Учётные регистры¶

Учётные регистры — это средства систематизации, накопления и хранения информации, содержащейся в первичных документах, предназначенные для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учёта. Они представляют собой таблицы специальной формы, в которых группируются и обобщаются данные о фактах хозяйственной жизни организации. Ведение учётных регистров является обязательным элементом метода бухгалтерского учёта, обеспечивающим контроль за сохранностью имущества, формирование отчётности и анализ финансово-хозяйственной деятельности.

¶История

Возникновение учётных регистров связано с развитием двойной бухгалтерии в эпоху Возрождения. Первые систематизированные записи в виде книг (журналов и Главной книги) появились в итальянских городах-государствах в XIII–XIV веках. Фундаментальный вклад в теорию регистров внёс францисканский монах Лука Пачоли, который в 1494 году в трактате «Сумма арифметики, геометрии, учения о пропорциях и отношениях» описал систему ведения «Мемориала», «Журнала» и «Главной книги».

В России учётные регистры стали применяться с XVIII века в рамках казённого (государственного) учёта. В XIX веке с развитием промышленности и торговли получили распространение карточные и свободные листы. В советский период была разработана строгая регламентация форм регистров (журнально-ордерная форма счетоводства, мемориально-ордерная форма). С переходом к рыночной экономике и внедрением автоматизированных систем учётные регистры стали формироваться преимущественно в электронном виде, однако их правовой статус и основные принципы построения сохранились.

¶Классификация

Учётные регистры классифицируются по нескольким признакам: по объёму содержания, по характеру записей, по внешнему виду и по степени автоматизации.

¶По объёму содержания

• Синтетические регистры — предназначены для обобщённого учёта в денежном измерителе. В них записи ведутся по синтетическим счетам (например, Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость). Позволяют получить сводную информацию о состоянии средств и их источников.
• Аналитические регистры — детализируют информацию, содержащуюся в синтетических регистрах, по каждому объекту учёта (по видам материалов, дебиторам, кредиторам). Ведутся как в денежном, так и в натуральном выражении (например, карточки складского учёта, лицевые счета работников).
• Комбинированные регистры — совмещают признаки синтетического и аналитического учёта. Записи в них одновременно дают как обобщённые, так и детализированные данные (например, журналы-ордера, ведомости аналитического учёта).

¶По характеру записей

• Хронологические регистры — записи производятся в последовательности совершения операций без дополнительной группировки (например, кассовая книга, регистрационный журнал). Обеспечивают контроль за полнотой отражения всех фактов.
• Систематические регистры — записи группируются по определённым признакам (по счетам, субсчетам, аналитическим объектам). К ним относятся Главная книга, оборотные ведомости.
• Комбинированные (синхронистические) регистры — совмещают хронологическую и систематическую запись. Наиболее распространены в современной практике (журналы-ордера, ведомости).

¶По внешнему виду

• Бухгалтерские книги — сброшюрованные и пронумерованные листы, скреплённые печатью и подписью руководителя. Используются для ведения кассовой книги, Главной книги. Обеспечивают высокую сохранность записей, но затрудняют разделение труда.
• Карточки — отдельные листы плотной бумаги (формата А5 или А6), хранящиеся в картотеке. Применяются для аналитического учёта (инвентарные карточки, лицевые счета). Удобны для группировки и механической сортировки.
• Свободные листы — отдельные листы учётных таблиц, не скреплённые в переплёте. Хранятся в папках или регистраторах. Наиболее распространены в современном учёте (оборотные ведомости, журналы-ордера). Позволяют одновременно вести записи нескольким работникам.
• Машинограммы — регистры, сформированные автоматизированным способом на бумажном носителе (распечатки). В условиях автоматизации часто заменяются электронными формами.

¶По степени автоматизации

• Ручные регистры — заполняются вручную или с помощью пишущих машинок. В настоящее время применяются редко, в основном в малом бизнесе или при отсутствии технических средств.
• Автоматизированные регистры — формируются программами бухгалтерского учёта (например, «1С:Бухгалтерия», «SAP»). Данные вводятся однократно, а регистры создаются автоматически на основе настроенных алгоритмов. Обеспечивают высокую скорость обработки и минимизацию ошибок.

¶Устройство и реквизиты

Любой учётный регистр, независимо от формы, должен содержать обязательные реквизиты, установленные законодательством (Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ, Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ):

• наименование регистра;
• наименование экономического субъекта, составившего регистр;
• дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учёта;
• величина денежного и (или) натурального измерения объектов учёта с указанием единицы измерения;
• наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• подписи ответственных лиц с расшифровкой.

В автоматизированных системах подпись может быть заменена электронной цифровой подписью. Регистры, составленные на бумажном носителе, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации (при её наличии).

¶Применение

Учётные регистры применяются на всех этапах учётного процесса. Основные области использования:

• Текущий учёт и контроль — регистры позволяют ежедневно фиксировать хозяйственные операции, контролировать движение денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчётов с контрагентами.
• Формирование отчётности — данные из регистров (главным образом из Главной книги и оборотно-сальдовой ведомости) служат основой для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности: бухгалтерского баланса, отчёта о финансовых результатах, приложений к ним.
• Налоговый учёт — для расчёта налоговой базы по налогу на прибыль, НДС, налогу при упрощённой системе налогообложения используются специализированные регистры налогового учёта (например, книга доходов и расходов, регистры учёта прямых расходов).
• Анализ хозяйственной деятельности — на основе данных регистров проводится анализ оборачиваемости, рентабельности, ликвидности, дебиторской и кредиторской задолженности.
• Судебные и налоговые споры — регистры являются доказательственной базой при проверках налоговых органов, в арбитражных судах, при рассмотрении трудовых споров. Отсутствие или неправильное ведение регистров может повлечь административную и налоговую ответственность.

¶Порядок ведения и исправления ошибок

Записи в учётных регистрах производятся на основании первичных учётных документов. Запрещается вносить записи, не подтверждённые документально. Ведение регистров осуществляется в хронологическом порядке по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного документа.

При обнаружении ошибок в регистрах применяются следующие способы исправления:

• Корректурный способ — неправильная запись зачёркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое, и сверху вносится правильная запись. Исправление заверяется подписью лица, внёсшего исправление, с указанием даты. Применяется в кассовой книге и в регистрах, где не допускается подчистка.
• Способ дополнительной проводки — если в регистре не отражена операция, которая должна была быть отражена, или отражена в меньшей сумме, делается дополнительная запись на недостающую сумму.
• Способ «красное сторно» — применяется для исправления ошибок, когда операция отражена в большей сумме, чем следовало, или неправильно корреспондирована. Неправильная запись повторяется красным цветом (или в круглых скобках), что означает её вычитание, а затем вносится правильная запись.

Исправления в автоматизированных регистрах производятся путём создания корректирующих проводок с обязательным сохранением истории изменений.

¶Ответственность за нарушение правил ведения

За отсутствие или неправильное ведение учётных регистров предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ). Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту, в том числе отсутствие регистров, ведение их вне установленных форм, искажение данных, влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф увеличивается до 10 000–20 000 рублей, а также возможно дисквалификация на срок от одного года до двух лет.

В случае выявления налоговыми органами систематических ошибок, приведших к занижению налоговой базы, может быть доначислен налог, начислены пени и штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ.

¶Интересные факты

• В Российской Федерации до 2013 года действовал перечень унифицированных форм первичной документации и регистров, утверждённый Госкомстатом. С 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать формы регистров, за исключением кассовой книги и некоторых других, обязательных к применению.
• В некоторых странах (например, в Германии и Франции) законодательство требует обязательного ведения учётных регистров на бумажном носителе, даже если учёт ведётся в электронной форме. В России допускается исключительно электронное ведение при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа и сохранности данных.
• Самая старая сохранившаяся бухгалтерская книга в мире — «Книга счетов» флорентийского банкира Франческо Датини (конец XIV века). Она содержит записи по двойной бухгалтерии и является памятником истории учёта.