Приглашение контрагента к ЭДО в СБИС¶
Приглашение контрагента к ЭДО в СБИС — это процедура настройки электронного документооборота между двумя организациями или индивидуальными предпринимателями в системе СБИС («Система бизнес-интерактивного сервиса»), разработанной компанией «Тензор». Суть операции заключается в том, чтобы контрагент получил уведомление о возможности обмена электронными документами и подключился к ЭДО, после чего стороны смогут подписывать счета-фактуры, акты, накладные и прочие документы с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
¶Общие сведения
СБИС — одна из крупнейших систем ЭДО в России, входящая в число операторов, аккредитованных в соответствии с требованиями законодательства об электронном документообороте. Через СБИС обмениваются документами с ФНС, ПФР, ФСС и контрагентами. Для начала обмена обе стороны должны быть подключены к ЭДО и иметь действующие сертификаты электронной подписи.
Приглашение контрагента — обязательный этап: без него СБИС не позволит отправлять документы в адрес организации, которая ещё не подключена к обмену. Процедура выполняется из личного кабинета СБИС и занимает несколько минут.
¶Подготовка
Перед отправкой приглашения необходимо выполнить ряд условий:
- Наличие действующего сертификата КЭП на руководителя или уполномоченного сотрудника.
- Заполнение реквизитов контрагента — ИНН, КПП, наименование. СБИС автоматически подтягивает данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, но рекомендуется проверить их актуальность.
- Определение формата обмена — «Диадок», «ЭДО.РУ», «Такском» или другой оператор, с которым работает контрагент. СБИС поддерживает обмен с большинством российских операторов ЭДО через шлюзы.
Если контрагент уже работает с другим оператором, приглашение всё равно отправляется — в этом случае обмен будет идти через межоператорский обмен.
¶Пошаговая инструкция
¶Шаг 1. Открытие раздела «Контрагенты»
В интерфейсе СБИС переходят в раздел «Контрагенты» → «Мои контрагенты». Если нужной организации нет в списке, её добавляют через кнопку «Добавить» с указанием ИНН.
¶Шаг 2. Отправка приглашения
На карточке контрагента нажимают кнопку «Пригласить к ЭДО» (в разных версиях интерфейса формулировка может незначительно отличаться). Система формирует приглашение и отправляет его на электронную почту или в кабинет контрагента, если он уже зарегистрирован в СБИС.
¶Шаг 3. Выбор способа доставки
Приглашение можно отправить:
- на электронную почту организации, указанную в ЕГРЮЛ;
- через личный кабинет контрагента в СБИС;
- в виде ссылки, которую передают любым удобным каналом связи.
¶Шаг 4. Ожидание подтверждения
Контрагент получает уведомление и должен принять приглашение. Если он ещё не подключён к ЭДО, ему предлагается пройти регистрацию и выпустить сертификат электронной подписи. После принятия приглашения контрагент появляется в разделе «Мои контрагенты» со статусом «Подключён».
¶Возможные проблемы
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Кнопка «Пригласить» неактивна | Отсутствует действующий сертификат КЭП | Выпустить или перевыпустить сертификат |
| Контрагент не получает письмо | Неверный адрес электронной почты в ЕГРЮЛ | Указать актуальный адрес вручную |
| Ошибка «Контрагент уже подключён» | Организация состоит в списке у другого сотрудника | Проверить общий доступ к карточке |
| Отказ контрагента в обмене | Несовпадение форматов или операторов ЭДО | Согласовать межоператорский обмен |
¶Обмен с государственными структурами
Помимо коммерческих контрагентов, СБИС позволяет обмениваться документами с налоговыми органами, пенсионным и социальным фондами. Для этого приглашение не требуется — подключение к ЭДО с государством выполняется автоматически при наличии действующей подписи и регистрации в сервисе.
¶Значение процедуры
Переход на электронный документооборот сокращает время на обмен документами, снижает затраты на курьерские и почтовые услуги, ускоряет закрытие отчётных периодов и минимизирует ошибки при вводе данных. Приглашение контрагента в СБИС — первый шаг к построению такого обмена между двумя организациями.
Источники:
- Официальная документация СБИС (sbis.ru)
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
- Письма ФНС России по вопросам электронного документооборота