Документ как материальный носитель информации¶

Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве и обладающий юридической значимостью или служащий доказательством каких-либо фактов. В широком смысле документом признаётся любой объект, на котором тем или иным способом закреплены сведения для последующего использования. Ключевыми свойствами документа являются наличие информации, материальная основа её хранения, а также реквизиты, позволяющие идентифицировать источник и назначение зафиксированных данных.

¶История возникновения и развития

Потребность в фиксации информации возникла у человечества ещё в доисторическую эпоху. Первыми прообразами документов считаются наскальные рисунки и пиктограммы, которые выполняли ритуальные и учётные функции. С появлением письменности в IV–III тысячелетиях до н. э. в Месопотамии и Древнем Египте возникла практика создания глиняных табличек и папирусных свитков, содержащих хозяйственные, правовые и религиозные записи.

Античный мир принёс распространение восковых табличек и пергамента — более долговечного и удобного материала, чем папирус. В Средневековье в Европе и на Руси основным носителем официальных актов, грамот и летописей становится пергамент, а с XV века, после изобретения Иоганном Гутенбергом книгопечатания, — бумага. Развитие государственного аппарата в Новое время привело к формированию строгих правил оформления документов, появлению бланков, штампов и обязательных реквизитов. XX век ознаменовался внедрением машинописи, фотокопирования, а затем и компьютерных технологий, что привело к появлению электронных документов, постепенно вытесняющих бумажные носители из делопроизводства.

¶Классификация документов

Многообразие документов обусловливает их классификацию по ряду признаков. По способу фиксации информации выделяют письменные (рукописные, машинописные, печатные), графические (чертежи, карты, схемы), фото-, аудио- и видеодокументы, а также электронные файлы. По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные (приказы, уставы, инструкции), правовые (законы, кодексы, договоры), учётно-финансовые (акты, счета, отчёты), научно-технические (патенты, стандарты, технические задания) и информационно-справочные (справки, докладные записки, письма).

По месту составления различают внутренние и внешние документы, по степени доступности — открытые и с ограниченным доступом (секретные, конфиденциальные). Важное значение имеет деление по юридической силе: подлинники (оригиналы), копии, заверенные и незаверенные, а также дубликаты, выдаваемые взамен утраченных подлинников. По срокам хранения документы бывают постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного хранения.

¶Реквизиты и юридическая значимость

Юридическая сила документа обеспечивается наличием обязательных реквизитов — элементов оформления, установленных государственными стандартами и правилами делопроизводства. К основным реквизитам относятся: наименование организации-автора, наименование вида документа, дата составления, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, а для ряда документов — печать, гриф утверждения или согласования. Отсутствие или неверное оформление реквизитов может лишить документ правового значения.

В России требования к оформлению организационно-распорядительной документации регламентируются ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для придания документу большей юридической силы применяется нотариальное заверение, а для международного оборота — легализация или проставление апостиля. Электронные документы приобретают юридическую значимость при подписании их усиленной квалифицированной электронной подписью.

¶Электронный документ и цифровизация

Электронный документ представляет собой информацию, зафиксированную на машинном носителе и пригодную для обработки с использованием вычислительной техники. В отличие от бумажного аналога, он не имеет жёсткой физической привязки к носителю и может существовать в виде файла, передаваемого по телекоммуникационным каналам. Правовой режим электронных документов в России установлен Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и законом «Об электронной подписи».

Цифровизация делопроизводства привела к появлению систем электронного документооборота (СЭД), которые обеспечивают создание, согласование, подписание и хранение документов в электронной форме. Государственные услуги в Российской Федерации предоставляются через портал «Госуслуги», а суды принимают иски и жалобы в электронном виде. Несмотря на активный переход к «безбумажным» технологиям, бумажные документы по-прежнему сохраняют значение для хранения архивных материалов, сделок с недвижимостью и ряда нотариальных действий.

¶Хранение и архивное дело

Организация хранения документов составляет предмет архивного дела. В Российской Федерации действует система государственных и муниципальных архивов, куда поступают документы организаций-источников комплектования по истечении установленных сроков ведомственного хранения. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет порядок комплектования, хранения, учёта и использования архивных документов.

Сроки хранения типовых документов определяются Перечнем, утверждаемым Росархивом. Для документов по личному составу установлен срок хранения 50 лет (для документов, завершенных делопроизводством после 2003 года) или 75 лет (для более ранних). Экспертиза ценности документов проводится специальными комиссиями, которые решают вопрос о передаче дел на постоянное хранение или уничтожении. Современные архивы активно оцифровывают фонды, создавая электронные копии для обеспечения сохранности оригиналов и доступа исследователей.

¶Интересные факты

Самым древним из сохранившихся юридических документов считается кодекс законов царя Хаммурапи, высеченный на базальтовой стеле около 1750 года до н. э. В России первым государственным органом управления документацией стала Коллегия иностранных дел при Петре I, а в 1720 году был принят «Генеральный регламент», установивший единые правила ведения делопроизводства. Крупнейшим архивом страны является Российский государственный архив древних актов, где хранятся документы начиная с XI века. По оценкам исследователей, ежегодный мировой объём создаваемых документов исчисляется триллионами страниц, при этом доля бумажных носителей неуклонно сокращается.