Визирование документов¶
Визирование документов — процедура предварительного согласования текста документа с заинтересованными должностными лицами или подразделениями перед его подписанием или утверждением. Виза (от лат. visa — «увиденное») представляет собой реквизит документа, состоящий из слова «Визировано», наименования должности, фамилии и инициалов визирующего, подписи и даты. Визирование подтверждает, что содержание документа проверено и не вызывает возражений со стороны согласующего.
¶Назначение и правовая природа
Визирование выполняет функцию внутреннего контроля в системе документационного обеспечения управления. Оно обеспечивает:
- проверку соответствия содержания документа требованиям законодательства;
- контроль соблюдения полномочий при подготовке документа;
- выявление ошибок и несоответствий до подписания;
- персональную ответственность согласующего за содержание.
Виза не является самостоятельным правовым актом — документ считается согласованным только после подписи руководителя. Однако отсутствие обязательного визирования при наличии требования нормативного акта делает документ юридически уязвимым.
¶Виды виз
В зависимости от порядка прохождения различают:
| Вид | Характеристика |
|---|---|
| Согласовательная виза | Ставится должностными лицами, содержание документа затрагивает их компетенцию |
| Ознакомительная виза | Ставится лицами, которых необходимо уведомить о содержании документа |
| Согласие | Применяется при межведомственном документообороте |
По обязательности выделяют обязательное и добровольное визирование. Обязательное визирование предусмотрено инструкциями по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях или указаниями руководителя. Добровольное визирование применяется по усмотрению подписывающего документ.
¶Порядок визирования
Процедура включает следующие этапы:
- Подготовка проекта документа ответственным исполнителем с указанием перечня согласующих подразделений.
- Регистрация проекта в журнале движения документов.
- Направление на визирование заинтересованным должностным лицам.
- Проверка содержания визирующим: соответствие законодательству, фактам, внутренним инструкциям.
- Проставление визы или мотивированный отказ с указанием причин.
- Возврат документа инициатору при наличии замечаний либо продолжение прохождения при отсутствии возражений.
Виза проставляется на проекте документа (не на экземпляре-оригинале) в правом нижнем поле листа либо на отдельном листе согласования. При нескольких согласующих визы ставятся в порядке, определённом инструкцией по делопроизводству, как правило, от нижестоящих к вышестоящим.
¶Отказ от визирования
Визирующий вправе отказаться от согласования, если содержание документа противоречит законодательству, не соответствует утверждённым процедурам или содержит фактические ошибки. Отказ формулируется письменно с указанием причин и подписывается. Документ с отказом возвращается инициатору для доработки.
¶Электронное визирование
С переходом к электронному документообороту (ЭДО) визирование осуществляется в информационных системах с использованием электронной подписи. В системах ЭДО («Диадок», «СБИС», «Эльба» и аналогичных) визирование реализовано как этап маршрута согласования: документ автоматически направляется последовательно или параллельно всем согласующим, каждый фиксирует решение (согласовано / отказано) с проставлением электронной подписи. Преимущества электронного визирования: сокращение сроков прохождения, автоматический контроль сроков, исключение потери документов, формирование электронного архива виз.
¶Визирование в государственном управлении
В государственных органах Российской Федерации порядок визирования регламентируется инструкциями по делопроизводству, утверждаемыми руководителем органа. При подготовке проектов нормативных правовых актов визирование является обязательным этапом, предшествующим правовой экспертизе и подписанию. Для отдельных категорий документов (нормативные акты, соглашения, поручения) устанавливаются расширенные перечни согласующих.
¶Отличие от других процедур
Визирование следует отличать от:
- визы на документ — отметки на заграничном паспорте, разрешающей въезд (консульская виза);
- визы как подписи-отметки на чертежах и проектной документации, подтверждающей проверку раздела проекта ответственным специалистом;
- утверждения — придания документу юридической силы руководителем;
- подписи — удостоверения документа уполномоченным лицом.
В проектной документации визирование чертежей ответственными исполнителями (конструкторами, технологами) является обязательным элементом оформления и подтверждает авторство и проверку раздела.
¶Историческая справка
Практика визирования документов известна с XVI–XVII веков, когда в канцеляриях европейских государств сложилась система коллегиального рассмотрения проектов актов. В Российской империи визирование входило в процедуру доклада Сенату и Государственному совету. В советский период институт визирования получил широкое распространение в системе управления промышленностью и государственными органами.
¶Источники
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
- Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. распоряжением Правительства РФ)
- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах СССР
- Справочник руководителя секретариата и делопроизводителя