Федеральный закон об архивном деле

Федеральный закон об архивном деле — это нормативный правовой акт Российской Федерации, регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности. Основным документом в этой области является Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ). Закон определяет правовые основы архивного дела, полномочия органов государственной власти и местного самоуправления, права и обязанности юридических и физических лиц, а также устанавливает порядок доступа к архивным документам и их использования.

История развития архивного законодательства в России

До принятия Закона № 125-ФЗ архивное дело в России регулировалось рядом разрозненных нормативных актов, в том числе Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993 год). Однако с распадом СССР и переходом к рыночной экономике возникла необходимость в создании единого, современного закона, который бы учитывал новые формы собственности (частную, муниципальную), а также интеграцию России в международное информационное пространство.

Работа над проектом закона велась с конца 1990-х годов. 22 октября 2004 года Государственной Думой был принят, а 27 октября 2004 года одобрен Советом Федерации Федеральный закон № 125-ФЗ. Он вступил в силу с 1 января 2005 года, заменив устаревшее законодательство. С момента принятия в закон неоднократно вносились изменения, направленные на уточнение терминологии, совершенствование процедур передачи документов, а также на гармонизацию с нормами Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса РФ и законодательства о персональных данных.

Основные понятия и термины

Закон № 125-ФЗ вводит и закрепляет ключевые понятия архивного дела:

• Архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости для общества, государства или граждан.
• Архивный фонд Российской Федерации — совокупность исторически сложившихся и постоянно пополняющихся архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
• Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, хранение, учёт и использование архивных документов.
• Постоянное хранение — бессрочное хранение архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
• Временное хранение — хранение документов до их передачи на постоянное хранение или уничтожения в установленном порядке.
• Депозитарное хранение — хранение документов Архивного фонда РФ в архивах, музеях, библиотеках, научных организациях на условиях, определённых договором.

Структура и ключевые положения закона

Закон № 125-ФЗ состоит из 5 глав и 26 статей.

Глава 1. Общие положения (статьи 1–4)

Определяет предмет регулирования, основные понятия, сферу действия закона и законодательство об архивном деле в РФ. Устанавливается, что архивное дело находится в ведении Российской Федерации и субъектов РФ.

Глава 2. Архивный фонд Российской Федерации (статьи 5–12)

Регламентирует состав Архивного фонда РФ, порядок его формирования, а также включение в него документов различных форм собственности (государственной, муниципальной, частной). Закон различает:

• Государственную часть — документы, находящиеся в федеральной собственности и собственности субъектов РФ.
• Муниципальную часть — документы, находящиеся в собственности муниципальных образований.
• Негосударственную часть — документы, находящиеся в частной собственности (физических и юридических лиц).

Важным положением является то, что документы негосударственной части могут быть включены в состав Архивного фонда РФ на добровольной основе, после чего на них распространяются правила хранения и доступа.

Глава 3. Управление архивным делом (статьи 13–16)

Определяет полномочия федеральных органов исполнительной власти (в первую очередь — Федерального архивного агентства, Росархива), органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления в сфере архивного дела. Устанавливается, что государственное управление архивным делом осуществляет федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный Правительством РФ.

Глава 4. Хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов (статьи 17–25)

Это самая объёмная и практическая часть закона. Она включает:

• Обязанности по хранению: государственные и муниципальные архивы обязаны обеспечивать сохранность документов. Организации, являющиеся источниками комплектования, обязаны передавать документы на постоянное хранение по истечении установленных сроков.
• Сроки хранения: закон устанавливает, что сроки временного хранения документов до их передачи в государственные/муниципальные архивы составляют: для документов по личному составу — 75 лет (до 2010 года было 75 лет, затем изменено на 50 лет для документов, созданных после 2003 года), для других документов — 15 лет (для органов местного самоуправления) и 10 лет (для организаций — источников комплектования).
• Учёт: ведение государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ, а также централизованный учёт документов.
• Доступ и использование: закон гарантирует свободный доступ к архивным документам, за исключением ограничений, установленных законодательством (в частности, в целях защиты государственной тайны, коммерческой тайны, а также персональных данных). Ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные, устанавливается на 75 лет со дня создания документа (если иное не предусмотрено законом или согласием субъекта персональных данных). Пользователи имеют право бесплатно получать информацию о составе архивных документов, а также копии документов (за исключением случаев, когда плата установлена законом).

Глава 5. Заключительные положения (статья 26)

Устанавливает порядок вступления закона в силу и признание утратившими силу ранее действовавших нормативных актов.

Виды архивов по закону

В соответствии с Законом № 125-ФЗ, архивы подразделяются на:

• Государственные архивы — федеральные и региональные (например, Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), Российский государственный архив древних актов (РГАДА), региональные государственные архивы).
• Муниципальные архивы — архивы муниципальных районов, городских округов и внутригородских территорий городов федерального значения.
• Ведомственные архивы — архивы федеральных органов исполнительной власти, государственных корпораций, государственных внебюджетных фондов.
• Архивы организаций — архивы государственных и негосударственных организаций, осуществляющих хранение документов, образовавшихся в процессе их деятельности.
• Частные архивы — архивы физических лиц и негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Изменения и дополнения

Закон № 125-ФЗ неоднократно корректировался. Наиболее значимые изменения:

• 2006–2010 гг.: Уточнение порядка передачи документов при ликвидации организаций, а также введение понятия «электронный архивный документ».
• 2014 г.: Внесены поправки, касающиеся хранения документов по личному составу — срок временного хранения для документов, созданных после 1 января 2003 года, сокращён с 75 до 50 лет.
• 2017 г.: Закон дополнен нормами, регулирующими создание и хранение электронных архивных документов, а также порядок их использования.
• 2020 г.: Внесены изменения, связанные с цифровизацией архивного дела, в том числе возможность хранения документов в электронном виде без дублирования на бумажных носителях для определённых категорий документов.
• 2022 г.: Уточнены положения о доступе к архивным документам, содержащим персональные данные, а также о порядке выдачи копий документов.

Значение закона для общества

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» является фундаментом для сохранения документальной памяти нации. Он обеспечивает:

• Преемственность и сохранность исторических источников для будущих поколений.
• Правовую защиту прав граждан и организаций на доступ к информации о прошлом.
• Эффективное управление документационными потоками в государственных и муниципальных органах.
• Развитие цифровых технологий в архивном деле, что способствует ускорению поиска и предоставления информации.

Несмотря на то, что закон устанавливает общие принципы, его реализация на практике требует подзаконных актов (приказов Росархива, инструкций, регламентов), которые детализируют процедуры хранения, учёта и использования документов.

Критика и недостатки

В профессиональном сообществе и среди пользователей архивов высказываются следующие замечания к Закону № 125-ФЗ:

• Недостаточная гибкость в отношении электронных документов: хотя закон признаёт их, практика их долговременного хранения и аутентификации остаётся сложной.
• Сроки ограничения доступа к документам с персональными данными (75 лет) считаются чрезмерно длинными, что затрудняет исторические и генеалогические исследования.
• Финансирование государственных и муниципальных архивов часто признаётся недостаточным, что приводит к проблемам с сохранностью документов, особенно в региональных архивах.
• Неравномерность в применении закона: на практике порядок доступа и условия использования архивных документов могут существенно различаться в зависимости от конкретного архива.

Тем не менее, Закон № 125-ФЗ остаётся основным правовым актом, определяющим функционирование архивной отрасли в России.

Источники

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями).
2. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве».
3. «Архивное дело: теория и практика» / под ред. В.П. Козлова. — М.: РГГУ, 2012.
4. «История архивов России» / авт.-сост. Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева. — М.: Издательство МГУ, 2017.
5. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив) — раздел «Законодательство».