Приходный ордер М-4

Приходный ордер М-4 — это первичный учётный документ, применяемый для оформления поступления материальных ценностей (товаров, материалов, сырья, готовой продукции) на склад организации. Документ относится к унифицированным формам первичной учётной документации по учёту материалов, утверждённым постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а. Форма М-4 является обязательной для использования в Российской Федерации в качестве основного документа при оприходовании материалов, поступивших от поставщиков, подотчётных лиц, а также в результате собственного производства.

Назначение и область применения

Основное назначение приходного ордера М-4 — документальное подтверждение факта поступления материальных ценностей на склад и их количественного и качественного приёма. Документ служит основанием для:

• отражения в бухгалтерском учёте операций по увеличению стоимости материально-производственных запасов (МПЗ);
• ведения складского учёта (карточек складского учёта по форме М-17);
• контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей;
• расчётов с поставщиками и подотчётными лицами.

Приходный ордер М-4 применяется в организациях всех форм собственности и отраслей экономики, за исключением бюджетных учреждений (для них предусмотрены иные формы). Документ оформляется в двух экземплярах: первый остаётся на складе, второй передаётся в бухгалтерию.

Структура и содержание формы М-4

Форма М-4 имеет стандартную структуру, включающую следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка документа: наименование организации, структурное подразделение (склад), код по ОКПО, номер и дата составления ордера, номер и дата сопроводительного документа поставщика (товарно-транспортной накладной, счёта-фактуры).
2. Табличная часть: содержит сведения о поступивших материальных ценностях:

• порядковый номер записи;
• наименование материала;
• номенклатурный номер (код);
• единица измерения (код по ОКЕИ и наименование);
• количество (по документам поставщика и фактически принятое);
• цена за единицу (без НДС);
• сумма (без НДС);
• номер паспорта (для материалов, требующих сертификации);
• примечание.

1. Подписи: кладовщик (материально ответственное лицо), принявший ценности, и представитель бухгалтерии (или иное уполномоченное лицо), подтвердивший правильность оформления.

Порядок заполнения

Приходный ордер М-4 заполняется в день фактического поступления материалов на склад. Основные правила заполнения:

• Документ составляется на каждую партию поступивших ценностей отдельно. Если в один день от одного поставщика поступает несколько партий, допускается оформление одного ордера на все партии при условии, что они сопровождаются одним транспортным документом.
• Количество, цена и сумма указываются на основании данных сопроводительных документов поставщика. Если при приёмке выявлены расхождения (недостача, излишки, брак), составляется акт о приёмке материалов (форма М-7), а приходный ордер М-4 не оформляется.
• При поступлении материалов от подотчётных лиц (например, приобретённых за наличный расчёт) в графе «Номер документа поставщика» указываются номер и дата авансового отчёта.
• Цена указывается без налога на добавленную стоимость (НДС), так как НДС учитывается отдельно на счёте 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям».
• Сумма рассчитывается как произведение количества на цену.
• Документ подписывается кладовщиком и бухгалтером (или иным уполномоченным лицом). Подписи заверяются печатью организации (при её наличии).

Виды приходных ордеров

В практике учёта выделяют несколько разновидностей приходных ордеров, близких по назначению к форме М-4:

• Форма М-4 (стандартная) — для оприходования материалов, сырья, готовой продукции.
• Форма М-7 — акт о приёмке материалов, применяется при расхождениях с данными поставщика или при приёмке без сопроводительных документов.
• Форма ТОРГ-1 — акт о приёмке товаров (для торговых организаций, где товар учитывается на счёте 41 «Товары»).
• Форма ОС-1 — акт приёма-передачи основных средств (для учёта внеоборотных активов).
• Электронный приходный ордер — цифровой аналог, создаваемый в системах автоматизации учёта (1С: Бухгалтерия, SAP, «Парус» и др.). Имеет ту же юридическую силу при наличии электронной подписи.

Значение в бухгалтерском учёте

Приходный ордер М-4 является ключевым документом для формирования бухгалтерских проводок по дебету счёта 10 «Материалы» (или 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») в корреспонденции со счетами:

• 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» — при поступлении от поставщиков;
• 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — при приобретении через подотчётное лицо;
• 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» — при поступлении из собственного производства.

На основании данных приходного ордера бухгалтер делает запись в регистрах бухгалтерского учёта (журналы-ордера, ведомости, книги покупок). Кроме того, ордер служит основанием для ведения складских карточек (форма М-17) и для проведения инвентаризации.

Хранение и сроки

Приходные ордера М-4 подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, первичные учётные документы (включая приходные ордера) хранятся не менее 5 лет. Для организаций, осуществляющих деятельность с особыми условиями (например, оборонная промышленность, фармацевтика), сроки могут быть увеличены до 10–15 лет.

Особенности применения в цифровой среде

С развитием электронного документооборота (ЭДО) приходный ордер М-4 может создаваться и передаваться в электронном виде. При этом он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица. Электронный ордер имеет равную юридическую силу с бумажным. В системах автоматизации учёта (например, 1С: Бухгалтерия) форма М-4 формируется автоматически на основании данных о поступлении, что сокращает время обработки и минимизирует ошибки.

Критика и альтернативы

В профессиональной среде высказываются мнения о том, что унифицированная форма М-4 избыточна для малого бизнеса, где объём операций невелик. С 2013 года в России отменена обязательность применения унифицированных форм первичных документов (за исключением кассовых), поэтому организации вправе разрабатывать собственные формы приходных ордеров, содержащие обязательные реквизиты, предусмотренные статьёй 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» (№ 402-ФЗ). Однако на практике форма М-4 остаётся наиболее распространённой благодаря своей простоте и привычности для бухгалтеров и кладовщиков.

Источники

• Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
• Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
• План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
• Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).