Прошивка журналов учёта¶
Прошивка журналов учёта — процедура скрепления листов учётной документации с помощью нити, шнура, скрепок или иного материала с последующей опломбировкой, обеспечивающая целостность документа и исключающая возможность изъятия или подмены листов без обнаружения. В России прошивка обязательна для ряда учётных журналов, регламентируемых приказами Министерства труда и социальной защиты РФ, Министерства внутренних дел РФ и иных ведомств.
¶Нормативное регулирование
Процедура прошивки закреплена в ведомственных инструкциях. Наиболее распространённые требования:
- Журналы учёта рабочего времени и расчёта заработной платы — форма Т-13, порядок ведения определяется Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.
- Журналы учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — форма Т-51, утверждена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.
- Журналы регистрации несчастных случаев на производстве — ведутся в соответствии со статьёй 230.1 Трудового кодекса РФ.
- Журналы учёта огнетушителей и пожарной техники — требования закреплены в Правилах противопожарного режима (Постановление Правительства РФ от 16 декабря 2012 года № 1239).
- Журналы учёта электроустановок и нарядов-допусков — регламентируются Правилами устройства электроустановок и Правилами технической эксплуатации электроустановок потребителей.
¶Общие требования к прошивке
Несмотря на различия в ведомственных инструкциях, базовые правила прошивки унифицированы:
- Количество листов. Журнал прошивается полностью — от первой до последней страницы, включая чистые листы.
- Способ скрепления. Используется прочная нить (хлопчатобумажная, капроновая) или шнур. Скрепка канцелярскими скрепками, скобами или степлером не допускается, так как не обеспечивает неизъятность листов.
- Способ вшивания. Нить прошивается через отверстия в корешке журнала, как правило, в трёх-пяти точках. Отверстия пробиваются шилом или дыроколом на расстоянии 5–10 мм от края.
- Завязка и пломбирование. Концы нити выводятся на оборотную сторону последней страницы, завязываются узлом и заклеиваются бумажной наклейкой («пломбой») размером не менее 5 × 5 см. На наклейке делается надпись «Прошито, пронумеровано, скреплено пломбой (печатью)», указываются количество листов, должность и фамилия ответственного лица, ставится подпись и дата.
- Нумерация. Листы нумеруются арабскими цифрами до прошивки, как правило, на оборотной стороне в правом нижнем углу.
- Печать. Пломба скрепляется печатью организации. Если журнал ведёт обособленное подразделение, допускается использование его печати.
¶Пошаговая инструкция
¶Подготовка
Журнал раскладывается на ровной поверхности, листы выравниваются по корешку. Количество листов подсчитывается и записывается на обороте последней страницы.
¶Пробивка отверстий
В корешке журнала шилом или дыроколом пробиваются 3–5 отверстий. Рекомендуемое расположение: первое — на расстоянии 5–7 мм от верхнего края, последнее — на 5–7 мм от нижнего, остальные равномерно между ними.
¶Прошивка
Нить длиной 40–60 см продевается через отверстия с внутренней стороны корешка наружу, затем — снаружи внутрь через соседнее отверстие. Прошивка выполняется в шахматном порядке или «змейкой» — последовательно от первого к последнему отверстию и обратно. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа.
¶Завершение
Концы нити завязываются в узел, обрезаются с запасом 2–3 см. На узел наклеивается бумажная наклейка, которая приклеивается к обеим сторонам последнего листа. Наклейка подписывается ответственным лицом, скрепляется печатью.
¶Ответственность за нарушение порядка
Отсутствие прошивки или её несоответствие требованиям ведомственных инструкций может повлечь:
- предупреждение или штраф по результатам проверки трудовой инспекции (статья 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридических лиц);
- штраф по результатам проверки МЧС (статья 20.4 КоАП РФ);
- отказ в принятии отчётности при камеральных проверках;
- признание журналов недействительными как доказательства в трудовых спорах.
¶Частые ошибки
- Использование канцелярских скрепок вместо прошивки нитью.
- Отсутствие нумерации листов.
- Неполное указание реквизитов на пломбе (количество листов, подпись, дата, печать).
- Прошивка не всех листов — например, исключение чистых страниц.
- Отсутствие печати на бумажной наклейке.
Источники:
- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках»
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 230.1)
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (статьи 5.27, 20.4)
- Постановление Правительства РФ от 16 декабря 2012 года № 1239 «О противопожарном режиме»