Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству — это локальный нормативный акт организации (или государственного органа), устанавливающий единые правила составления, оформления, обработки, учёта, хранения и использования документов в процессе текущей деятельности. Инструкция регламентирует технологию работы с документами, закрепляет ответственность сотрудников за их подготовку и движение, а также определяет порядок документооборота, включая регистрацию, контроль исполнения, формирование дел и передачу их в архив. Является основным документом системы делопроизводства (документационного обеспечения управления, ДОУ) на предприятии или в учреждении.

Цели и задачи

Основная цель инструкции — унификация и стандартизация процессов работы с документами для обеспечения их юридической силы, оперативности обработки и сохранности. К числу конкретных задач относятся:

• установление единых требований к бланкам, реквизитам и формам документов;
• регламентация порядка создания, согласования, подписания и утверждения документов;
• определение схем движения входящих, исходящих и внутренних документов;
• внедрение процедур регистрации, индексации и учёта документов;
• организация контроля за сроками исполнения поручений и документов;
• установление правил формирования дел, их текущего хранения и подготовки к архивному хранению;
• закрепление обязанностей и прав должностных лиц в сфере делопроизводства.

Содержание и структура

Типовая структура инструкции по делопроизводству включает следующие основные разделы:

Общие положения

Определяет сферу действия документа, нормативную базу (ГОСТы, правила, законы), термины и определения, а также общие принципы организации делопроизводства. Указывается, на кого распространяется инструкция (все сотрудники, структурные подразделения) и кто несёт ответственность за её соблюдение.

Правила оформления документов

Регламентирует требования к бланкам (формат, поля, реквизиты), к составу реквизитов (дата, номер, подпись, гриф утверждения, резолюция, отметка об исполнителе), а также к тексту документа (шрифт, межстрочный интервал, абзацы). Отдельно прописываются правила оформления конкретных видов документов: приказов, распоряжений, писем, актов, протоколов, докладных и объяснительных записок.

Организация документооборота

Описывает движение документов с момента их получения или создания до отправки или передачи в дело. Включает подразделы:

• Приём и первичная обработка входящих документов — порядок вскрытия конвертов, проверки целостности, проставления регистрационного штампа, передачи адресату.
• Регистрация документов — способы регистрации (журнальная, карточная, электронная), присвоение регистрационного номера, внесение сведений в учётные формы.
• Контроль исполнения документов — постановка на контроль, напоминания исполнителям, снятие с контроля, отметка об исполнении.
• Отправка исходящих документов — проверка правильности оформления, подписание, регистрация, отправка адресату.
• Внутренний документооборот — порядок передачи документов между подразделениями, ознакомления, визирования.

Систематизация и хранение документов

Устанавливает правила формирования дел (номенклатура дел), их текущего хранения в структурных подразделениях, подготовки к архивному хранению (экспертиза ценности, оформление обложек, составление описей). Определяются сроки хранения документов (временные, долгосрочные, постоянные) и порядок уничтожения документов с истекшими сроками.

Особенности работы с электронными документами

В современных инструкциях выделяется раздел, регламентирующий работу с электронными документами и системами электронного документооборота (СЭД). Прописываются требования к электронной подписи, форматам файлов, порядку обмена электронными документами, их учёту и хранению.

Ответственность и контроль

Определяет меры ответственности должностных лиц за нарушение правил делопроизводства (дисциплинарная, административная). Указывается, кто осуществляет контроль за соблюдением инструкции (руководитель, служба ДОУ, секретариат).

Виды инструкций

Различают несколько видов инструкций по делопроизводству в зависимости от сферы применения:

• Типовая (примерная) инструкция — разрабатывается вышестоящим органом (например, министерством) для подведомственных организаций. Содержит общие правила, которые могут быть адаптированы к конкретным условиям.
• Индивидуальная (конкретная) инструкция — создаётся непосредственно в организации на основе типовой, с учётом её структуры, функций, объёмов документооборота и используемых технологий. Является обязательной для всех сотрудников.
• Отраслевая инструкция — разрабатывается для организаций определённой отрасли (например, для архивных учреждений, образовательных организаций, медицинских учреждений). Учитывает специфику документов и процессов в данной сфере.

Разработка и утверждение

Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой документационного обеспечения управления (канцелярией, секретариатом, отделом делопроизводства) или ответственным сотрудником (секретарём-референтом, документоведом). При разработке используются:

• действующее законодательство (Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон «Об электронной подписи»);
• государственные стандарты (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»);
• правила и методические рекомендации Росархива.

После разработки инструкция проходит процедуру согласования с заинтересованными подразделениями (юридическим отделом, отделом кадров, бухгалтерией) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом). Вводится в действие приказом. Инструкция является обязательной для исполнения всеми сотрудниками, имеющими отношение к работе с документами.

Значение

Инструкция по делопроизводству выполняет ключевую роль в обеспечении эффективного управления организацией. Она позволяет:

• минимизировать ошибки при оформлении документов, что снижает риск признания их недействительными или не имеющими юридической силы;
• ускорить процессы обработки и движения документов за счёт чёткой регламентации;
• обеспечить сохранность документов, в том числе имеющих историческую или правовую ценность;
• создать единую информационную среду для работы с документами, что особенно важно при внедрении СЭД;
• повысить исполнительскую дисциплину и прозрачность деятельности.

Критика и проблемы

На практике реализация инструкций по делопроизводству сталкивается с рядом трудностей. Часто инструкции разрабатываются формально, без учёта реальных бизнес-процессов, что приводит к их игнорированию сотрудниками. Другой проблемой является устаревание инструкций: при изменении законодательства или внедрении новых технологий (например, переход на электронный документооборот) инструкции требуют оперативного обновления, что не всегда делается своевременно. Кроме того, излишняя детализация и бюрократизация правил могут замедлять работу, особенно в небольших организациях, где документооборот невелик.

Источники

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Росархивом)
• Кузнецов С. Л. «Делопроизводство на компьютере» — М.: Интел-Синтез, 2007
• Янковая В. Ф. «Документационное обеспечение управления» — М.: Кнорус, 2016