Распорядительные документы

Распорядительные документы — это письменные акты, издаваемые органами государственной власти, местного самоуправления, руководителями предприятий, учреждений и организаций, а также должностными лицами в пределах их компетенции, с целью регулирования деятельности, установления, изменения или отмены правовых норм, а также для решения оперативных вопросов управления. Они относятся к категории организационно-распорядительной документации и обладают юридической силой, обязательной для исполнения всеми указанными в них адресатами.

Классификация

Распорядительные документы классифицируются по нескольким основаниям.

По уровню принятия решения

1. Документы федерального уровня: издаются высшими органами государственной власти и управления (Президент РФ, Правительство РФ, федеральные министерства и ведомства). Обладают высшей юридической силой на всей территории страны.
2. Документы уровня субъекта РФ: издаются органами власти республик, краёв, областей, городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь), автономных округов. Действуют в пределах соответствующего субъекта.
3. Документы муниципального уровня: издаются органами местного самоуправления (администрации городов, районов, сельских поселений). Регулируют вопросы местного значения.
4. Документы уровня организации (предприятия, учреждения): издаются единоличным или коллегиальным руководством (директор, правление, совет директоров). Действуют в пределах данной организации.

По способу принятия решения

1. Единоличные (единоначальные): принимаются одним должностным лицом (руководителем). К ним относятся приказы, распоряжения, указания.
2. Коллегиальные: принимаются группой лиц (коллегией, советом, собранием) на основе обсуждения и голосования. К ним относятся постановления, решения.

По сроку действия

1. Постоянные: действуют до их отмены или замены новым документом.
2. Временные: действуют в течение определённого срока, указанного в документе.

Основные виды распорядительных документов

Приказ

Приказ — это наиболее распространённый вид распорядительного документа, издаваемый руководителем организации (или её структурного подразделения, если ему предоставлено такое право) на принципах единоначалия. Приказы делятся на два основных типа:

• По основной деятельности: регулируют вопросы производственной, хозяйственной, финансовой, кадровой политики (например, об утверждении штатного расписания, о реорганизации отдела, о введении новой системы оплаты труда).
• По личному составу: регулируют отношения, связанные с приёмом, увольнением, перемещением, поощрением, наложением дисциплинарных взысканий на сотрудников (например, о приёме на работу, о предоставлении отпуска, о командировании).

Приказ имеет строгую структуру: констатирующая часть (преамбула, в которой излагаются основания и цели издания) и распорядительная часть, начинающаяся словом «ПРИКАЗЫВАЮ:». Пункты распорядительной части нумеруются и содержат конкретные поручения, сроки исполнения и ответственных лиц.

Распоряжение

Распоряжение — это распорядительный документ, издаваемый руководителем или его заместителями, как правило, для решения оперативных, текущих вопросов. В отличие от приказа, распоряжение имеет меньший срок действия и, как правило, не устанавливает долгосрочных норм. Оно может быть как единоличным, так и коллегиальным (например, распоряжение Правительства РФ). В организациях распоряжение часто используется для доведения до сведения исполнителей конкретных заданий, связанных с выполнением приказов или планов.

Постановление

Постановление — это правовой акт, принимаемый коллегиальными органами (например, Правительством РФ, Государственной Думой, советом директоров, общим собранием акционеров) или должностными лицами (например, главой муниципального образования) в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов. Постановления имеют нормативный характер и обязательны для исполнения. В них могут устанавливаться правила, нормы, порядки, а также утверждаться планы, программы и отчёты.

Решение

Решение — это распорядительный документ, принимаемый коллегиальными органами (советами, комиссиями, собраниями) по результатам обсуждения какого-либо вопроса. Решение может быть как нормативным (устанавливающим правила), так и индивидуальным (касающимся конкретного лица или ситуации). В муниципальных образованиях решения принимаются представительными органами (например, городской думой) и являются нормативными правовыми актами.

Указание

Указание — это распорядительный документ, издаваемый преимущественно в органах государственного управления, а также в крупных организациях. Оно носит методический, разъяснительный или инструктивный характер. Указание может содержать разъяснение к ранее изданному приказу или постановлению, а также устанавливать порядок выполнения определённых действий. В отличие от приказа, указание не всегда имеет строгую форму и может быть оформлено в виде письма-поручения.

Структура и оформление

Независимо от вида, распорядительные документы должны соответствовать требованиям государственных стандартов (в РФ — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»). Типовая структура включает:

• Государственный герб РФ (для органов власти) или эмблема организации (для юридических лиц).
• Наименование организации-автора (полное и сокращённое).
• Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ и т.д.).
• Дата и регистрационный номер документа.
• Место составления (город).
• Заголовок к тексту (кратко отражает содержание, например: «Об утверждении Положения об отделе кадров»).
• Текст (состоит из констатирующей и распорядительной частей).
• Подпись должностного лица (с указанием должности, инициалов и фамилии).
• Визы согласования (для подтверждения ознакомления и согласия заинтересованных лиц).
• Отметка об исполнителе (фамилия и номер телефона).

Юридическая сила и вступление в силу

Распорядительные документы приобретают юридическую силу с момента их подписания (или утверждения, если это предусмотрено) или с даты, указанной в самом документе. Для нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти установлен особый порядок — государственная регистрация в Министерстве юстиции РФ и официальное опубликование. Неопубликованные нормативные акты не влекут правовых последствий и не могут применяться.

Применение

Распорядительные документы являются основным инструментом управления в любой сфере деятельности. Они используются для:

• Установления правил и норм: утверждение положений, инструкций, регламентов.
• Организации деятельности: распределение обязанностей, создание комиссий, назначение ответственных.
• Принятия кадровых решений: приём, увольнение, перевод, поощрение, наказание сотрудников.
• Регулирования финансовых и хозяйственных вопросов: утверждение смет, бюджетов, планов закупок.
• Оперативного управления: дача поручений, установление сроков выполнения работ, контроль исполнения.

Хранение

Распорядительные документы подлежат обязательному хранению в соответствии с законодательством об архивном деле. Сроки хранения устанавливаются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Приказы по личному составу, как правило, хранятся 75 лет (если они были созданы до 2003 года) или 50 лет (после 2003 года). Приказы по основной деятельности и другие распорядительные документы могут храниться постоянно или в течение установленного срока (например, 5 лет).

Источники

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
• Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления». — М.: ИНФРА-М, 2018.
• Кузнецов И.Н. «Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство». — М.: Юрайт, 2020.