Канцелярия как учреждение и подразделение¶
Канцелярия — общее название учреждения или структурного подразделения, ведающего служебной перепиской, оформлением, регистрацией и хранением документов. В широком смысле термин обозначает совокупность делопроизводственных функций, а также помещение, в котором они выполняются. Исторически канцелярия возникла как орган письменного оформления распоряжений власти и со временем превратилась в неотъемлемую часть управления в государственных, военных, церковных и хозяйственных структурах.
¶Происхождение термина
Слово восходит к латинскому cancellarius — так в Древнем Риме называли писца при суде, стоявшего за решёткой (cancelli), отделявшей судей от публики. Отсюда произошли немецкое Kanzlei, польское kancelaria и русское «канцелярия». В русский язык слово вошло в петровскую эпоху вместе с заимствованием западноевропейских форм управления.
¶История в России
До XVIII века документооборот в Русском государстве вели приказы и дьяки. В 1720 году Пётр I утвердил «Генеральный регламент», который ввёл единые правила работы коллегий и учредил при них канцелярии с чётким штатом: секретарь, регистратор, копиист, писцы. Регламент детально описывал порядок приёма, регистрации и хранения бумаг, что считается началом российского делопроизводства.
В XIX веке канцелярии существовали при всех министерствах, губернских правлениях, судах, полках и учебных заведениях. Собственная канцелярия была у императора — Собственная Его Императорского Величества канцелярия, разделённая на отделения, ведавшие законодательством, надзором и управлением окраинами.
После 1917 года старые канцелярии были заменены отделами управления и общими отделами советских учреждений, однако сама функция сохранилась. В современной России термин употребляется в названиях подразделений (канцелярия суда, канцелярия вуза) и в бытовом значении — как обозначение письменных принадлежностей.
¶Функции и задачи
Основные направления работы канцелярии:
- приём, первичная обработка и регистрация входящих документов;
- оформление и отправка исходящей корреспонденции;
- ведение журналов, картотек и электронных баз регистрации;
- контроль сроков исполнения поручений;
- формирование дел, текущее и архивное хранение;
- изготовление копий, заверение и выдача справок.
В крупных учреждениях эти задачи распределяются между сотрудниками: делопроизводитель, секретарь-референт, архивариус, экспедитор.
¶Виды канцелярий
| Тип | Назначение |
|---|---|
| Государственная | Обслуживание органов власти, министерств, ведомств |
| Судебная | Приём исков, выдача документов, работа с участниками процессов |
| Военная | Штабное делопроизводство, учёт личного состава |
| Церковная | Ведение приходской и епархиальной документации |
| Учебная | Оформление справок, приказов, личных дел студентов |
| Коммерческая | Документооборот предприятий и организаций |
¶Устройство и организация работы
Классическая канцелярия строится по принципу разделения труда и строгой последовательности операций. Входящий документ проходит регистрацию, передаётся исполнителю, после решения подшивается в дело согласно номенклатуре. Исходящие бумаги составляются, согласуются, подписываются и отправляются с отметкой в журнале.
Важнейшие элементы организации — номенклатура дел, инструкция по делопроизводству и правила хранения. В XX веке к бумажным журналам добавились картотеки, затем пишущие машинки, а с конца 1980-х — компьютеры. Современная канцелярия всё чаще работает в системах электронного документооборота.
¶Канцелярия и делопроизводство
Термины близки, но не тождественны. Делопроизводство — это совокупность процессов работы с документами, а канцелярия — организационная форма, в которой эти процессы сосредоточены. В ГОСТах советского и российского периода закреплены требования к оформлению реквизитов, шрифтам, полям и бланкам, что делает канцелярскую работу регламентированной и проверяемой.
¶Канцелярит как языковое явление
С деятельностью канцелярий связано понятие «канцелярит» — оборот, введённый Корнеем Чуковским для обозначения тяжёлого, шаблонного языка официальных бумаг: отглагольные существительные, нанизывание падежей, штампы. Канцелярит критикуют за обезличенность и трудность восприятия, хотя в самих документах стандартизированные формулировки необходимы для однозначности.
¶Канцелярские товары
В бытовом значении «канцелярия» — это также магазин и набор предметов для письма и офисной работы: бумага, ручки, карандаши, папки, скоросшиватели, степлеры, корректирующие средства. Отрасль канцелярских товаров оформилась в XIX веке вместе с ростом бюрократического аппарата и массовым обучением грамоте.
¶Значение
Канцелярия обеспечивает непрерывность управления: без регистрации и хранения документов невозможно ни принять решение, ни подтвердить его законность. От качества её работы зависят сроки рассмотрения обращений граждан, судебных дел и хозяйственных споров. Автоматизация канцелярских операций остаётся одним из направлений цифровизации государственного аппарата.
Источники: Генеральный регламент 1720 года; ГОСТ Р 7.0.97-2016; работы Корнея Чуковского о языке; справочные издания по делопроизводству.