Референт — должностная роль в аппарате управления¶

Референт — должностная роль, связанная с обеспечением управленческой деятельности руководителя: подготовкой документов, организацией работы с информацией, планированием графика и координацией коммуникаций. Термин происходит от латинского referens — «докладывающий, сообщающий». В современной практике референт выступает посредником между руководителем и внешней/внутренней средой, фильтруя потоки информации и обеспечивая принятие управленческих решений.

¶Происхождение термина

Слово «референт» вошло в русский язык из немецкого Referent — обозначение должностного лица, ответственного за определённый участок работы или докладчика на совещании. В дореволюционной России референтами называли чиновников при высших государственных учреждениях, готовивших справки и доклады для сенаторов, министров и членов Государственного совета.

В советский период термин закрепился в практике партийно-государственного аппарата: референты работали при руководителях партийных комитетов, министерств и ведомств. В 1990-е — 2000-е годы роль получила развитие в коммерческих структурах, где референты и их старшие разновидности — ассистенты руководителя — стали неотъемлемой частью аппарата управления средних и крупных компаний.

¶Функции и обязанности

Конкретный перечень обязанностей референта зависит от масштаба организации и уровня руководителя, при котором он работает. Типичный набор функций включает:

• Документационное обеспечение — подготовка проектов документов, служебных записок, справок, протоколов, писем; редактирование и оформление материалов.
• Информационная работа — сбор, систематизация и анализ информации по вопросам деятельности организации; подготовка аналитических обзоров и докладов.
• Организация работы с корреспонденцией — приём, регистрация, рассылка входящих и исходящих документов, контроль исполнения.
• Планирование рабочего времени руководителя — составление графика встреч, приёмов, командировок, участие в подготовке совещаний.
• Координация коммуникаций — взаимодействие с подразделениями, контрагентами, государственными органами от имени руководителя.
• Представительские функции — приём посетителей, ответы на типовые обращения, сопровождение руководителя на мероприятиях.

¶Референт и ассистент: различия

В практике управления референт и ассистент руководителя часто объединяются в одну должность, однако между ними есть функциональные различия. Ассистент преимущественно занимается оперативно-техническим обеспечением: расписанием, документооборотом, бытовыми вопросами. Референт выполняет более аналитическую работу: готовит справки, обобщает информацию, участвует в подготовке управленческих решений, взаимодействует с профильными подразделениями.

В крупных организациях может существовать несколько уровней: референт — старший референт — помощник руководителя. В государственном управлении помощник и референт руководителя — отдельные штатные должности, регламентированные положениями о структуре аппарата.

¶Референт в государственном управлении

В Российской Федерации должности референтов присутствуют в аппаратах федеральных органов власти, органов исполнительной и законодательной власти субъектов РФ, муниципальных образований. Согласно типовым положениям, референт обеспечивает подготовку материалов для руководителя, контролирует исполнение поручений, ведёт переписку.

В аппарате Президента РФ и Правительства РФ функции, близкие к референтским, выполняют помощники и советники — должности, регулируемые указами и положениями. В силовых ведомствах референты традиционно занимаются аналитической и информационной работой при руководителях подразделений.

¶Требования к профессии

Для работы референтом, как правило, требуется высшее образование — юридическое, экономическое, филологическое или смежное. Ключевые профессиональные навыки:

• делопроизводство и документооборот;
• владение офисным программным обеспечением;
• навыки аналитической обработки информации;
• деловая переписка и устное деловое общение;
• знание делового этикета и протокольных правил;
• способность к конфиденциальности и работе с информацией ограниченного доступа.

¶Значение роли

Референт выполняет функцию «фильтра» между руководителем и потоком информации, что позволяет сокращать время на принятие решений и повышать качество управленческой работы. В исследованиях организации управления отмечается, что эффективность руководителя во многом зависит от качества информационной и документационной поддержки, которую обеспечивает референт.

Источники:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Типовые положения об аппаратах органов исполнительной власти субъектов РФ
• Справочник по кадровому делопроизводству, под ред. А. Н. Козырина
• Энциклопедия менеджмента, Л. И. Евстигнеев