Совещание как форма деловой коммуникации¶

Совещание — форма совместной работы группы людей, при которой участники собираются в определённое время и в определённом месте для обсуждения заранее определённых вопросов, обмена информацией и выработки решений. Относится к числу основных инструментов управления в организациях, органах власти и общественных структурах. Характерные признаки совещания — наличие повестки, ведущего (председательствующего), фиксированного регламента и протокола по итогам.

¶Общая характеристика

Совещание отличается от иных форм коммуникации рядом признаков:

Целевая направленность — обсуждение конкретных вопросов и принятие решений.
Коллегиальность — участие нескольких лиц, обладающих relevant-компетенцией.
Регламентированность — заранее установленные время, место, порядок и продолжительность.
Документирование — ведение протокола, фиксирующего ход обсуждения и принятые решения.

В отличие от лекции или доклада, совещание предполагает двустороннюю коммуникацию; в отличие от личной беседы — участие группы и формализованную процедуру.

¶История

Практика коллективного обсуждения дел восходит к глубокой древности. В Древней Руси аналогом совещаний служили вечевые собрания, боярские думы и церковные соборы. В XV–XVII веках действовали Земские соборы — сословно-представительные собрания, обсуждавшие вопросы войны, мира, налогов и престолонаследия. В Российской империи совещательные функции выполняли Сенат, Государственный совет, министерские «присутствия» и особые совещания по отдельным отраслям.

В советский период широкое распространение получили производственные совещания, партийные и профсоюзные собрания, а также аппаратные совещания в министерствах и ведомствах. В современной практике совещание остаётся базовым элементом корпоративного и государственного управления.

¶Классификация

Совещания классифицируют по нескольким основаниям.

Основание	Виды
По цели	информационные, проблемные, оперативные (диспетчерские), стратегические
По масштабу	локальные, ведомственные, межведомственные, международные
По регулярности	плановые, внеплановые, периодические
По форме проведения	очные, дистанционные (видеоконференции), гибридные
По статусу решений	совещательные, директивные

Оперативное совещание проводится регулярно, часто в начале рабочей недели или дня, и посвящено текущим задачам. Проблемное совещание созывается для поиска решения сложного вопроса и предполагает дискуссию. Информационное служит для доведения сведений до участников без выработки решений.

¶Подготовка и проведение

Эффективность совещания в значительной степени определяется подготовительным этапом:

Определение цели и ожидаемого результата.
Формирование повестки с указанием докладчиков и регламента.
Подбор участников, обладающих необходимой информацией или полномочиями.
Рассылка материалов заранее.
Подготовка помещения и технических средств.

В ходе совещания председательствующий следит за соблюдением регламента, предоставляет слово, управляет дискуссией и подводит итоги. Секретарь ведёт протокол. По завершении фиксируются принятые решения, ответственные лица и сроки исполнения.

¶Роль в управлении

Совещание выполняет несколько функций одновременно:

Управленческую — выработка и принятие решений.
Информационную — обмен сведениями между подразделениями.
Координационную — согласование действий разных служб.
Мотивационную — вовлечение сотрудников в обсуждение.
Контрольную — проверка исполнения ранее данных поручений.

В системе государственного управления России совещания проводятся на уровне федеральных министерств, региональных администраций, муниципалитетов. Регулярными являются оперативные совещания у руководителей ведомств, заседания коллегий, советы при полномочных представителях.

¶Критика и недостатки

Совещания нередко подвергаются критике как источник потерь рабочего времени. Основные недостатки:

избыточная продолжительность и отсутствие регламента;
неоправданно широкий круг участников;
подмена реальной работы обсуждением;
отсутствие конкретных решений по итогам;
дублирование ранее принятых решений.

Для снижения издержек применяются практики сокращения числа участников, установления жёсткого лимита времени, отказа от совещаний при возможности решить вопрос в рабочем порядке, а также использования письменных форм согласования.

¶Современные форматы

С развитием цифровых технологий распространились дистанционные совещания в формате видеоконференцсвязи. В России применяются отечественные платформы для видеоконференций, используемые в государственных органах и коммерческих организациях. Гибридный формат предполагает одновременное участие присутствующих в помещении и подключённых удалённо.

Отдельное распространение получили короткие ежедневные совещания (так называемые «планёрки»), характерные для проектных команд и производственных подразделений.

¶Документационное оформление

Основным документом совещания является протокол. Он содержит дату, место, состав участников, повестку, краткое изложение выступлений, принятые решения и подписи председателя и секретаря. Протокол служит основанием для издания приказов, распоряжений и поручений. В делопроизводстве России требования к оформлению протоколов закреплены в государственных стандартах и инструкциях по делопроизводству.

Источники: учебная литература по менеджменту и деловым коммуникациям, справочники по документационному обеспечению управления, материалы по истории государственных учреждений России.