Отдел кадров — структурное подразделение предприятия¶
Отдел кадров (ОК) — структурное подразделение организации, осуществляющее функции по управлению человеческими ресурсами: подбору, оформлению, учёту и увольнению работников, ведению кадровой документации и соблюдению трудового законодательства. В современной практике часто именуется службой управления персоналом (HR-отделом), однако термин «отдел кадров» остаётся наиболее распространённым в российских организациях.
¶История и правовая основа
В советский период кадровая работа концентрировалась в отделах кадров промышленных предприятий, учреждений и организаций. Их деятельность регламентировалась едиными отраслевыми инструкциями и типовыми положениями. С распадом СССР и переходом к рыночной экономике в России произошёл пересмотр правовой базы трудовых отношений: в 2001 году принят Трудовой кодекс Российской Федерации, который стал основным нормативным актом, определяющим порядок приёма, перевода и увольнения работников.
Деятельность отдела кадров регулируется, помимо Трудового кодекса, рядом подзаконных актов:
- постановлениями Госкомстата России об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по кадрам (формы Т-1, Т-2, Т-3, Т-5, Т-6, Т-8 и другие);
- федеральными законами «О персональных данных» и «О государственной гражданской службе» (в отношении соответствующих категорий работников);
- отраслевыми нормативными актами, регулирующими специфику кадровой работы в государственных органах, образовании, здравоохранении и других сферах.
¶Функции и задачи
Основные функции отдела кадров охватывают полный жизненный цикл работника в организации:
| Направление | Содержание работ |
|---|---|
| Подбор персонала | Анализ заявок на вакансии, публикация объявлений, проведение собеседований, взаимодействие с кадровыми агентствами и службами занятости |
| Оформление документов | Заключение и расторжение трудовых договоров, издание приказов о приёме, переводе, увольнении, выдача справок и копий документов |
| Кадровый учёт | Ведение личных дел и личных карточек работников, трудовых книжек, учёт рабочего времени |
| Обеспечение правопорядка | Контроль соблюдения трудового законодательства, разработка и утверждение положений, инструкций, правил внутреннего трудового распорядка |
| Развитие персонала | Организация обучения, аттестаций, повышения квалификации, работы с кадровым резервом |
| Социальные вопросы | Оформление отпусков, пособий, гарантий и компенсаций, работа с профсоюзом |
¶Структура и штат
Конкретная структура отдела кадров зависит от масштаба организации. На крупных предприятиях отдел может включать сектора: по подбору персонала, по кадровому делопроизводству, по обучению и развитию, по расчётам и режиму труда. На малых предприятиях кадровая работа часто возлагается на одного специалиста — кадровика или на бухгалтера по совместительству.
Типовой перечень должностей отдела кадров:
- начальник отдела кадров (руководитель службы персонала);
- специалист по кадровому делопроизводству;
- специалист по подбору персонала (рекрутер);
- HR-менеджер;
- кадровый резервист (в отдельных организациях).
В государственных органах и на предприятиях с численностью работников свыше 50 человек создание самостоятельного подразделения кадровой службы, как правило, обязательно. На малых предприятиях допускается возложение кадровых функций на руководителя или иного уполномоченного работника.
¶Кадровое делопроизводство
Важнейшая часть работы отдела кадров — ведение кадровой документации. К основным документам относятся:
- штатное расписание (форма Т-3);
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- приказы по личному составу (формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8);
- личные карточки работников (форма Т-2);
- трудовые книжки (в электронном виде с 2020 года — при ведении работодателем электронных трудовых книжек);
- графики отпусков (форма Т-7);
- табели учёта рабочего времени (формы Т-12, Т-13);
- акты о несчастных случаях, служебные расследования.
С 2020 года в России действует переход на электронные трудовые книжки: работники вправе выбрать ведение трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде. Для отделов кадров это означает необходимость подачи сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд России (с 2023 года — в Социальный фонд России) по формам СЗВ-ТД и ЕФС-1.
¶Автоматизация работы
С 2023 года в России действует обязательный для работодателей с численностью 10 и более человек учёт рабочего времени с использованием государственной информационной системы «Моя работа». Для отделов кадров это означает переход от бумажных табелей к электронной фиксации начала и окончания рабочего дня, перерывов и сверхурочных часов.
Помимо государственной системы, на предприятиях применяются специализированные программы кадрового учёта: «1С:Зарплата и управление персоналом», «Контур-Персонал», «Босс-Кадровик» и другие. Автоматизация позволяет формировать отчётность в контролирующие органы, вести электронные личные дела и сокращать трудоёмкость документооборота.
¶Отдел кадров и HR-подход
В практике российских организаций наблюдается постепенный переход от традиционного «отдела кадров», ориентированного преимущественно на документооборот и контроль, к службе управления персоналом (HR-службе), акцентирующей внимание на мотивации, развитии и удержании сотрудников. Тем не менее в большинстве российских предприятий, особенно вне крупных городов, функционирует именно классический отдел кадров, задачи которого остаются преимущественно административными.
¶Ответственность
За нарушение трудового законодательства, в том числе за ненадлежащее ведение кадровой документации, работодатель и должностные лица несут ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 5.27). Отдел кадров как подразделение юридической ответственности не несёт — ответственность возлагается на руководителя организации и уполномоченных должностных лиц.
¶Источники
- Трудовой кодекс Российской Федерации (от 30.12.2001 № 197-ФЗ).
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по кадрам».
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Постановление Правительства РФ от 15.09.2022 № 1573 «О ведении электронных трудовых книжек».
- Справочник кадровика. Практическое пособие. — М.: Альфа-М.