Сшивание документов¶
Сшивание документов — способ оформления и защиты комплекта листов от подмены, изъятия или добавления страниц путём соединения их в единый блок с помощью нити, скрепки или клея. В России сшивание является обязательным требованием для ряда документов, представляемых в государственные органы, суды, нотариусам и в рамках кадрового делопроизводства.
¶Нормативные требования
Требования к сшиванию документов закреплены в нескольких нормативных актах:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — устанавливает, что документы, оформленные на нескольких листах, должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью ответственного лица и заверены печатью.
- ГОСТ Р 51141-2009 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — определяет понятие «прошивка» как способ крепления листов документа.
- Трудовой кодекс РФ — личные дела работников должны быть прошиты и опечатаны.
- Приказ ФНС России — при подаче налоговой отчётности на бумажных носителях комплекты свыше определённого числа листов прошиваются.
¶Способы сшивания
¶Ниткой
Наиболее распространённый и предпочтительный способ, особенно для документов, представляемых в государственные органы. Порядок действий:
- Листы комплекта выравниваются по верхнему краю и левому полю.
- На левой стороне комплекта (обычно на расстоянии 1–1,5 см от края) пробиваются 2–4 отверстия шилом или дыроколом.
- Через отверстия протягивается нить (обычно хлопковая или льняная, длиной 60–70 см).
- Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа, где завязываются в узел.
- На обороте последнего листа наклеивается бумажная наклейка («Записано, прошито и пронумеровано листов — ___»), подписывается ответственным лицом и проставляется печать организации.
¶Скрепками
Допустим для внутренних документов и делопроизводства небольших объёмов. Используются скрепки-регистраторы или канцелярские скрепки. Для официальных комплектов, направляемых в контролирующие органы, этот способ обычно не принимается.
¶Клеевым способом (термоклеевой)
Используется переплётный клей или термоклей. Листы скрепляются по корешку. Подходит для архивных дел и внутренней отчётности, но для документов, требующих нотариального или регистрационного заверения, применяется реже.
¶Механическим способом
С помощью дырокола и металлических скрепок-заклёпок или машинного прошивщика. Применяется при больших объёмах документооборота.
¶Инструменты и материалы
Для ручного сшивания документов потребуются:
- шило или дырокол;
- нить хлопковая или льняная (толщина около 0,5 мм);
- канцелярский клей (ПВА);
- полоска белой бумаги для наклейки (обычно 5 × 3 см);
- шариковая ручка;
- линейка.
¶Пошаговая инструкция: сшивание ниткой
- Подготовить комплект: убедиться, что все листы пронумерованы (нумерация проставляется на лицевой стороне, в правом верхнем углу, арабскими цифрами, начиная со второго листа).
- Выровнять листы по левому полю.
- Разметить точки для отверстий: обычно 2–4 отверстия на расстоянии 7–8 см друг от друга.
- Пробить отверстия шилом.
- Протянуть нить через отверстия с лицевой стороны, оставив короткий конец (5–7 см) на обороте.
- Вывести длинный конец нити на оборот последнего листа.
- Завязать узел, обмотав короткий конец.
- Наклеить наклейку так, чтобы её часть заходила на узел, прижать и разгладить.
- Подписать наклейку ответственному лицу, поставить дату и печать.
¶Заверение
Для юридической значимости сшитый комплект заверяется надписью «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью. Листов — ___» на бумажной наклейке. Подпись ставится ответственным за оформление документа лицом (руководителем, начальником отдела, инспектором по кадрам). Печать ставится так, чтобы её половина приходилась на наклейку, а половина — на последний лист документа.
¶Особенности для отдельных видов документов
- Личное дело работника — прошивается инспектором по кадрам, заверяется подписью и печатью кадровой службы.
- Бухгалтерская отчётность — прошивается в соответствии с требованиями Минфина России.
- Документы, направляемые в суд — ГПК РФ и АПК РФ требуют заверения копий; сшивание обеспечивает целостность комплекта.
- Нотариально заверяемые документы — нотариус может заверить копии, прошитые заявителем, либо прошить комплект самостоятельно.
¶Типичные ошибки
- Использование скрепок вместо нитки при подаче документов в государственные органы.
- Отсутствие подписи или печати на наклейке.
- Неправильная нумерация (нумерация с первого листа, проставленная на обороте).
- Слишком короткая нить, из-за чего узел расходится.
Источники: ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 51141-2009, Трудовой кодекс РФ, Гражданский процессуальный кодекс РФ, рекомендации Росархива по делопроизводству.