Сшивание документов: способы и порядок¶
Сшивание документов — это соединение отдельных листов бумаги в единый комплект (дело) с последующим оформлением корешка, применяемое в делопроизводстве, архивном деле, бухгалтерии и судопроизводстве. Цель сшивания — обеспечить целостность комплекта, исключить подмену или изъятие отдельных листов и придать документам официальный статус.
¶Нормативная основа
В России порядок сшивания документов регулируется рядом нормативных актов:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — устанавливает общие требования к оформлению дел.
- Правила организации хранения, комплектования и использования архивных документов (утв. приказом Росархива) — определяют требования к оформлению архивных дел.
- Инструкция по делопроизводству конкретной организации — как правило, содержит раздел, детализирующий порядок подшивки внутренних документов.
Для бухгалтерской отчётности порядок сшивания установлен Приказом Минфина России от 29.07.2018 № 343н «Об утверждении Порядка ведения делопроизводства по вопросам финансового контроля» и методическими рекомендациями ФНС.
¶Общие требования к сшивке
Независимо от способа сшивания комплект должен удовлетворять следующим требованиям:
- Все листы пронумерованы сквозной нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с титульного листа.
- Нумерация проставляется карандашом или штемпелем так, чтобы не повредить текст документа.
- Листы подшиваются в определённом порядке, соответствующем описи или номенклатуре дел.
- На обороте последнего листа оформляется заверительная надпись с указанием числа листов.
- Дело закрывается и оформляется обложкой установленного образца.
¶Способы сшивания
¶Сшивка скрепками
Традиционный способ, при котором листы соединяются металлическими скрепками (скобами) через проколы в левом поле. Используется степлером со скрепками длиной 24–28 мм. Применяется для небольших по объёму комплектов (до 50–60 листов).
¶Сшивка шпагатом или капроновой нитью
Классический архивный способ. Порядок действий:
- Комплект документов укладывается на стол, листы выравниваются по корешку.
- В левом поле первого и последнего листов делаются проколы шилом (обычно 3–4 отверстия через равные интервалы).
- Нить протягивается через отверстия так, чтобы на обороте последнего листа остался узел.
- Концы нити приклеиваются к обороту последнего листа бумажной полоской (бумажной лентой), на которой делается надпись «Прошито, прошнуровано и пронумеровано», указывается число листов, ставится подпись ответственного лица и дата.
- Приклеивается печать организации (при наличии).
¶Сшивка на винтовой (пружинный) механизм
Используется пластиковая или металлическая пружина, для которой пробиваются отверстия по краю комплекта. Применяется для внутренних документов, методических пособий, отчётов небольшого объёма.
¶Сшивка на машинной скрепке (скобе)
Для документов объёмом до 120–150 листов применяется канцелярский степлер с длинной скобой. Для более толстых комплектов используются специальные тяжёлые степлеры или дырокол с последующим соединением на скобу-ринг.
¶Комбинированный способ
Для архивных дел объёмом свыше 250 листов применяется способ «прошить и проклеить»: листы прошиваются нитью, а корешок проклеивается бумажной лентой для дополнительной прочности.
¶Оформление заверительной надписи
На обороте последнего листа (или на отдельном бланке, приклеенном к корешку) делается заверительная надпись следующего содержания:
В деле пронумеровано ___ листов.
Прошито, прошнуровано и пронумеровано.
Дата.
Подпись ответственного лица.
Печать (при наличии).
Заверительная надпись скрепляется печатью организации. Если дело состоит из нескольких томов, заверительная надпись оформляется в каждом томе.
¶Особенности сшивания отдельных категорий документов
¶Бухгалтерские документы
Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», первичные учётные документы могут храниться как на бумажном, так и на электронном носителе. При бумажном хранении документы подшиваются в хронологическом порядке по видам документов. Отчётность, направляемая в налоговую инспекцию, подшивается в отдельные папки по видам отчётов и периодам.
¶Судебные дела
Порядок сшивания судебных дел регулируется Гражданским процессуальным кодексом РФ и Арбитражным процессуальным кодексом РФ. Дела прошиваются и пронумерываются секретарём судебного заседания. Листы судебного дела подшиваются в определённой последовательности: определения, заявления, ходатайства, доказательства, протоколы.
¶Архивные дела
Архивные дела оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и инструкциями архива. Дела объединяются в тома объёмом до 250 листов. На титульном листе архивного дела указываются: наименование дела, индекс, крайние даты документов, количество листов, срок хранения.
¶Инструменты и материалы
Для сшивания документов используются:
- Шило канцелярское — для прокола отверстий.
- Игла с тупым концом — для протяжки нити.
- Шпагат льняной или капроновая нить — для сшивки.
- Бумажная лента (переплётная клейкая лента) — для проклейки корешка.
- Клей ПВА — для приклеивания заверительной надписи.
- Степлер со скрепками длиной 24–28 мм.
- Перфоратор (дырокол) — для пробивки отверстий.
- Штемпельная краска или специальный штамп «Прошито, пронумеровано».
¶Типичные ошибки при сшивании
- Отсутствие сквозной нумерации листов.
- Неправильное оформление заверительной надписи (отсутствие подписи, даты, печати).
- Использование скрепок вместо нитки при подшивке архивных дел (скрепки ржавеют и повреждают бумагу).
- Излишне тугая сшивка, затрудняющая разворот документа.
- Отсутствие описи листов при подшивке нескольких документов в одно дело.
¶Электронное сшивание
С развитием электронного документооборота появился термин «электронное сшивание» — формирование из отдельных файлов единого документа (обычно в формате PDF) с применением криптографической подписи. Такой документ считается юридически значимым и не требует бумажного сшивания. В России электронный документооборот регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».