Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (сокращённо РКО) — это первичный учётный документ, оформляющий выдачу наличных денежных средств из кассы организации или индивидуального предпринимателя. Относится к категории кассовых документов и применяется для фиксации операций по расходованию наличных денег, таких как выплата заработной платы, выдача подотчётных сумм, оплата поставщикам или сдача наличных в банк. В России форма и порядок применения РКО регулируются Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

История и нормативное регулирование

История кассовых документов в России восходит к советскому периоду, когда в 1930-х годах была введена унифицированная система бухгалтерского учёта. Расходный кассовый ордер как самостоятельная форма появился в 1940-х годах в рамках постановлений Народного комиссариата финансов СССР. Современная форма РКО (код по ОКУД 0310002) утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88, которое с 2013 года утратило обязательный характер, но форма продолжает широко использоваться как рекомендованная.

Основные нормативные акты, регулирующие применение РКО в Российской Федерации:

• Указание Банка России № 3210-У — устанавливает общий порядок ведения кассовых операций.
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — определяет требования к первичным учётным документам.
• Указание Банка России от 9 декабря 2019 года № 5348-У — регламентирует порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами в рублях.

Форма и реквизиты

Расходный кассовый ордер имеет унифицированную форму, которая включает следующие обязательные реквизиты:

• Номер документа — порядковый номер, присваиваемый в хронологическом порядке в рамках отчётного периода (обычно года).
• Дата составления — дата совершения операции, указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Сумма — цифрами и прописью, в рублях и копейках.
• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, по которому отражается операция (например, 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»).
• Код структурного подразделения — указывается при наличии филиалов или отделов.
• Основание — краткое описание цели выдачи денег (например, «Выдача заработной платы за январь 2025 года»).
• Приложение — перечень прилагаемых документов (например, заявление, платёжная ведомость).
• Подписи — подпись руководителя организации или уполномоченного лица, подпись главного бухгалтера или бухгалтера (при наличии), подпись кассира, а также подпись получателя денежных средств.

Форма РКО включает две части: сам ордер (остаётся в кассе) и отрывную квитанцию (выдаётся получателю денег). Квитанция является подтверждением факта получения наличных.

Порядок оформления

Оформление расходного кассового ордера осуществляется в строгом соответствии с установленными правилами:

1. Составление документа — РКО заполняется бухгалтером или иным уполномоченным лицом на основании первичных документов (заявления, приказа, платёжной ведомости). Допускается как рукописное заполнение, так и с использованием компьютерной техники.
2. Проверка подписей — перед выдачей денег кассир проверяет наличие подписей руководителя и главного бухгалтера, а также соответствие подписей образцам, хранящимся в организации.
3. Идентификация получателя — кассир обязан удостовериться в личности получателя по паспорту или иному документу, удостоверяющему личность.
4. Выдача наличных — деньги выдаются только после подписания РКО получателем. Сумма пересчитывается полистно в присутствии получателя.
5. Регистрация — РКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Особенности для разных субъектов

• Индивидуальные предприниматели — могут не оформлять РКО при выдаче наличных на личные нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью, при условии ведения упрощённого учёта.
• Субъекты малого предпринимательства — имеют право не устанавливать лимит остатка наличных в кассе, что упрощает документооборот, но не отменяет обязанность оформлять РКО при расходных операциях.

Применение

Расходный кассовый ордер используется в следующих типовых ситуациях:

• Выдача заработной платы — сотрудникам по платёжной ведомости или индивидуально.
• Выдача подотчётных сумм — работникам для приобретения товаров, оплаты услуг или командировочных расходов.
• Оплата поставщикам — за товары, работы или услуги, если расчёт производится наличными.
• Сдача наличных в банк — для зачисления на расчётный счёт организации (в этом случае получателем выступает инкассатор или представитель банка).
• Выдача займов — физическим или юридическим лицам на основании договора займа.
• Возврат неиспользованных подотчётных сумм — если сотрудник возвращает остаток аванса, оформляется приходный кассовый ордер, а не РКО.

Хранение и учёт

Расходные кассовые ордера подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле:

• Срок хранения — не менее пяти лет после отчётного года, в котором документ был составлен. Для документов, связанных с расчётами по заработной плате, срок хранения может составлять до 75 лет (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236).
• Порядок хранения — РКО хранятся в хронологическом порядке в папках или сшивах. Допускается хранение в электронном виде при наличии электронной подписи, если это предусмотрено учётной политикой организации.
• Уничтожение — после истечения срока хранения документы уничтожаются по акту, составленному экспертной комиссией организации.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка оформления расходных кассовых ордеров может повлечь административную ответственность:

• Статья 15.1 КоАП РФ — за нарушение порядка работы с наличными деньгами и порядка ведения кассовых операций предусмотрен штраф: для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей, для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
• Статья 120 НК РФ — за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов, выразившееся в отсутствии первичных документов, штраф составляет 10 000 рублей или 30 000 рублей, если нарушение совершено в течение нескольких налоговых периодов.

Интересные факты

• В советское время расходный кассовый ордер мог быть оформлен на простой бумаге без типографской формы, но с обязательным указанием всех реквизитов.
• С 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных документов, однако РКО продолжает использоваться в унифицированном виде из-за удобства и привычности для бухгалтеров.
• В электронном документообороте РКО может быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, что приравнивается к бумажному варианту.

Источники

• Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
• Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ (статья 15.1).
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31 июля 1998 года № 146-ФЗ (статья 120).
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».