Переплёт документов на три отверстия¶

Переплёт документов на три отверстия — способ сшивания листов бумаги нитью через просверленные или проколотые отверстия в корешке стопки. Применяется для оформления деловых и учебных документов, отчётов, дипломных работ, архивных дел. В России методика сшивания документов на три отверстия регламентирована правилами архивного дела и организационно-распорядительной документации (ОргАрх).

¶Инструменты и материалы

Для сшивания потребуются:

• Нить — капроновая, льняная или хлопчатобумажная, толщиной 0,4–0,5 мм. Наиболее распространена капроновая нить № 10 или аналогичная по диаметру. Цвет, как правило, чёрный или тёмно-коричневый.
• Игла — крупная швейная или специальная тупоострая (архивная) игла с широким ушком.
• Игла-шило или дырокол для проделывания отверстий.
• Картон — плотный, для изготовления задней и передней обложки (обычно толщиной 0,7–1 мм).
• Бумага для обложки — калька, пергамин или суровая бумага.
• Клей — ПВА или столярный для приклеивания обложек.
• Молоток и гвоздь (или шило) — для прокалывания отверстий в стопке.
• Линейка и карандаш — для разметки.

¶Подготовка документов

Перед сшиванием документы приводят в порядок: удаляют скрепки и скрепки-регистраторы, разравнивают листы, располагают в правильной последовательности. Листы формата А4 размещают портретно, формат А3 — с наложением половинок друг на друга.

Из картона вырезают две обложки — переднюю и заднюю — размером на 2–3 мм больше, чем листы формата А4 (то есть примерно 213 × 303 мм). На передней обложке делают надпись с реквизитами документа: наименование, автор, дата, место составления.

¶Разметка и сверление отверстий

На задней обложке размечают три отверстия по левой (корешковой) стороне. Согласно правилам ОргАрх, отверстия располагают на расстоянии 15 мм от края корешка, на равном удалении друг от друга. Для стопки формата А4 (высота листа 297 мм) отверстия размечают примерно на расстоянии 60–70 мм от верхнего и нижнего края, третье — посередине. Точная разметка: первое отверстие — на 60 мм от верхнего края, второе — на 148,5 мм (середина листа), третье — на 237 мм от верхнего края.

Стопку документов плотно сжимают (можно зажать струбциной или подложить под пресс). Через обложку просверливают или прокалывают отверстия насквозь через все листы. Для этого используют дырокол, шило или гвоздь с тупым концом, выбивая отверстия молотком. Диаметр отверстия должен быть таким, чтобы нить проходила свободно, но без большого зазора — обычно 2–3 мм.

¶Техника сшивания

Существует несколько способов протяжки нити, но наиболее распространённая последовательность такова:

1. Нить закрепляют на третьем (нижнем) отверстии: протягивают сквозь него с изнаночной стороны, оставляя хвост длиной 5–7 см, и делают стежок, захватывая небольшой участок бумаги, чтобы нить не выскользнула.
2. Иглу вводят во второе (среднее) отверстие с лицевой стороны и выводят на изнанку.
3. Иглу вводят в первое (верхнее) отверстие с изнанки и выводят на лицевую сторону.
4. Иглу возвращают в среднее отверстие, выводят на изнанку.
5. Иглу вводят снова в нижнее отверстие и выводят на изнаночную сторону.
6. Нить натягивают, расправляя стежки, затем завязывают узел на изнаночной стороне вблизи нижнего отверстия, обвязывая хвост, оставленный в начале работы. Концы нити обрезают, оставляя 2–3 см.

При сшивании важно соблюдать умеренное натяжение: перетянутая нить рвёт бумагу, слабо затянутая не удерживает стопку. Стежки на лицевой стороне образуют три горизонтальные перемычки, соединяющие отверстия.

¶Оформление обложек

После сшивания обложки приклеивают к крайним листам документа. Заднюю обложку приклеивают к последнему листу, переднюю — к первому, используя клей ПВА, нанесённый тонким слоем по краю листа. Иногда корешок дополнительно оклеивают суровой бумагой или тканью (переплётным коленкором), загибая края на обложки. После приклеивания документ помещают под пресс до высыхания клея.

¶Применение и нормативная база

Сшивание на три отверстия применяется при формировании дел в кадровом делопроизводстве, при сдаче отчётности в архив, при оформлении дипломных и курсовых работ в вузах. Правила организации хранения, комплектования и использования архивных документов (ОргАрх), утверждённые приказом Росархива, прямо предусматривают прошивку дел на три отверстия с закреплением нити узлом и приклеиванием бланка-заверительной надписи на обороте задней обложки.

В архивной практике поверх сшитой стопки приклеивают бланк описи документов дела и лист-заверитель, на котором указывают число листов, отдельные особенности документов и сведения о сшивателе.

¶Ошибки при сшивании

Наиболее частые нарушения: расположение отверстий ближе 15 мм к краю корешка (что ослабляет переплёт), отсутствие узла на изнаночной стороне, использование скрепок вместо нити, выступание листов за обложку, отсутствие обложек из картона. Такие дефекты могут послужить основанием для возвращения дела при сдаче в архив.

Источники:

• Правила организации хранения, комплектования и использования архивных документов (ОргАрх), утв. приказом Росархива
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Справочник делопроизводителя (ред. М.К. Кузнецова)