Форма КО-1¶

Форма КО-1 — это унифицированный первичный учётный документ, предназначенный для оформления поступления наличных денежных средств в кассу организации или индивидуального предпринимателя. Полное название документа — «Приходный кассовый ордер». Форма КО-1 входит в состав альбома унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, утверждённого Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88. Применение данной формы является обязательным для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих приём наличных денег, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

¶Назначение и правовая основа

Форма КО-1 служит для документального подтверждения факта поступления наличных денег в кассу. Она фиксирует операции по внесению выручки от реализации товаров (работ, услуг), возврату неиспользованных подотчётных сумм, поступлению вкладов в уставный капитал, получению займов, а также других поступлений, предусмотренных кассовой дисциплиной.

Правовое регулирование применения формы КО-1 осуществляется на основании:

• Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
• Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• Постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 (в части утверждения формы).

Согласно указанию Банка России № 3210-У, приходный кассовый ордер оформляется на каждое поступление наличных денег. Документ составляется в одном экземпляре бухгалтером или иным уполномоченным лицом.

¶Структура и реквизиты формы КО-1

Форма КО-1 представляет собой бланк, состоящий из двух частей: собственно приходного кассового ордера и квитанции к нему. Обе части имеют одинаковый регистрационный номер и заполняются одновременно. Квитанция отрывается и выдаётся лицу, внёсшему наличные деньги, в качестве подтверждения операции.

Основные реквизиты формы КО-1 включают:

• Наименование организации — полное или сокращённое наименование юридического лица, либо фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя.
• Код по ОКПО — идентификационный код организации в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций.
• Номер документа — порядковый номер приходного кассового ордера, присваиваемый в хронологическом порядке с начала календарного года.
• Дата составления — дата поступления наличных денег в кассу. Дата указывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Дебет — номер счёта бухгалтерского учёта, на который приходуются денежные средства (обычно 50 «Касса»).
• Кредит — номер счёта, с которого списываются денежные средства (например, 90 «Продажи», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками»).
• Сумма, руб. коп. — сумма поступивших наличных денег цифрами.
• Код структурного подразделения — при наличии обособленных подразделений, ведущих кассовые операции.
• Корреспондирующий счёт, субсчёт — дополнительная детализация учёта.
• Код аналитического учёта — при необходимости.
• Принято от — фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица или наименование юридического лица, внёсшего деньги.
• Основание — краткое описание хозяйственной операции (например, «Выручка от реализации товаров», «Возврат подотчётной суммы», «Оплата по договору №...»).
• Сумма прописью — сумма поступивших денег, записанная словами. Рубли указываются прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами. Например: «Пятьсот тысяч рублей 00 копеек».
• В том числе — сумма налога на добавленную стоимость (НДС), если операция облагается НДС. Если НДС не предусмотрен, указывается «без НДС» или ставится прочерк.
• Приложение — перечень прилагаемых документов, если таковые имеются (например, копия договора, счёт-фактура).
• Подписи — подписи главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица) и кассира с расшифровками. В правом верхнем углу квитанции также ставится подпись главного бухгалтера и печать организации (при её наличии).

¶Порядок оформления

Оформление формы КО-1 осуществляется в следующем порядке:

1. Заполнение реквизитов — бухгалтер или ответственное лицо заполняет все обязательные поля бланка. Исправления и помарки в приходном кассовом ордере не допускаются. При ошибке документ переоформляется заново.
2. Регистрация — после заполнения ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Номер присваивается в порядке возрастания с начала года.
3. Подписание — документ подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, а затем кассиром.
4. Выдача квитанции — кассир отрывает квитанцию, ставит на ней печать (штамп) организации (при наличии) и передаёт лицу, внёсшему деньги.
5. Оприходование — кассир принимает наличные деньги, проверяет их платёжеспособность, сверяет сумму с указанной в ордере, после чего приходует средства в кассу.

¶Особенности применения для различных субъектов

• Юридические лица — обязаны оформлять форму КО-1 на каждое поступление наличных денег, за исключением операций, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) при расчётах с физическими лицами. В последнем случае приходный кассовый ордер может не оформляться, если сумма поступила через ККТ.
• Индивидуальные предприниматели — вправе не оформлять приходные кассовые ордера, если ведут учёт доходов и расходов в соответствии с упрощённым порядком, установленным Указанием Банка России № 3210-У. Однако при необходимости документального подтверждения операции (например, для контрагента) ИП может оформить КО-1.
• Субъекты малого предпринимательства — могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе, но обязаны оформлять приходные кассовые ордера при поступлении наличных, если не применяют упрощённый порядок.

¶Электронная форма и автоматизация

С развитием цифровых технологий форма КО-1 может формироваться в электронном виде с использованием специализированного бухгалтерского программного обеспечения (например, «1С:Бухгалтерия», «Парус», «Галактика»). Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченных лиц. При этом бумажный носитель не требуется, если организация ведёт учёт в электронном формате в соответствии с законодательством.

¶Ответственность за нарушение порядка применения

Нарушение порядка оформления приходных кассовых ордеров, в том числе отсутствие документа, неверное заполнение, исправления, отсутствие подписей, может повлечь административную ответственность по статье 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ). Санкции предусматривают наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

¶Отличие от других кассовых документов

Форма КО-1 отличается от расходного кассового ордера (форма КО-2), который оформляется при выдаче наличных денег из кассы. Также существует журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), в котором фиксируются все КО-1 и КО-2. Книга кассира-операциониста (форма КМ-4) применяется для учёта операций по контрольно-кассовой технике и не заменяет приходный кассовый ордер.

¶Источники

1. Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
2. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
3. Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ (статья 15.1).
5. Методические рекомендации по применению унифицированных форм первичной учётной документации (разъяснения Минфина России).