Документированная процедура

Документированная процедура — это установленный способ осуществления деятельности или процесса, оформленный в виде письменного документа. В системах менеджмента качества (СМК) и других системах управления документированная процедура является одним из обязательных или рекомендуемых видов документов, который регламентирует порядок выполнения определенных работ, распределение ответственности и взаимодействие между подразделениями или сотрудниками. Термин широко используется в стандартах ISO серии 9000, а также в отраслевых нормативных документах.

Определение и сущность

Документированная процедура представляет собой формализованное описание последовательности действий, необходимых для достижения конкретного результата. В отличие от операционных инструкций, которые описывают выполнение одной операции, процедура охватывает более широкий процесс, включающий несколько этапов, участников и точек контроля. Основная цель документированной процедуры — обеспечить единообразие выполнения процессов, снизить вероятность ошибок, создать основу для аудита и постоянного улучшения.

В соответствии с международным стандартом ISO 9000:2015, документированная информация включает в себя как документы (например, политики, планы), так и записи (доказательства выполненных действий). Документированная процедура относится к категории документов, которые определяют, что должно быть сделано, кем и в какой последовательности.

История и развитие

Стандартизация управления качеством

Понятие документированной процедуры получило широкое распространение в 1980-х — 1990-х годах с развитием систем менеджмента качества. Первая версия стандарта ISO 9001 (1987 год) требовала от организаций разработки и поддержания в рабочем состоянии документированных процедур для ключевых процессов. В последующих редакциях (1994, 2000, 2008, 2015) требования к документированным процедурам претерпели изменения: от жесткого перечня обязательных процедур к более гибкому подходу, где организация сама определяет необходимый объем документированной информации.

Российская практика

В России внедрение документированных процедур активно началось в 1990-е годы, когда предприятия, стремясь выйти на международные рынки, начали сертифицировать системы менеджмента качества по стандартам ISO. Государственные стандарты ГОСТ Р ИСО 9001 (аналоги международных) также содержат требования к документированным процедурам. В настоящее время документированные процедуры являются обязательным элементом систем менеджмента качества на предприятиях оборонно-промышленного комплекса, атомной энергетики, авиастроения и других отраслях, где действуют отраслевые стандарты (например, ГОСТ РВ 0015-002).

Структура и содержание

Типовая документированная процедура, как правило, включает следующие разделы:

Назначение и область применения — определение цели процедуры и процессов, на которые она распространяется.
Нормативные ссылки — перечень стандартов, инструкций и других документов, на которые ссылается процедура.
Термины и определения — пояснение используемых в процедуре специальных терминов.
Ответственность — указание должностных лиц или подразделений, ответственных за выполнение отдельных этапов и процедуры в целом.
Описание процесса — пошаговое изложение последовательности действий, включая входные и выходные данные, точки принятия решений, критерии оценки.
Порядок внесения изменений — правила пересмотра, утверждения и актуализации документа.
Приложения — формы записей, бланки, блок-схемы, примеры заполнения.

Виды документированных процедур

В зависимости от сферы применения и уровня управления выделяют несколько категорий документированных процедур:

Обязательные процедуры в СМК

В стандарте ISO 9001:2008 был определен перечень из шести обязательных документированных процедур:

управление документацией;
управление записями;
внутренний аудит;
управление несоответствующей продукцией;
корректирующие действия;
предупреждающие действия.

В редакции ISO 9001:2015 обязательный перечень процедур был отменен, однако на практике большинство организаций продолжают документировать эти процессы.

Процедуры по процессам

Организации разрабатывают документированные процедуры для каждого ключевого процесса:

закупки и входной контроль;
производство и обслуживание;
проектирование и разработка;
управление персоналом;
работа с претензиями и рекламациями.

Отраслевые процедуры

В ряде отраслей существуют специализированные требования к документированным процедурам:

в фармацевтике — стандартные операционные процедуры (СОП) для производства лекарственных средств;
в пищевой промышленности — процедуры, основанные на принципах ХАССП (анализ рисков и критические контрольные точки);
в атомной энергетике — процедуры обеспечения ядерной и радиационной безопасности.

Разработка и внедрение

Процесс создания документированной процедуры включает несколько этапов:

Идентификация процесса — определение границ, целей, входов и выходов процесса.
Сбор информации — интервью с исполнителями, анализ существующих инструкций, наблюдение за работой.
Написание проекта — составление текста процедуры с учетом требований стандартов и специфики организации.
Согласование — обсуждение проекта с руководителями подразделений и ответственными лицами.
Утверждение — подписание документа уполномоченным лицом (обычно генеральным директором или руководителем службы качества).
Внедрение — ознакомление персонала с процедурой, проведение обучения, ввод в действие.
Актуализация — периодический пересмотр и внесение изменений по результатам аудитов или изменений в процессах.

Роль в системах менеджмента

Документированные процедуры выполняют несколько ключевых функций:

Регламентирующая — устанавливают единые правила выполнения работ.
Контрольная — позволяют проверять соблюдение установленного порядка.
Обучающая — служат основой для вводного инструктажа и повышения квалификации.
Доказательная — предоставляют свидетельства соответствия требованиям при внешних и внутренних аудитах.
Улучшающая — фиксируют текущее состояние процесса, что позволяет выявлять возможности для оптимизации.

Критика и ограничения

Несмотря на широкое применение, документированные процедуры имеют ряд недостатков:

Бюрократизация — избыточное количество процедур может замедлять принятие решений и снижать гибкость организации.
Формальный подход — в некоторых случаях процедуры разрабатываются «для галочки», без реального внедрения в повседневную работу.
Сложность актуализации — при частых изменениях в процессах поддержание процедур в актуальном состоянии требует значительных ресурсов.
Сопротивление персонала — сотрудники могут воспринимать процедуры как ограничение их профессиональной самостоятельности.

В современной практике управления наблюдается тенденция к сокращению числа обязательных документированных процедур и переходу к более гибким формам документирования, таким как регламенты, чек-листы и электронные рабочие инструкции.

Интересные факты

В крупных российских корпорациях, таких как «Росатом» и «Газпром», количество действующих документированных процедур может достигать нескольких тысяч, что требует создания специализированных электронных систем управления документацией.
В международной практике существуют стандарты, которые полностью построены на документированных процедурах, например, GMP (Good Manufacturing Practice) для фармацевтической отрасли.
При сертификации систем менеджмента качества аудиторы в первую очередь проверяют наличие и актуальность документированных процедур по ключевым процессам.

Источники

ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования».
Международный стандарт ISO 9001:2015 «Quality management systems — Requirements».
Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
СТО Газпром 1.0-2017 «Система стандартизации ПАО «Газпром». Основные положения».

BFOmetr — база данных и аналитика по компаниям России.

На главную BFOmetr →