Скан-копия: цифровое воспроизведение документа¶

Скан-копия — цифровое изображение документа, получаемое с помощью сканирования оригинала на сканере или с использованием программных средств (камеры смартфона, специализированных приложений). Скан-копия воспроизводит внешний вид бумажного оригинала — текст, графику, штампы, подписи — в растровом формате (чаще всего TIFF, JPEG, PDF) и используется для электронного документооборота, архивного хранения и передачи данных.

¶Отличие от цифровой копии и фотографии

Скан-копия формируется путём последовательного считывания оригинала линейным сенсором, что обеспечивает геометрическую точность и равномерное освещение по всей площади листа. Фотография документа, сделанная камерой, может содержать искажения перспективы, блики и неравномерное освещение, поэтому формально не приравнивается к скан-копии. В юридической практике и электронном документообороте разграничение между скан-копией и фотографией сохраняется, хотя современные мобильные приложения для сканирования (например, встроенные в ОС iOS и Android) компенсируют геометрические искажения программно.

Цифровая копия (например, текстовый файл, набранный с оригинала) не является скан-копией: она не воспроизводит визуальный облик документа, а пересказывает его содержание.

¶Технология получения

Сканирование выполняется на планшетных, барабанных или мобильных сканерах. Планшетные сканеры наиболее распространены в офисах и домашних условиях; барабанные используются в архивах и типографиях для высококачественной оцифровки. Ключевые параметры, определяющие качество скан-копии:

• Разрешение — измеряется в точках на дюйм (dpi). Для текстовых документов достаточно 200–300 dpi, для документов с мелкими элементами, штампами и подписями рекомендуется 300–600 dpi, для архивной оцифровки фотографий и ценных документов — 600 dpi и выше.
• Глубина цвета — монохромная (1 бит), оттенки серого (8 бит) или полный цвет (24 бит). Монохромный режим даёт минимальный размер файла при приемлемом качестве текста.
• Формат файла — TIFF традиционно считается предпочтительным для архивного хранения (поддержка сжатия без потерь), PDF/A — для электронного документооборота, JPEG — для веб-публикаций.
• Размер изображения — привязан к физическому формату оригинала (A4, A3 и т. д.).

¶Юридический статус в России

В российском законодательстве скан-копия относится к электронным документам. Согласно Федеральному закону от 06.10.2003 № 126-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ныне — Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), электронный документ равнозначен бумажному при условии надлежащего заверения. Практика применения скан-копий регулируется также:

• Гражданским кодексом РФ (статья 434 — заключение договора в форме электронного документа);
• Налоговым кодексом РФ (статья 93.1 — представление документов по требованию налоговых органов в электронной форме);
• Приказами Федеральной налоговой службы, устанавливающими форматы электронных документов.

Для придания скан-копии юридической силы она, как правило, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и передаётся через операторов электронного документооборота (ЭДО), аккредитованных ФНС России. Простая скан-копия без подписи юридической силы не имеет, за исключением случаев, прямо предусмотренных договором или законом.

¶Применение

Скан-копии используются в нескольких основных областях:

• Электронный документооборот (ЭДО) — обмен счетами, накладными, актами между контрагентами. В России ЭДО развивается при поддержке ФНС, которая с 2013 года обязала налогоплательщиков принимать электронные счета-фактуры.
• Архивное хранение — оцифровка бумажных фондов библиотек, музеев, государственных архивов. Проект «Электронная Россия» и программы цифровизации архивов предусматривают создание скан-копий документов с последующим распознаванием текста (OCR).
• Банковское дело — сканирование паспортов, справок о доходах и иных документов при открытии счетов и выдаче кредитов.
• Судопроизводство — представление доказательств в электронном виде, электронная подача исковых заявлений через ГАС «Правосудие».
• Образование и наука — создание электронных библиотек, дистанционная сдача работ.

¶Хранение и надёжность

Для долговременного архивного хранения рекомендуется формат PDF/A — подмножество PDF, исключающее элементы, делающие документ зависимым от внешних ресурсов (шрифты, цветовые профили, скрипты). Стандарт ISO 19005 (PDF/A) гарантирует, что документ останется читаемым через десятилетия независимо от программного обеспечения.

Копирование скан-копии с носителя на носитель не ухудшает качество, в отличие от многократного ксерокопирования бумажного оригинала. Однако при оцифровке важна точность цветопередачи: для документов с цветными печатями и водяными знаками требуется калиброванное оборудование.

¶Распознавание текста (OCR)

Скан-копия по своей природе является растровым изображением, то есть текст на ней не выделяется и не копируется. Для преобразования изображения в редактируемый текст используется оптическое распознавание символов (OCR). Популярные OCR-системы: ABBYY FineReader (российская разработка компании «АBBYY», основанной в 1989 году в Москве), Tesseract (open-source движок от Google), Readiris. Качество распознавания зависит от разрешения скана, состояния оригинала и шрифта.

¶История

Первые сканеры появились в 1950-х годах и использовались преимущественно в полиграфии и картографии. Широкое распространение планшетные сканеры получили в 1990-е годы вместе с развитием персональных компьютеров. В 2000-е годы сканирование стало частью корпоративного документооборота, а с развитием смартфонов в 2010-е годы — массовым явлением: встроенные камеры и приложения (CamScanner, Adobe Scan, встроенный «Сканер» в iOS) позволяют создавать скан-копии без специализированного оборудования.

Источники:

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Гражданский кодекс Российской Федерации
• Налоговый кодекс Российской Федерации
• ISO 19005 — Document management — Electronic document file format for long-term preservation (PDF/A)
• ABBYY FineReader: официальная документация
• Приказы Федеральной налоговой службы России об электронном документообороте