Личная карточка работника

Личная карточка работника — это первичный учётный документ, содержащий основные сведения о трудовой деятельности и персональных данных сотрудника организации. Ведётся работодателем на каждого работника, с которым заключён трудовой договор, и является обязательным элементом кадрового делопроизводства в Российской Федерации. Форма личной карточки (Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 и с 2013 года не является строго обязательной к применению, однако продолжает широко использоваться в практике как удобный и привычный инструмент учёта.

Назначение и правовая основа

Личная карточка служит для систематизации и хранения ключевых данных о работнике: фамилии, имени, отчества, даты и места рождения, образования, профессии, стажа, состава семьи, а также для фиксации всех перемещений по службе, отпусков, поощрений и взысканий. Документ позволяет работодателю оперативно получать достоверную информацию о сотруднике без обращения к другим источникам (трудовая книжка, приказы, личное дело).

Основным нормативным актом, регулирующим ведение личных карточек, является Трудовой кодекс РФ. Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является для этого работника основной. Личная карточка при этом служит вспомогательным документом, в котором дублируются записи из трудовой книжки и приказов по личному составу.

Дополнительные требования к оформлению и ведению личных карточек содержатся в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утверждённых постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (с последующими изменениями). В соответствии с этими правилами, работодатель обязан ознакомить работника под подпись с каждой записью, вносимой в трудовую книжку, а также в личную карточку.

Форма Т-2 и её структура

Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» представляет собой двусторонний бланк формата А4, состоящий из нескольких разделов. Хотя с 1 января 2013 года, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», применение унифицированных форм первичных учётных документов не является обязательным, многие организации продолжают использовать именно форму Т-2 как наиболее полную и проверенную.

Структура формы Т-2 включает следующие основные разделы:

I. Общие сведения

В этом разделе фиксируются паспортные данные работника, его ИНН, номер свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС), дата и место рождения, гражданство, образование (с указанием наименования учебного заведения, серии, номера и даты выдачи диплома), профессия и специальность по диплому, а также стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и т.д.).

II. Сведения о воинском учёте

Раздел заполняется на основании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву. Указываются категория годности к военной службе, воинское звание, состав (профиль), полное кодовое обозначение военно-учётной специальности (ВУС), отметки о снятии с учёта. Заполнение этого раздела обязательно для всех работодателей, имеющих работников, подлежащих воинскому учёту.

III. Приём на работу и переводы на другую работу

В этом разделе последовательно фиксируются все кадровые перемещения работника: дата и номер приказа о приёме, структурное подразделение, должность (специальность, профессия), тарифная ставка (оклад), надбавка, основание перевода. Каждая запись заверяется подписью работника, подтверждающей ознакомление.

IV. Аттестация

Заполняется в случае проведения аттестации работника. Указываются дата аттестации, решение комиссии (соответствует занимаемой должности, не соответствует и т.п.) и номер соответствующего приказа.

V. Повышение квалификации

Вносятся сведения о всех случаях профессионального обучения: даты начала и окончания, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения, номер удостоверения или свидетельства.

VI. Профессиональная переподготовка

Аналогично разделу V, но фиксируются данные о переподготовке с получением новой специальности или квалификации.

VII. Награды (поощрения), почётные звания

Указываются все виды поощрений: благодарности, грамоты, премии, награждение почётными званиями, государственными наградами.

VIII. Отпуск

В этом разделе ведётся учёт всех видов отпусков: ежегодных основных и дополнительных, учебных, отпусков без сохранения заработной платы. Для каждого отпуска указываются период работы, количество календарных дней, даты начала и окончания, основание (номер приказа).

IX. Социальные льготы

Заполняется в соответствии с законодательством и локальными нормативными актами работодателя. Указываются основания для предоставления льгот (например, наличие ребёнка-инвалида, статус ветерана труда).

X. Дополнительные сведения

В этом разделе могут быть указаны любые иные сведения, необходимые работодателю: знание иностранных языков, наличие водительского удостоверения, хобби, контактные данные для экстренной связи.

XI. Основание прекращения трудового договора

Раздел заполняется при увольнении работника. Указывается дата и номер приказа об увольнении, формулировка причины увольнения (в точном соответствии с ТК РФ), а также подпись работника, подтверждающая ознакомление.

Порядок ведения и хранения

Личная карточка заводится на каждого работника в день его фактического выхода на работу, но не позднее трёх дней после издания приказа о приёме. Заполняется она сотрудником кадровой службы (или иным уполномоченным лицом) от руки разборчивым почерком или с использованием компьютерной техники с последующей распечаткой. Исправления, помарки и использование корректирующих средств не допускаются; при необходимости внесения изменений зачёркивается одной чертой неправильная запись, рядом вписывается правильная, заверенная подписью ответственного лица и печатью организации (при её наличии).

Ведение личной карточки осуществляется в течение всего периода работы сотрудника. После увольнения карточка хранится в архиве организации в течение 50 лет (если работник родился до 1 января 1946 года — 75 лет), после чего подлежит уничтожению в установленном порядке. Срок хранения установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236).

Ответственность за ведение и защита персональных данных

За неправильное ведение, утрату или несанкционированное разглашение сведений, содержащихся в личной карточке, работодатель и должностные лица несут административную, а в отдельных случаях — уголовную ответственность. Нарушение порядка обработки персональных данных (Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных») может повлечь штрафы: для должностных лиц — от 20 000 до 40 000 рублей, для юридических лиц — от 60 000 до 100 000 рублей (статья 13.11 КоАП РФ).

Работодатель обязан обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в личных карточках, и доступ к ним только уполномоченным лицам. Работник имеет право знакомиться со своей личной карточкой, требовать внесения в неё изменений или дополнений, а также обжаловать неправомерные действия работодателя в инспекцию труда или суд.

Электронная личная карточка

С развитием цифровых технологий всё больше организаций переходят на электронный кадровый документооборот (ЭКДО). В рамках ЭКДО личная карточка может вестись в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Такая карточка юридически равнозначна бумажному оригиналу. Однако для работников, не перешедших на ЭКДО, а также для случаев, требующих обязательного бумажного носителя (например, при увольнении), традиционная бумажная карточка остаётся обязательной.

Особенности для разных категорий работников

Для отдельных категорий работников могут применяться специализированные формы личных карточек. Например, для государственных гражданских служащих используется форма Т-2ГС (МС), для научных и научно-педагогических работников — форма Т-2НП. Эти формы содержат дополнительные разделы, учитывающие специфику деятельности (наличие учёной степени, учёного звания, перечень научных трудов и т.д.). Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в личной карточке могут фиксироваться сведения о проведённых медицинских осмотрах и выданных средствах индивидуальной защиты.

Значение в кадровом делопроизводстве

Личная карточка работника является одним из ключевых документов кадрового учёта. Она позволяет:

• оперативно получать сводную информацию о каждом сотруднике;
• подтверждать факт работы в организации (например, для начисления пенсии);
• контролировать соблюдение трудового законодательства в части предоставления отпусков, повышения квалификации, аттестации;
• вести воинский учёт;
• обеспечивать защиту персональных данных работников.

Несмотря на то, что с 2013 года форма Т-2 перестала быть обязательной, её использование остаётся общепринятой практикой в российских организациях. Отказ от ведения личных карточек может затруднить кадровое администрирование и создать риски при проверках государственной инспекции труда.

Источники

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 66, 68, 84.1).
2. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
3. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
5. Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов...».
6. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 13.11).