Номенклатура дел

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является основным учётным документом, определяющим организацию хранения документов и обеспечивающим их оперативный поиск. Она относится к классу организационно-распорядительной документации и обязательна для всех организаций, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющих документирование своей деятельности.

История возникновения и развития

Потребность в систематизации документов возникла с развитием государственного аппарата и делопроизводства. В России первые попытки упорядочения документальных массивов относятся к XVI—XVII векам, когда в приказах появились описи дел. Однако системный подход к формированию номенклатуры сложился в XIX веке с внедрением «общего наряда» — перечня дел, заводимых в канцеляриях министерств и ведомств.

В советский период, с 1918 года, началась унификация делопроизводства. В 1928 году были утверждены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», где впервые официально закреплено понятие номенклатуры дел. В 1963 году вышли «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые детализировали требования к составлению номенклатуры.

Современный этап развития связан с принятием в 2000-х годах федеральных законов «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004) и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006), а также с введением ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В 2018 году были утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (приказ Росархива № 44).

Цели и задачи номенклатуры дел

Основная цель номенклатуры дел — обеспечение учёта и сохранности документов в процессе их текущего использования и последующего архивного хранения. Задачи номенклатуры включают:

• Систематизация документов — распределение всех создаваемых и получаемых документов по тематическим группам (делам).
• Определение сроков хранения — установление для каждого дела периода, по истечении которого документы подлежат уничтожению или передаче в архив.
• Обеспечение поиска — присвоение каждому делу индекса (номера), позволяющего быстро найти нужный документ.
• Контроль за формированием дел — регламентация порядка подшивки документов в дела.
• Подготовка к передаче в архив — создание основы для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Виды номенклатуры дел

В делопроизводстве выделяют три основных вида номенклатуры дел:

Типовая номенклатура дел

Разрабатывается для однотипных организаций (например, для школ, больниц, муниципальных учреждений) вышестоящими органами или отраслевыми министерствами. Она устанавливает единый перечень дел и сроки их хранения для всех учреждений данной системы. Типовая номенклатура является обязательной для применения.

Примерная номенклатура дел

Носит рекомендательный характер. Составляется для организаций одной отрасли или сферы деятельности, но предполагает возможность корректировки с учётом специфики конкретного учреждения. Примерные номенклатуры разрабатываются архивными учреждениями или ведомствами.

Индивидуальная номенклатура дел

Составляется для конкретной организации на основе типовой или примерной номенклатуры с учётом её структуры, функций и документооборота. Индивидуальная номенклатура утверждается руководителем организации и является рабочим документом для всех подразделений.

Структура и оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, которая включает следующие графы:

• Индекс дела — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, состоящее из номера структурного подразделения и порядкового номера дела (например, 01-03, где 01 — отдел кадров, 03 — третье дело).
• Заголовок дела — краткое наименование, отражающее содержание документов (например, «Приказы директора по основной деятельности»).
• Срок хранения — указывается в годах (например, «5 лет», «Постоянно») со ссылкой на статью перечня типовых документов (например, «ст. 72 Перечня…»).
• Примечание — отметки о переходящих делах, о передаче в архив, о выделении к уничтожению.

В конце номенклатуры дел размещается итоговая запись, в которой подсчитывается количество заведённых дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

Порядок составления и утверждения

Номенклатура дел составляется ежегодно (или один раз в несколько лет при стабильной структуре организации) службой делопроизводства (канцелярией, секретариатом) совместно с архивом и структурными подразделениями. Процесс включает следующие этапы:

1. Изучение учредительных документов — устава, положений о подразделениях, штатного расписания.
2. Анализ документооборота — выявление всех видов документов, создаваемых и получаемых организацией.
3. Определение сроков хранения — на основе типовых перечней (например, «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утверждённый приказом Росархива № 236 от 20.12.2019).
4. Согласование — с руководителями структурных подразделений.
5. Утверждение — руководителем организации (или вышестоящим органом для государственных учреждений).
6. Введение в действие — с 1 января следующего года.

Сроки хранения документов

Сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с законодательством и перечнями типовых документов. Основные категории:

• Постоянное хранение — для документов, имеющих историческое, научное или социальное значение (например, устав, приказы по личному составу, годовые отчёты). По истечении срока в организации такие дела передаются в государственный или муниципальный архив.
• Временное хранение (свыше 10 лет) — для документов, необходимых для оперативной работы (например, личные дела сотрудников, договоры).
• Временное хранение (до 10 лет включительно) — для документов с коротким сроком использования (например, внутренние служебные записки, копии документов).

По истечении установленных сроков дела, не подлежащие передаче в архив, уничтожаются в установленном порядке (с составлением акта о выделении к уничтожению).

Значение номенклатуры дел в делопроизводстве

Номенклатура дел выполняет несколько ключевых функций:

• Учётная — позволяет вести точный учёт всех заведённых дел и документов в них.
• Классификационная — обеспечивает группировку документов по тематическому признаку, что упрощает их систематизацию.
• Поисковая — благодаря индексации и заголовкам обеспечивает быстрый доступ к документам.
• Архивная — служит основой для составления описей дел и подготовки документов к передаче на архивное хранение.
• Контрольная — позволяет проверять полноту и правильность формирования дел в подразделениях.

Особенности ведения в электронной среде

С переходом на электронный документооборот номенклатура дел может вестись в автоматизированных системах (например, «1С:Документооборот», «Дело», «Евфрат»). В электронном виде она сохраняет ту же структуру, но может включать дополнительные поля (например, электронные подписи, метаданные). При этом для документов на бумажных носителях номенклатура остаётся обязательной в традиционном (бумажном) виде.

Критика и проблемы применения

На практике номенклатура дел нередко воспринимается как формальный документ. Основные проблемы:

• Несвоевременное обновление — многие организации не корректируют номенклатуру годами, что приводит к несоответствию реальному документообороту.
• Ошибки в сроках хранения — неправильное определение сроков ведёт к преждевременному уничтожению ценных документов или, наоборот, к захламлению архива.
• Отсутствие контроля — в небольших организациях номенклатура может не составляться вовсе, что нарушает требования законодательства об архивном деле.

Источники

1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива № 44 от 02.03.2020).
5. Кузнецов С.Л. «Делопроизводство и документооборот». — М.: Дело, 2017.
6. Янковая В.Ф. «Организация работы с документами». — М.: ИНФРА-М, 2019.