Свидетельствование верности копий

Свидетельствование верности копий — это нотариальное действие, заключающееся в удостоверении нотариусом или иным уполномоченным лицом соответствия копии документа его подлиннику. В результате совершения данного действия на копии проставляется удостоверительная надпись, подтверждающая, что копия полностью идентична оригиналу по содержанию и, в установленных случаях, по внешнему виду. Свидетельствование верности копий является одним из наиболее распространённых нотариальных действий в Российской Федерации и других странах романо-германской правовой семьи.

Правовая основа

В Российской Федерации порядок свидетельствования верности копий регулируется Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (утверждены Верховным Советом РФ 11 февраля 1993 года № 4462-1). Статья 77 Основ прямо предусматривает: «Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами». Кроме того, процедура детализируется в Методических рекомендациях по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, утверждённых Приказом Министерства юстиции РФ от 15 марта 2000 года № 91 (в действующей редакции).

Субъекты, уполномоченные на свидетельствование

Право свидетельствовать верность копий имеют не только нотариусы, работающие в государственных нотариальных конторах или занимающиеся частной практикой. В соответствии с законодательством, аналогичные полномочия предоставлены:

• Должностным лицам органов местного самоуправления — в населённых пунктах, где отсутствует нотариус.
• Должностным лицам консульских учреждений Российской Федерации — за пределами территории РФ.
• Руководителям организаций — для заверения копий документов, исходящих от самой организации (например, копий приказов, трудовых книжек, дипломов сотрудников), однако такое заверение не имеет силы нотариального удостоверения и принимается только в рамках внутреннего документооборота или по соглашению сторон.
• Командирам воинских частей — для военнослужащих и членов их семей.

Процедура свидетельствования

Процесс свидетельствования верности копии включает несколько обязательных этапов:

1. Предъявление подлинника. Заявитель обязан предоставить нотариусу оригинал документа. Нотариус проверяет его подлинность (отсутствие признаков подделки, наличие необходимых реквизитов — подписей, печатей, дат).
2. Визуальное сличение. Нотариус визуально сравнивает копию с подлинником. Если копия выполнена на нескольких листах, нотариус проверяет её полноту и последовательность.
3. Проставление удостоверительной надписи. При полном соответствии на каждом листе копии (или на последнем листе многостраничной копии) проставляется удостоверительная надпись. Форма надписи установлена Приказом Минюста России. В ней указываются: дата совершения действия, фамилия и инициалы нотариуса, его нотариальный округ, номер в реестре, а также фраза «Верно». Надпись заверяется подписью нотариуса и его гербовой печатью.
4. Регистрация в реестре. Сведения о совершённом нотариальном действии вносятся в реестр регистрации нотариальных действий. Заявителю выдаётся копия, заверенная нотариусом, а в реестре фиксируется номер действия.

Особые случаи

Свидетельствование копий многостраничных документов

Если документ состоит из нескольких листов, нотариус может заверить каждый лист отдельно или прошить все листы, пронумеровать их и заверить общую надпись на обороте последнего листа. В последнем случае в удостоверительной надписи указывается количество прошитых и пронумерованных листов.

Свидетельствование выписок

Нотариус может засвидетельствовать не всю копию документа, а выписку из него — то есть часть текста, относящуюся к определённому вопросу. При этом нотариус обязан убедиться, что выписка не искажает смысла документа в целом. Выписки чаще всего делаются из книг, журналов, реестров, документов большого объёма.

Свидетельствование копий документов, удостоверяющих личность

Копии паспортов, водительских удостоверений, военных билетов и других документов, удостоверяющих личность, свидетельствуются по общим правилам, однако нотариус обязан проверить личность заявителя, предъявившего подлинник. Свидетельствование копии паспорта без предъявления самого паспорта не допускается.

Запрет на свидетельствование

Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, если:

• Документ имеет явные признаки подделки или не соответствует установленной форме.
• Документ содержит подчистки, приписки, зачёркнутые слова или иные неоговоренные исправления.
• Документ исполнен карандашом или имеет повреждения, не позволяющие однозначно прочитать текст.
• Копия документа не читаема (например, из-за плохого качества ксерокопирования).
• Документ является нотариально удостоверенным (например, завещание, доверенность) — в таких случаях копия может быть засвидетельствована только нотариусом, удостоверившим оригинал, либо по запросу суда.

Отличие от других нотариальных действий

Свидетельствование верности копий следует отличать от удостоверения (например, удостоверения договоров, доверенностей) и засвидетельствования подлинности подписи. В первом случае нотариус подтверждает законность сделки, во втором — только факт, что подпись на документе принадлежит конкретному лицу. При свидетельствовании верности копии нотариус не проверяет законность содержания документа, а лишь констатирует его идентичность оригиналу.

Значение и применение

Свидетельствование верности копий имеет широкое практическое значение. Заверенные копии используются:

• Для представления в государственные органы (налоговую инспекцию, суды, органы ЗАГС, миграционную службу).
• Для подачи заявлений в банки, страховые компании, учебные заведения.
• Для участия в тендерах и конкурсах.
• Для оформления наследства.
• Для подтверждения квалификации (копии дипломов, сертификатов).

Заверенная нотариусом копия имеет такую же юридическую силу, как и подлинник, если иное не установлено законом. Это позволяет избежать необходимости предоставлять оригиналы документов, которые могут быть утеряны или повреждены.

Критика и проблемы

Основные претензии к процедуре свидетельствования верности копий связаны с её формальностью и избыточностью. Критики отмечают, что в условиях цифровизации и развития электронного документооборота необходимость личного визита к нотариусу для заверения копии бумажного документа часто представляется анахронизмом. Также высказываются мнения о высокой стоимости услуги (нотариальный тариф + плата за работу правового и технического характера), что делает её малодоступной для некоторых категорий граждан. В ответ на это в России постепенно расширяется перечень случаев, когда копии могут быть заверены руководителем организации или многофункциональным центром (МФЦ) без обращения к нотариусу.

Источники

1. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1) (ред. от 28.12.2022).
2. Методические рекомендации по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации (утв. Приказом Минюста России от 15.03.2000 № 91).
3. Приказ Минюста России от 30.08.2017 № 155 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
4. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ст. 185–189 — о доверенностях, где упоминаются заверенные копии).