Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — это учётный регистр, предназначенный для регистрации, нумерации и контроля движения приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых ордеров (РКО) в организациях и у индивидуальных предпринимателей, осуществляющих кассовые операции. Ведение журнала регламентируется нормативными актами Российской Федерации, в частности, Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Назначение и функции

Основная функция журнала — обеспечение хронологического учёта всех кассовых документов, подтверждающих поступление и выдачу наличных денежных средств. Он позволяет:

• систематизировать документы по датам и номерам;
• предотвращать дублирование номеров ПКО и РКО;
• контролировать полноту оприходования и расходования наличных;
• упрощать проверки со стороны налоговых органов и банков;
• служить доказательной базой при инвентаризациях и аудиторских проверках.

Журнал не заменяет кассовую книгу (форма КО-4), а дополняет её, фиксируя факт создания и регистрации каждого кассового ордера до его отражения в кассовой книге.

Правовая основа

В Российской Федерации обязательность ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов установлена:

• Указанием Банка России № 3210-У (пункт 4.1, 4.6);
• Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88, которым утверждена унифицированная форма № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов».

Согласно этим нормативным актам, журнал обязаны вести все юридические лица (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, если они ведут учёт доходов и расходов в соответствии с Налоговым кодексом РФ. Индивидуальные предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения или упрощённую систему налогообложения с объектом «доходы», могут не вести кассовую книгу, но при наличии кассовых операций обязаны регистрировать ПКО и РКО в журнале.

Форма и структура

Унифицированная форма КО-3 представляет собой таблицу, которая включает следующие графы:

Журнал может быть как бумажным, так и электронным. В бумажном варианте он прошивается, нумеруется постранично и заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица), а также печатью организации (при её наличии). В электронном виде журнал формируется в бухгалтерской программе (например, 1С:Бухгалтерия) и может выводиться на печать по требованию.

Порядок ведения

Регистрация документов

Каждый ПКО и РКО регистрируется в журнале в день его составления. Нумерация документов ведётся раздельно для приходных и расходных ордеров или сквозная — в зависимости от учётной политики организации. При этом номера не должны повторяться в течение одного отчётного периода (календарного года). Исправления в журнале не допускаются; при необходимости вносятся корректировочные записи с указанием даты и основания.

Хранение

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов относится к документам строгой отчётности. Срок хранения составляет не менее пяти лет после окончания отчётного года, в котором он вёлся (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236). При ликвидации организации журнал передаётся в архив или уничтожается по акту.

Ответственность за нарушение

Отсутствие журнала или его ненадлежащее ведение может быть квалифицировано как нарушение порядка ведения кассовых операций. Согласно Кодексу РФ об административных правонарушениях (статья 15.1), это влечёт наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Повторное нарушение может привести к более строгим санкциям, вплоть до дисквалификации должностного лица.

Особенности для различных категорий

Субъекты малого предпринимательства

С 1 июня 2014 года для субъектов малого предпринимательства (включая микропредприятия) и индивидуальных предпринимателей установлен упрощённый порядок ведения кассовых операций. Они могут не вести журнал регистрации ПКО и РКО, если ведут учёт доходов и расходов в соответствии с Налоговым кодексом РФ. Однако на практике многие малые предприятия продолжают вести журнал для удобства внутреннего контроля.

Бюджетные учреждения

Для государственных и муниципальных учреждений порядок ведения журнала регулируется также приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, применяемых органами государственной власти...». В бюджетной сфере журнал может иметь дополнительные графы (например, код бюджетной классификации).

Автоматизация

В современных условиях журнал часто ведётся в электронном виде с использованием бухгалтерских программ (1С, Парус, SAP и др.). Автоматизация позволяет:

• автоматически присваивать номера документам;
• формировать журнал в виде отчёта за любой период;
• исключать ошибки ручного ввода;
• обеспечивать быстрый поиск документов по дате, номеру или контрагенту.

При этом электронный журнал должен быть защищён от несанкционированного доступа и изменений, а также иметь возможность вывода на бумажный носитель для предоставления контролирующим органам.

Источники

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
2. Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (статья 15.1).
4. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
5. Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, применяемых органами государственной власти...».