Многотомные архивы

Многотомные архивы — это форма организации и хранения совокупности документов, имеющих единую историю, происхождение или тематику, но разделённых на несколько самостоятельных томов (частей) в силу большого объёма, хронологических рамок или структурной сложности. В отличие от однотомного дела, многотомный архив представляет собой серию физически обособленных единиц хранения, объединённых общим заголовком, системой нумерации и единым учётным номером в описи. Такая форма характерна для фондов государственных, ведомственных, личных и муниципальных архивов, а также для библиотек и музеев, где требуется сохранить целостность обширного документального комплекса.

История возникновения и развития

Практика деления крупных документальных собраний на тома возникла одновременно с появлением систематического архивного дела. В России первые упоминания о многотомных описях и делах относятся к XVIII веку, когда канцелярии коллегий и приказов начали формировать «столбцы» и «книги» значительного объёма. Например, «Полное собрание законов Российской империи» (1649–1825) издавалось в 45 томах, а его архивные прототипы — подлинные указы и рескрипты — хранились в виде многотомных коллекций.

В XIX веке, с ростом бюрократического аппарата и расширением делопроизводства, многотомные архивы стали нормой для министерств, губернских правлений и военных ведомств. Особенно активно они использовались для хранения личных дел чиновников, судебных процессов, переписей населения и картографических материалов. В XX веке, в условиях советской централизации, многотомные архивы приобрели массовый характер: партийные, комсомольские, хозяйственные и научные организации формировали дела, насчитывающие десятки и сотни томов.

Современный этап (с 1990-х годов) характеризуется переходом к электронным архивам, однако многотомные бумажные архивы сохраняют свою актуальность для фондов, содержащих документы на бумажных носителях, особенно в региональных и ведомственных архивах РФ.

Классификация многотомных архивов

Многотомные архивы классифицируются по нескольким основаниям.

По типу содержания

• Тематические — объединяют документы по одной теме (например, «Дело о строительстве железной дороги», тома 1–15).
• Хронологические — разделены по годам, месяцам или кварталам (например, «Приказы по личному составу за 1941–1945 гг.» в 12 томах).
• Персональные — личные дела сотрудников, студентов, пациентов, сгруппированные в многотомные серии (например, «Личные дела профессоров МГУ», тома 1–50).
• Географические — охватывают определённые территории (например, «Планы земельных участков Тверской губернии», тома 1–8).

По способу нумерации

• Сквозная — тома нумеруются последовательно в пределах всего фонда (том 1, том 2, … том N).
• Погодовая — нумерация возобновляется каждый год (том 1 за 1950 г., том 1 за 1951 г. и т.д.).
• Смешанная — комбинация сквозной и погодовой нумерации, часто с дополнительными буквенными индексами.

По степени завершённости

• Закрытые — все тома сформированы, документы не добавляются.
• Открытые — продолжают пополняться новыми томами (например, «Текущий архив предприятия»).

Структура и оформление

Каждый том многотомного архива имеет единую структуру, включающую:

• Обложку — с указанием полного названия фонда, номера описи, номера дела, номера тома, крайних дат документов и количества листов.
• Внутреннюю опись — перечень документов, содержащихся в данном томе, с указанием листов.
• Листы — пронумерованные в валовом порядке (арабскими цифрами) в правом верхнем углу. В конце тома — лист-заверитель, подтверждающий количество листов и их физическое состояние.
• Систему ссылок — в каждом томе могут быть отсылки к другим томам (например, «Продолжение см. том 5»).

Нумерация томов, как правило, указывается на корешке и обложке. В описи фонда многотомное дело описывается одной строкой с указанием количества томов, либо каждый том — отдельной строкой с пометкой «том N».

Применение и значение

Многотомные архивы выполняют несколько ключевых функций:

Обеспечение сохранности

Разделение большого массива документов на тома предотвращает механическое повреждение переплёта, облегчает реставрацию и страховое копирование. В архивах РФ (например, в Российском государственном архиве древних актов — РГАДА) многотомные дела объёмом более 250 листов обязательно делятся на тома.

Удобство поиска

Чёткая нумерация и внутренние описи позволяют исследователю быстро находить нужный документ, не перебирая тысячи листов. В читальных залах архивов многотомные дела выдаются по одному тому за раз, что упрощает учёт.

Юридическая значимость

Многотомные архивы часто содержат документы, имеющие правовую силу: приказы, договоры, судебные решения, свидетельства о рождении и смерти. Их целостность и неизменность подтверждаются архивными справками и заверяются печатью учреждения.

Историческая ценность

Многие многотомные архивы являются уникальными источниками по истории России. Например, «Дела о дворянстве» (РГИА) насчитывают сотни томов, охватывающих родословные российских дворянских родов. «Архив внешней политики Российской империи» (АВПРИ) включает многотомные серии дипломатической переписки.

Примеры многотомных архивов в России

• Российский государственный архив древних актов (РГАДА) — фонд «Государственный архив» (ф. 1) содержит многотомные дела «Столбцы» XVII века, разделённые на тома по годам.
• Российский государственный исторический архив (РГИА) — фонд «Канцелярия Министерства императорского двора» (ф. 472) включает многотомные дела о строительстве императорских резиденций.
• Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) — фонд «Верховный Совет СССР» (ф. Р-7523) содержит многотомные стенограммы заседаний 1930–1990-х годов.
• Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) — личные дела офицеров и солдат, а также многотомные «Журналы боевых действий» частей и соединений.
• Архивы РАН — фонды академиков (например, В. И. Вернадского) включают многотомные дневники и научные переписки.

Современные тенденции

С развитием электронного документооборота и оцифровки многотомные архивы постепенно трансформируются. В РФ действует «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77), которые допускают создание электронных многотомных дел. Однако бумажные многотомные архивы остаются основой для фондов, содержащих документы до 2000-х годов.

В цифровой среде многотомность сохраняется в виде папок с файлами, объединённых общим именем и номером, а также в базах данных, где каждому тому соответствует отдельная запись. При этом физическая структура (обложка, опись, листы) заменяется метаданными и контрольными суммами.

Критика и проблемы

К недостаткам многотомных архивов относят:

• Громоздкость — хранение требует больших площадей и стеллажей, особенно при наличии томов нестандартного формата (например, картографических).
• Трудоёмкость учёта — каждый том требует отдельной записи в описи, что увеличивает нагрузку на архивистов.
• Риски утраты — при утере одного тома нарушается целостность всего дела, что может затруднить исследование.
• Неравномерность объёма — некоторые тома могут содержать всего несколько листов, другие — сотни, что усложняет унификацию.

Тем не менее, многотомные архивы остаются незаменимым инструментом для систематизации и долговременного хранения крупных документальных комплексов, особенно в исторических и правовых контекстах.

Источники

• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
• Елпатьевский А. В. «Архивоведение: история и теория». — М.: РГГУ, 2018.
• Автократов В. Н. «Теоретические проблемы отечественного архивоведения». — М.: Наука, 2001.
• Сборник «Архивы России: история и современность». — М.: Росархив, 2020.
• Материалы сайта «Архивы России» (archives.ru).