Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы — это процедура проверки фактического наличия денежных средств, денежных документов и ценных бумаг, хранящихся в кассе организации, и сопоставления их с данными бухгалтерского учёта. Она является обязательным элементом контроля за сохранностью наличных денег и соблюдением кассовой дисциплины. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с законодательством Российской Федерации, в частности, с Порядком ведения кассовых операций, утверждённым Банком России.

Цели и задачи

Основная цель инвентаризации кассы — установление достоверности учётных данных о наличии денежных средств и выявление возможных расхождений (излишков или недостач). Задачи процедуры включают:

• проверку соблюдения лимита остатка наличных денег в кассе;
• контроль за правильностью оформления кассовых документов (приходных и расходных ордеров, кассовой книги);
• выявление фактов хищения, злоупотреблений или ошибок в учёте;
• обеспечение сохранности денежных средств и денежных документов.

Виды инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы классифицируется по нескольким признакам.

По периодичности

• Плановая — проводится в установленные организацией сроки, как правило, перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, а также в соответствии с графиком внутреннего контроля.
• Внеплановая (внезапная) — осуществляется по решению руководителя, при смене материально ответственного лица (кассира), при выявлении фактов хищения, после стихийных бедствий, пожаров или других чрезвычайных ситуаций, а также при реорганизации или ликвидации организации.

По объёму

• Полная — проверке подлежат все денежные средства, денежные документы и ценные бумаги, находящиеся в кассе.
• Выборочная — проверяется только часть кассовых остатков, например, по отдельным видам документов или за определённый период.

Порядок проведения

Инвентаризация кассы проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии включаются представители администрации, бухгалтерии и, при необходимости, независимые эксперты. Присутствие кассира обязательно. Процедура включает несколько этапов.

Подготовительный этап

Перед началом инвентаризации кассир обязан:

• прекратить все кассовые операции;
• составить последний на момент проверки отчёт (кассовую книгу) с приложением всех приходных и расходных документов;
• получить от бухгалтера расписку о том, что все документы сданы и остатки выведены.

Комиссия проверяет наличие всех документов, опечатывает сейф и приступает к пересчёту.

Пересчёт денежных средств и документов

Комиссия в присутствии кассира производит:

• полистный пересчёт наличных денег по купюрам и монетам;
• проверку денежных документов (почтовые марки, векселя, путёвки и т.п.) по номиналу и количеству;
• проверку ценных бумаг (акции, облигации) по реестру.

Результаты заносятся в инвентаризационную опись (форма № ИНВ-15, утверждённая постановлением Госкомстата России). В описи указываются фактическое наличие и данные бухгалтерского учёта.

Оформление результатов

По окончании пересчёта составляется акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15). В акте фиксируются:

• фактическое наличие денег и документов;
• учётные остатки;
• выявленные расхождения (излишки или недостачи).

Акт подписывается всеми членами комиссии и кассиром. Если кассир не согласен с результатами, он вправе дать письменные объяснения.

Оформление расхождений

Выявленные в ходе инвентаризации расхождения отражаются в бухгалтерском учёте в следующем порядке:

• Излишки приходуются в доход организации (дебет счёта 50 «Касса», кредит счёта 91 «Прочие доходы и расходы»).
• Недостачи списываются за счёт материально ответственного лица (кассира), если его вина доказана (дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», кредит счёта 50). В случае отсутствия виновных или если суд отказал во взыскании, недостача относится на финансовые результаты организации (дебет счёта 91).

Нормативное регулирование

Порядок проведения инвентаризации кассы в Российской Федерации регулируется:

• Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (статья 11 — обязательность инвентаризации);
• Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н);
• Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Особенности для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса

Для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства (включая микропредприятия) установлен упрощённый порядок ведения кассовых операций. Они могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе, а также не обязаны проводить плановые инвентаризации кассы, если это не предусмотрено их учётной политикой или требованиями налоговых органов. Однако внезапные проверки по решению руководителя или при смене кассира остаются обязательными.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка проведения инвентаризации кассы или отсутствие таковой может повлечь административную ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Штрафы налагаются за:

• нарушение порядка работы с наличными деньгами;
• несоблюдение лимита остатка кассы;
• неоприходование в кассу денежных средств.

Размер штрафа для должностных лиц составляет от 4 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Интересные факты

• В России инвентаризация кассы проводится не реже одного раза в год перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но на практике многие организации проводят её ежемесячно или ежеквартально.
• При внезапной инвентаризации кассир не предупреждается заранее — проверка начинается немедленно после прибытия комиссии.
• В случае обнаружения недостачи кассир обязан возместить ущерб в полном объёме, если не докажет отсутствие своей вины (например, при ограблении).