Системы документации: классификация и виды¶

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по происхождению, назначению, виду, сфере деятельности и единым требованиям к их оформлению, а также комплекс нормативных и методических материалов, регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования этих документов в деятельности организации или отрасли. Системы документации формируются исторически в результате развития управленческой практики и закрепляются в государственных стандартах, общероссийских классификаторах и ведомственных нормативных актах.

¶Классификация систем документации

В Российской Федерации базовой классификационной единицей является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утверждённый постановлением Госстандарта. По ОКУД все системы документации делятся на две крупные группы: унифицированные системы (УСД) и неунифицированные (произвольные) системы, используемые для внутренних нужд организации.

По сфере применения выделяют:

• Общегосударственные (межотраслевые) системы — применяются во всех организациях независимо от формы собственности и отраслевой принадлежности (например, организационно-распорядительная документация).
• Отраслевые системы — отражают специфику конкретной отрасли (например, медицинская, банковская, военная документация).
• Локальные системы — разрабатываются внутри отдельной организации для регламентации её внутренних процессов.

¶Основные виды систем документации

¶Организационно-распорядительная документация (ОРД)

Является ядром делопроизводства любого предприятия. Включает организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания) и распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания). ОРД регулирует деятельность организации, её структуру, права и обязанности сотрудников. Требования к оформлению ОРД закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

¶Первичная учётная документация

Используется для фиксации фактов хозяйственной жизни предприятия. Включает бухгалтерские документы (акты, накладные, счета-фактуры, платёжные поручения), кадровые документы (приказы о приёме, увольнении, табели учёта рабочего времени) и документы по учёту материальных ценностей. Альбомы унифицированных форм первичной документации утверждаются Госкомстатом России.

¶Банковская и финансово-расчётная документация

Охватывает документы, связанные с движением денежных средств: платёжные поручения, аккредитивы, чеки, векселя, кредитные договоры, валютные декларации. Отличается повышенными требованиями к защите от подделок и строгой отчётностью.

¶Торговая и складская документация

Включает договоры поставки, спецификации, товарные накладные, акты приёмки-передачи, складские ордера. Регламентирует процессы купли-продажи, хранения и транспортировки товаров.

¶Технологическая и конструкторская документация

Совокупность документов, определяющих конструкцию изделия и технологию его изготовления. Сюда входят чертежи, схемы, технологические карты, спецификации, паспорта изделий. Действие этой системы регламентируется Единой системой конструкторской документации (ЕСКД) и Единой системой технологической документации (ЕСТД).

¶Научно-техническая и проектная документация

Отражает результаты научных исследований, проектно-изыскательских работ. Включает отчёты о НИОКР, технические задания, проекты зданий и сооружений, сметную документацию.

¶Документация по личному составу (кадровая)

Регулирует трудовые отношения: трудовые договоры, личные карточки, приказы о поощрениях и взысканиях, графики отпусков, должностные инструкции. Особое значение придаётся документам, подтверждающим трудовой стаж работников.

¶Унифицированные системы документации

Унификация — процесс установления единообразия в составе, формах и правилах оформления документов. Она позволяет сократить количество форм, снизить трудозатраты на обработку, повысить информационную совместимость систем. В России действует ряд унифицированных систем, закреплённых в ОКУД:

• УС организационно-распорядительной документации;
• УС первичной учётной документации;
• УС банковской документации;
• УС финансовой, учётной и отчётной документации бюджетных учреждений;
• УС отчётно-статистической документации;
• УС документации по труду;
• УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации.

¶Электронные системы документации

С развитием информационных технологий значительная часть документов переводится в электронный вид. Электронные системы документации включают системы электронного документооборота (СЭД), автоматизированные системы управления (АСУ) и системы хранения электронных архивов. Правовой режим электронных документов регулируется Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и законом «Об электронной подписи». Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно.

¶Значение систем документации

Систематизация документации обеспечивает оперативность управления, достоверность информации, юридическую силу документов. Наличие стройной системы позволяет упорядочить документооборот, обеспечить сохранность документов, в том числе в течение сроков, установленных архивным законодательством, и создать условия для перехода к безбумажным технологиям управления.

¶Источники

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93).
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Кузнецов С. Л. «Делопроизводство на компьютере».