глава 19), Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утверждёнными Народным Комиссариатом Труда СССР 30 декабря 1930 года (с изменениями), и иными нормативными актами.

¶Правовая основа

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работнику продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для отдельных категорий работников законодательством установлена удлинённая продолжительность — например, несовершеннолетним — 31 календарный день, инвалидам — не менее 30 дней, педагогическим работникам — 42 или 56 дней в зависимости от должности.

Кроме основного, работнику может полагаться дополнительный отпуск:

• за ненормированный рабочий день — минимум 3 календарных дня (ст. 119 ТК РФ);
• за работу во вредных и (или) опасных условиях труда — от 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ);
• за особый характер работы — от 3 календарных дней (ст. 118 ТК РФ);
• иные основания, предусмотренные федеральными законами.

Право на отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев его работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. Второй и последующие отпуска предоставляются за соответствующий рабочий год.

¶Учётный (отпускной) период

Рабочий год у каждого работника индивидуален и начинается не 1 января, а со дня приёма на работу. Например, если сотрудник принят 15 марта 2023 года, его первый рабочий год длится с 15 марта 2023 года по 14 марта 2024 года включительно.

Из расчётного периода исключаются (ст. 121 ТК РФ):

• время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
• периоды отпусков по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет;
• время, предоставляемое работнику для совмещения обучения с работой, если в соответствии с законодательством он освобождён от работы.

В расчётный период включается фактически отработанное время, а также периоды, которые в соответствии с законодательством не исключаются из расчётного (например, ежегодные отпуска, выходные дни, время простоя по вине работодателя).

¶Формула расчёта

При использовании стандартного порядка (без разрыва стажа) количество дней отпуска за отработанный период определяется по формуле:

К = РП / 12 × О, где:

• К — количество дней отпуска, положенных работнику;
• РП — отработанные месяцы в расчётном периоде (полные месяцы);
• О — продолжительность отпуска в календарных днях (обычно 28).

Пример: сотрудник отработал 7 полных месяцев, ему положено 7 / 12 × 28 = 16,33 дня. Полученное значение округляется в пользу работника — до 17 дней.

При наличии перерыва в стаже (например, работник был уволен и принят снова) применяется формула с учётом неиспользованных дней:

К = (О / 12) × РП − ДИ, где ДИ — дни отпуска, использованные за предыдущий рабочий год.

¶Неполный месяц

Если месяц отработан не полностью, действует правило: отработано 15 дней и более — месяц засчитывается как полный; менее 15 дней — месяц не учитывается. Некоторые работодатели и суды применяют иной подход — пропорциональный расчёт за отработанные дни, — однако правило «15 дней» закреплено в Правилах об отпусках 1930 года и на практике является преобладающим.

¶Округление

Трудовой кодекс не содержит требований к округлению. На практике дробное количество дней округляется в пользу работника — например, 16,33 округляется до 17. Рекомендуется закрепить порядок округления в локальном нормативном акте (положении об отпусках или коллективном договоре), чтобы избежать претензий при проверках.

¶Нарастающий итог

Для сотрудников, работающих у работодателя не первый год, удобен расчёт нарастающим итогом. Определяется общее количество дней отпуска, заработанное за всё время работы, из него вычитаются использованные и компенсированные дни. Остаток и составляет число дней, доступных к использованию.

¶Дополнительные отпуска

Дополнительные отпуска считаются аналогично: если, например, за вредные условия труда положено 10 дней, а сотрудник отработал 6 месяцев, ему полагается 6 / 12 × 10 = 5 дней. Основной и дополнительный отпуска могут предоставляться как вместе, так и раздельно.

¶Компенсация неиспользованных дней

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Расчёт ведётся по тем же правилам: определяется количество неиспользованных дней и умножается на средний дневной заработок. Полная компенсация вместо отпуска (за исключением дополнительного отпуска за вредные условия труда) допускается только по письменному заявлению работника и не может заменяться в иных случаях.

¶Особые случаи

При приёме на работу в середине месяца стаж считается со дня приёма. При переводе из одной организации в другую (при сохранении трудовых отношений) стаж не прерывается. Работникам, принятым по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, а при его отсутствии — на общих основаниях.

Источники:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (глава 19, ст. 114–127)
• Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.12.1930
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»
• Письмо Роструда от 09.08.2017 № 2184-6-1