Копирование документов и услуги репрографии¶
Копирование документов — репрографическая услуга по воспроизведению содержимого бумажных оригиналов с помощью копировальной техники; одна из наиболее распространённых бытовых и деловых услуг, доступная в специализированных пунктах, почтовых отделениях, банках, библиотеках и на предприятиях. Термин «ксерокопия» происходит от названия компании Xerox и в обиходе обозначает любую бумажную копию документа, независимо от технологии изготовления.
¶Способы получения копии документа
Копии документов изготавливаются тремя основными способами:
- Ксерокопирование — сухой способ с использованием лазерной техники и тонера. Наиболее быстрый и дешёвый вариант для чёрно-белых копий.
- Фотокопирование — с использованием струйной или сублимационной печати. Позволяет получать цветные копии, но, как правило, дороже лазерного.
- Сканирование — цифровое воспроизведение оригинала с сохранением в файл. Не создаёт бумажную копию, но позволяет создать электронный архив документа и при необходимости распечатать его.
¶Где можно сделать копию документов
В России услуги копирования доступны в следующих местах:
¶Специализированные пункты копирования и типографии
Копицентры и небольшие типографии предоставляют полный спектр репрографических услуг: чёрно-белое и цветное копирование, ламинирование, сканирование, печать с флеш-накопителей, изготовление визиток и бланков. Располагаются, как правило, вблизи деловых центров, вокзалов, университетов и крупных торговых точек. Стоимость чёрно-белой копии формата А4 в 2024 году варьируется от 3 до 10 рублей за лист в зависимости от региона и объёма заказа.
¶Почтовые отделения «Почты России»
Более 38 000 отделений «Почты России» предоставляют услуги копирования и сканирования документов. Услуга доступна не во всех отделениях, поэтому рекомендуется уточнять наличие оборудования заранее. Помимо копирования, в отделениях доступны услуги нотариального заверения копий.
¶Банки и микрофинансовые организации
Приёмные отделения банков, как правило, оснащены копировальными аппаратами и предоставляют клиентам бесплатную услугу копирования документов, необходимых для оформления сделок: паспортов, справок о доходах, свидетельств о собственности.
¶Библиотеки
Публичные и университетские библиотеки традиционно предоставляют услуги копирования материалов из фондов. Копирование в библиотеках, как правило, дешевле, чем в коммерческих пунктах, но может быть ограничено объёмом и часами работы.
¶Самостоятельное копирование
Для регулярного копирования документов целесообразно приобрести многофункциональное устройство (МФУ) для домашнего или офисного использования. Цены на бытовые лазерные МФУ в России начинаются от 8000 рублей.
¶Виды копий документов
По юридической значимости различают:
| Вид копии | Характеристика |
|---|---|
| Простая копия | Незаверенная копия без отметок. Используется для внутренних нужд |
| Нотариально заверенная копия | Копия, подлинность подписи на которой удостоверена нотариусом. Требуется для подачи в суды, загранучреждения, при сделках с недвижимостью |
| Заверенная организацией | Копия, заверенная подписью и печатью руководителя или кадровой службы по месту работы |
Нотариальное заверение копий в России регулируется Основами законодательства о нотариате от 11 февраля 1993 года. Стоимость заверения устанавливается нотариальными палатами субъектов РФ и в 2024 году составляет от 100 до 2000 рублей за документ в зависимости от вида.
¶Технические требования к копиям документов
При подаче копий в государственные органы и организации предъявляются единые требования:
- Читаемость всех реквизитов, включая мелкий шрифт, штампы и гербовые печати;
- Отсутствие обрезанных полей и углов;
- Соответствие размера оригиналу (форматы А4, А5, А3);
- Для нотариально заверенных копий — обязательное наличие надписи «Копия верна», подписи нотариуса, его гербовой печати и регистрационного номера.
¶Правовые ограничения
Копирование отдельных категорий документов может быть ограничено или запрещено законодательством. К ним относятся:
- Паспорта граждан РФ (копирование страниц паспорта третьими лицами ограничено);
- Документы, содержащие персональные данные третьих лиц;
- Служебные и государственные документы с грифом «Секретно»;
- Билеты, ценные бумаги и защищённые от копирования бланки строгой отчётности.
За незаконное изготовление копий защищённых документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.
¶История
Первая коммерческая копировальная машина Xerox Model A была выпущена в 1906 году компанией The Haloid Company (позднее переименованной в Xerox Corporation). Сухой ксерографический процесс, запатентованный Честером Карлсоном в 1938 году, произвёл революцию в документообороте и сделал копирование массовой бытовой услугой. В СССР копировальные аппараты появились в 1960-х годах, но долгое время оставались дефицитом; массовое распространение получили лишь в 1990-е годы.
¶Источники
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-I)
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
- Информационные материалы «Почты России» об услугах для населения
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»