Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3¶

Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3 — это внутренний организационно-распорядительный документ, формируемый в информационной базе программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» на основании данных о структурных подразделениях, должностях, количестве штатных единиц и должностных окладах. Документ обязателен для организаций и индивидуальных предпринимателей, использующих труд наёмных работников, и служит основанием для приёма сотрудников на работу, оформления переводов и расчёта заработной платы.

¶Назначение документа

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации и отражает структуру, штатный состав и штатную численность работников. Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 57), при заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с штатным расписанием. Документ используется при:

• оформлении приёма на работу (должность и оклад берутся из штатного расписания);
• расчёте заработной платы — оклад сотрудника должен соответствовать указанному в расписании;
• контроле за соблюдением штатной численности и фонда оплаты труда;
• подготовке к проверкам трудовой инспекции.

¶Где найти штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3

В интерфейсе программы штатное расписание расположено в разделе «Кадры» (в версии 3.0) или «Зарплата и кадры» (в зависимости от настроек интерфейса). Путь к документу:

1. Открыть основное меню программы.
2. Перейти в раздел «Кадры».
3. Выбрать пункт «Штатное расписание».

В старых версиях интерфейса («Такси» с упрощённым меню) документ доступен через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Штатное расписание». Также документ открывается через командный интерфейс: сочетание клавиш Ctrl+/ и ввод названия документа.

Важно: раздел «Кадры» отображается в программе только при включённой соответствующей функциональности. Если пункт не виден, необходимо включить опцию «Кадровый учёт» в настройках: Главное → Настройки → Зарплата и кадры → Кадровый учёт (галочка устанавливается и записывается).

¶Создание штатного расписания

Для создания нового документа:

1. В разделе «Кадры» выбрать «Штатное расписание» → «Создать».
2. Заполнить шапку документа: дата ввода в действие, организация (при ведении учёта по нескольким организациям), номер.
3. В табличной части указать структурные подразделения, должности, количество штатных единиц и месячные оклады.
4. Провести документ кнопкой «Провести» или «Записать и закрыть».

Табличная часть заполняется вручную или с помощью подбора из справочника «Должности» (раздел «Кадры» → «Должности»). Для удобства можно использовать кнопку «Добавить строку» или копирование существующих строк.

¶Хранение истории изменений

В 1С:Бухгалтерия 8.3 штатное расписание ведётся с сохранением истории: при внесении изменений программа не перезаписывает старый документ, а создаёт новую версию с указанной датой ввода. Это позволяет:

• отслеживать, как менялись оклады и структура подразделений;
• формировать кадровые отчёты за прошлые периоды;
• корректно рассчитывать зарплату за месяцы, предшествующие изменению.

Для просмотра истории изменений используется команда «Показать все версии» в списке документов.

¶Связь с расчётом заработной платы

Оклады, указанные в штатном расписании, автоматически подставляются при приёме сотрудника на работу (документ «Приём на работу»). При расчёте зарплаты программа использует данные штатного расписания для начисления окладной части. Если оклад сотрудника изменяется, оформляется перевод (документ «Кадровый перевод»), который ссылается на новую версию штатного расписания.

¶Настройка отображения и печати

Для печати штатного расписания используется типовая форма Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма доступна по кнопке «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». Программа формирует бланк с заполненными подразделениями, должностями, единицами и окладами, а также строкой итогов по фонду оплаты труда.

¶Возможные сложности

• Нет раздела «Кадры» — не включена функциональность кадрового учёта (см. выше).
• Нет кнопки «Провести» — документ уже проведён или заблокирован другим пользователем.
• Не подставляется оклад при приёме — в документе «Приём на работу» не выбрана ссылка на штатное расписание или должность отсутствует в расписании.
• Ошибка «штатное расписание не найдено» — на дату приёма нет действующей версии документа; необходимо создать расписание с более ранней датой ввода.

¶Источники

• Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 57.
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
• Официальная документация «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» (1c.ru).
• Справка системы «1С:Предприятие 8.3» (its.1c.ru).