Альбом унифицированных форм первичной учётной документации

Альбом унифицированных форм первичной учётной документации — это систематизированный сборник типовых бланков, предназначенных для оформления фактов хозяйственной жизни организаций и индивидуальных предпринимателей. Данные формы являются обязательными или рекомендованными для применения в рамках бухгалтерского и налогового учёта, а также для документирования кадровых, производственных, торговых и иных операций. Альбомы разрабатываются и утверждаются уполномоченными государственными органами (в России — Госкомстатом, Минфином, Росстатом) или отраслевыми министерствами и ведомствами.

История возникновения и развития

Советский период

В СССР унификация первичной учётной документации носила централизованный и обязательный характер. В 1920–1930-х годах Наркомат финансов и Центральное статистическое управление разработали первые типовые формы для учёта труда, материалов, основных средств. В 1960–1980-х годах Госкомстат СССР выпустил серию альбомов, включавших формы для промышленности, сельского хозяйства, строительства, торговли. Эти формы были строго обязательны для всех предприятий, независимо от ведомственной подчинённости. К концу 1980-х годов насчитывалось более 200 унифицированных форм, сгруппированных по разделам: учёт кадров, учёт рабочего времени, учёт выработки, учёт расчётов с персоналом, учёт материалов, учёт основных средств, учёт денежных средств, учёт расчётов с подотчётными лицами.

Постсоветский период

После распада СССР и перехода к рыночной экономике система унифицированных форм претерпела изменения. В 1997 году Госкомстат России утвердил новые альбомы форм первичной учётной документации, которые были обязательны для всех организаций независимо от формы собственности. В 1999 году вступил в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 129-ФЗ, который закрепил обязанность применения унифицированных форм, если они утверждены в установленном порядке. Однако с 1 января 2013 года, после вступления в силу нового Федерального закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ, обязательность применения унифицированных форм была отменена. Организации получили право разрабатывать собственные формы первичных документов, но при условии, что они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в законе. При этом для ряда операций (например, кассовых) унифицированные формы остались обязательными в силу требований нормативных актов Банка России и Минфина.

Классификация и виды альбомов

По отраслевому признаку

• Общеотраслевые альбомы — содержат формы, применимые для всех организаций независимо от сферы деятельности. Например, альбомы по учёту кадров, расчётов с персоналом, кассовых операций.
• Отраслевые альбомы — разрабатываются для конкретных отраслей: сельское хозяйство, строительство, транспорт, торговля, общественное питание. В них учитывается специфика хозяйственных операций (например, путевые листы в автотранспорте, акты приёмки-передачи зерна в сельском хозяйстве).

По функциональному назначению

• Альбомы по учёту труда и его оплаты — включают формы: табель учёта рабочего времени (Т-12, Т-13), расчётно-платёжная ведомость (Т-49), личная карточка работника (Т-2), приказы о приёме, увольнении, переводе.
• Альбомы по учёту основных средств — содержат акты приёмки-передачи (ОС-1), акты на списание (ОС-4), инвентарные карточки (ОС-6).
• Альбомы по учёту материалов — включают приходные ордера (М-4), требования-накладные (М-11), лимитно-заборные карты (М-8), акты о списании материалов (М-29).
• Альбомы по учёту денежных средств — содержат приходные и расходные кассовые ордера (КО-1, КО-2), кассовую книгу (КО-4), авансовые отчёты (АО-1).
• Альбомы по учёту расчётов — включают акты сверки, счета-фактуры, товарные накладные (ТОРГ-12), акты приёмки-передачи выполненных работ (КС-2, КС-3).

По степени обязательности

• Обязательные формы — установлены нормативными правовыми актами, их применение обязательно для всех организаций. Например, формы кассовых документов (утверждены Банком России), формы по учёту труда (утверждены Госкомстатом и обязательны до 2013 года, но по-прежнему широко используются).
• Рекомендованные формы — не обязательны, но могут использоваться как шаблон для разработки собственных документов. К ним относятся многие отраслевые формы, а также формы, утверждённые Минфином в качестве рекомендаций.

Структура и содержание альбома

Типовой альбом унифицированных форм включает:

• Титульный лист — с указанием наименования альбома, утвердившего органа, даты утверждения.
• Перечень форм — с указанием кодов (например, ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации), наименований, краткого описания назначения.
• Бланки форм — каждый бланк содержит:
• Код формы по ОКУД (например, 0301001 — приказ о приёме на работу).
• Наименование формы.
• Номер и дата утверждения.
• Поля для заполнения: реквизиты организации, даты, суммы, подписи ответственных лиц.
• Инструкцию по заполнению (часто выносится в отдельный раздел альбома).
• Приложения — пояснения, примеры заполнения, порядок хранения и уничтожения документов.

Применение в современной практике

Обязательность применения

Несмотря на отмену обязательности унифицированных форм с 2013 года, на практике они продолжают широко использоваться. Это связано с несколькими причинами:

• Привычность и удобство — бухгалтеры и кадровики десятилетиями работали с этими формами, они хорошо знакомы и не требуют дополнительного времени на разработку.
• Требования контролирующих органов — налоговые инспекции и фонды (ПФР, ФСС) часто требуют представления документов именно по унифицированным формам, так как их легко проверять.
• Обязательность для отдельных операций — кассовые документы, путевые листы, товарно-транспортные накладные (ТТН) по-прежнему должны оформляться по утверждённым формам.
• Отраслевые нормативы — в строительстве, транспорте, сельском хозяйстве действуют отраслевые приказы, предписывающие применение конкретных форм.

Разработка собственных форм

Организации вправе разрабатывать собственные формы первичных документов. При этом они должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за её оформление;
• подписи этих лиц с расшифровками.

Собственные формы утверждаются приказом руководителя организации и включаются в учётную политику. Однако на практике многие компании предпочитают не изобретать новые бланки, а использовать унифицированные формы с небольшими доработками (например, добавление дополнительных полей).

Критика и недостатки

• Избыточность — многие унифицированные формы содержат большое количество полей, часть из которых не используется в современных условиях (например, старые формы по учёту труда включали графы для ручного подсчёта, которые при автоматизации учета не нужны).
• Устаревание — часть форм разработана в 1990-х годах и не учитывает современные требования законодательства (например, по электронному документообороту, по НДС, по страховым взносам).
• Отсутствие гибкости — унифицированные формы не всегда учитывают специфику конкретной организации (например, малого предприятия, работающего по упрощённой системе налогообложения).
• Дублирование — для одной и той же операции могут существовать несколько форм, утверждённых разными ведомствами (например, акт выполненных работ может оформляться по форме КС-2, по форме ТОРГ-12 или по собственной форме организации).

Интересные факты

• Коды форм по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) присваиваются в соответствии с единой системой классификации. Например, код 0301001 соответствует приказу о приёме на работу, 0310001 — приходному кассовому ордеру.
• В 2011 году Минфин России утвердил новые формы первичных документов для учёта основных средств (ОС-1, ОС-4 и др.), которые заменили старые формы 1997 года.
• В электронном документообороте унифицированные формы могут использоваться в виде XML-шаблонов, утверждённых ФНС России. Например, счёт-фактура и акт приёмки-передачи работ имеют строгие XML-форматы, обязательные для обмена через операторов ЭДО.
• В некоторых странах СНГ (Беларусь, Казахстан) система унифицированных форм сохранилась в более жёстком виде, чем в России — там многие формы до сих пор обязательны.

Источники

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
2. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
3. Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту основных средств».
4. Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту торговых операций».
5. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
6. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93.
7. Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта...».