Делопроизводство: формула «принято к сведению¶

Принято к сведению — служебная пометка (резолюция), применяемая в делопроизводстве при рассмотрении входящих документов, писем, заявлений и служебных записок. Она фиксирует факт ознакомления адресата с содержанием документа, но не содержит указаний на необходимость принятия каких-либо действий. В отличие от резолюций «исполнить», «в согласованном виде», «доложить», пометка «принято к сведению» носит информационный характер и не порождает обязательств по исполнению.

¶Правописание и пунктуация

Правильное написание: принято к сведению — три отдельных слова, без дефисов и лишних запятых. Слово «принято» пишется с буквой «я» (принять — принято), «сведению» — с буквой «е» в корне и окончанием «-ению» (сведение — к сведению). Типичные ошибки: «принято к сведению» с пропуском одной из букв, «принято к сведению» с заменой «е» на «и» («к свидению»), а также написание через дефис («принято-к-сведению»).

В резолюции формула обычно выделяется двоеточием после фамилии исполнителя или указания адресата: «Иванову — принято к сведению», «К сведению — принято». Иногда формула ставится без адресата, если резолюция относится ко всему документу.

¶Правовая основа

В российском делопроизводстве порядок резолюционного оформления документов закреплён ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а также Инструкцией по делопроизводству, утверждённой постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (для федеральных органов исполнительной власти). Документы, поступившие в организацию, регистрируются, затем передаются руководителю для резолюционного оформления. Резолюция может содержать: адресата (кому), содержание поручения (что сделать), срок исполнения, подпись и дату. Если действия не требуются, ставится пометка «принято к сведению» или «к сведению».

¶Виды резолюций

¶Практическое применение

Пометка «принято к сведению» используется в нескольких типичных ситуациях:

1. Информирование руководителя. Служебная записка или докладная, не требующая распоряжения, получает такую резолюцию. Например, сообщение о завершении мероприятия, о смене контактных данных контрагента, о результатах мониторинга.
2. Ответ на обращение гражданина. В ответах на обращения, не требующие принятия мер (например, приглашение на мероприятие, поздравление), ставится пометка «принято к сведению».
3. Ознакомление с копией документа. При рассылке копий приказов, протоколов, писем адресаты ставят отметку об ознакомлении.
4. Архивное хранение. Документ с такой пометкой подшивается в дело без отметки об исполнении.

¶Отличие от других формулировок

«Принято к сведению» не следует путать с «ознакомлен». «Ознакомлен» подтверждает факт прочтения конкретным лицом (ставится в графе «ознакомлен» с подписью и датой), тогда как «принято к сведению» — резолюция, оформленная на самом документе. Также не следует путать с «к сведению» без глагола: такая формулировка может означать лишь рекомендацию ознакомиться, но не подтверждать факт ознакомления.

¶Интересные факты

• В советском ГОСТе 6.30-85 «Унифицированные системы документации» резолюция «к сведению» прямо упоминалась как один из вариантов резолюционного оформления.
• В электронном документообороте пометка «принято к сведению» реализуется как отдельный статус документа, после которого документ переводится в состояние «исполнен» без создания поручения.

Источники:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»
• ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ 6.30-85 «Унифицированные системы документации»
• Справочник по делопроизводству (ред. М.К. Кузнецова)