Реквизиты документа¶

Реквизиты документа — это обязательные и рекомендуемые элементы оформления документа, содержащие сведения, необходимые для его идентификации, юридической силы, использования и хранения. Реквизиты размещаются на бланке или в структуре документа в определённых местах (шапка, подвал, основной текст) и подчиняются требованиям стандартов и нормативных актов.

¶Общая характеристика

Реквизиты (от лат. requisitum — «требуемое») придают документу юридическую силу, обеспечивают его правильное составление, оформление и движение в делопроизводстве. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», реквизиты подразделяются на обязательные и рекомендуемые в зависимости от вида документа.

¶Классификация реквизитов

¶Обязательные реквизиты

К обязательным реквизитам организационно-распорядительных документов относятся:

• Государственный герб (если документ составлен на бланке с гербом);
• Эмблема организации (при её наличии);
• Наименование вида документа (приказ, распоряжение, постановление, протокол, письмо и др.);
• Дата документа;
• Регистрационный номер;
• Заголовок к тексту;
• Текст документа;
• Подпись (должность, подпись, расшифровка подписи);
• Отметка о контроле (при наличии);
• Гриф утверждения (для документов, подлежащих утверждению).

¶Рекомендуемые реквизиты

К рекомендуемым относятся:

• Адресат (кому адресован документ);
• Отметка о рассылке;
• Резолюция;
• Отметка о поступлении (входящий номер и дата);
• Отметка об исполнении;
• Подпись (при наличии колонтитула);
• Отметка о заверении копии;
• Приложение;
• Визы согласования.

¶Характеристика основных реквизитов

¶Дата документа

Дата документа проставляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 15.03.2024. Дата является обязательным реквизитом и определяет момент вступления документа в силу. В отдельных случаях (договоры, доверенности) дата может быть указана словами: «двадцатого марта две тысячи двадцать четвёртого года».

¶Регистрационный номер

Присваивается в соответствии с правилами, установленными в организации. Обычно включает индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер документа. Регистрационный номер обеспечивает учёт документа и ссылку на него в переписке.

¶Подпись

Подпись — обязательный реквизит, удостоверяющий авторство и ответственность за содержание документа. Включает наименование должности, личную подпись и расшифровку (инициалы и фамилию). Документ без подписи считается недействительным (за исключением отдельных случаев, предусмотренных нормативными актами).

¶Гриф утверждения

Проставляется на документах, которые подлежат утверждению (положения, уставы, инструкции). Включает наименование утверждающего органа или должностного лица, наименование утверждаемого документа, дату утверждения и подпись.

¶Отметка о контроле

Указывается на документах, поставленных на контроль. Содержит отметку «Контроль», наименование контролирующего подразделения, срок исполнения и подпись ответственного исполнителя.

¶Реквизиты в различных видах документов

¶Деловые письма

Для деловых писем обязательными реквизитами являются: наименование организации, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок, текст, подпись, отметка о исполнителе. Дополнительно могут указываться: ссылка на исходящий документ, отметка о конфиденциальности, список приложений.

¶Протоколы

Протокол содержит: наименование вида документа, наименование совещательного органа, дату и номер заседания, место проведения, повестку дня, список участников, текст (обсуждения и принятые решения), подписи председателя и секретаря.

¶Приказы

Приказ включает: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, заголовок, текст (распорядительная часть), подпись руководителя, отметку об исполнителе.

¶Нормативная база

Основные нормативные акты и стандарты, регулирующие состав реквизитов:

¶Значение реквизитов

Реквизиты обеспечивают идентификацию документа, определяют его юридическую значимость, обеспечивают контроль исполнения, возможность ссылки на документ в переписке и его поиск в архиве. Отсутствие обязательных реквизитов может повлечь признание документа недействительным или невозможность его использования в качестве доказательства.

¶Источники

• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
• Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебное пособие. — М.: КноРус, 2020.
• Смирнова Л. А. Делопроизводство и архивное дело в схемах и таблицах. — М.: Айс-Информ, 2019.