Секретарь как профессия и должность¶

Секретарь — работник, обеспечивающий организационное, документационное, информационное и коммуникационное сопровождение деятельности руководителя или организации. Должность относится к категории технических исполнителей и административного персонала; в разных сферах — от государственных органов до частных компаний — объём обязанностей секретаря существенно различается. Исторически профессия восходит к писцам и личным помощникам правителей, а в современном виде оформилась в XIX–XX веках вместе с ростом бюрократического аппарата и делопроизводства.

¶История

Прообразом секретаря были писцы Древнего Египта, Месопотамии и античных государств, ведавшие перепиской и учётом. В Древнем Риме существовала должность secretarius — доверенного лица, хранившего тайны и документы господина; от латинского secretum («тайна») и происходит само слово.

В России должность секретаря закрепилась в приказной системе XVI–XVII веков: подьячие и дьяки вели делопроизводство в приказах. В XVIII веке, при Петре I, появились коллежские секретари — один из низших гражданских чинов Табели о рангах (XIV класс). В XIX веке секретари состояли при канцеляриях, судах, губернских правлениях. В советский период сложилась система машинисток-секретарей, а с 1970–1980-х годов распространилась должность секретаря-референта. Массовое использование персональных компьютеров в 1990-е изменило характер труда: работа с бумагой дополнилась электронной перепиской и базами данных.

¶Виды и специализации

Секретарь руководителя (личный помощник) — ведёт календарь, организует встречи, готовит документы, выполняет поручения первого лица.
Секретарь-референт — сочетает делопроизводство с подготовкой аналитических и справочных материалов, иногда со знанием иностранного языка.
Секретарь приёмной — встречает посетителей, отвечает на звонки, регистрирует обращения.
Секретарь судебного заседания — ведёт протокол, оформляет материалы дела; в судах общей юрисдикции и арбитражных судах это отдельная процессуальная функция.
Учёный секретарь — административная должность в научных и образовательных организациях, связанная с координацией советов и документооборотом.
Секретарь-машинистка — историческая специализация, почти исчезнувшая с распространением компьютеров.
Государственный секретарь, генеральный секретарь — в ряде стран и организаций это уже политическая или высшая административная должность, а не техническая.

¶Обязанности и требования

Типовые обязанности секретаря включают приём и распределение корреспонденции, регистрацию входящих и исходящих документов, ведение номенклатуры дел, организацию телефонных переговоров, планирование рабочего дня руководителя, подготовку совещаний и оформление протоколов, контроль исполнения поручений, работу с оргтехникой и программным обеспечением.

К соискателям обычно предъявляют требования: среднее профессиональное или высшее образование, знание делопроизводства и нормативных актов, владение офисными программами и средствами электронной коммуникации, навыки деловой переписки, грамотная устная и письменная речь, аккуратность и конфиденциальность. Для позиций секретаря-референта часто требуется знание иностранного языка. Отдельные требования устанавливаются профессиональными стандартами и внутренними регламентами организаций.

¶Условия труда и оплата

Труд секретаря преимущественно кабинетный, с высокой долей коммуникативной нагрузки и ненормированным графиком при обслуживании руководителя. Уровень оплаты зависит от отрасли, региона, размера организации и объёма обязанностей: позиции в приёмных и канцеляриях оплачиваются ниже, чем должности личных помощников топ-менеджеров. В государственных органах оплата регулируется системами должностных окладов и квалификационных надбавок.

¶Значение и развитие профессии

Секретарь остаётся связующим звеном между руководителем, сотрудниками и внешними контрагентами: от скорости и точности обработки информации зависит ритм работы организации. Автоматизация делопроизводства, системы электронного документооборота и онлайн-календари сократили часть рутинных операций, но повысили требования к цифровой грамотности. Одновременно растёт спрос на «ассистентов» и «офис-менеджеров» с расширенным кругом задач — от организации командировок до ведения проектной документации. В ряде организаций функции секретаря частично передаются виртуальным ассистентам и сервисам планирования.

¶Профессиональные праздники и подготовка

В России 8 сентября отмечается День секретаря — неофициальный профессиональный праздник, распространённый также в ряде стран СНГ. Подготовку по направлению ведут колледжи и центры дополнительного образования по программам делопроизводства и документационного обеспечения управления; в вузах соответствующие компетенции дают направления «Документоведение и архивоведение», «Управление персоналом», «Государственное и муниципальное управление».

¶Критика и дискуссии

Обсуждается размывание границ должности: в малых организациях секретарь нередко совмещает функции кадровика, бухгалтера и администратора, что ведёт к переработкам. Отмечается и риск недооценки квалификации — сложный труд личного помощника иногда воспринимается как вспомогательный. Профессиональные сообщества указывают на необходимость чёткого закрепления обязанностей в должностных инструкциях и соблюдения норм рабочего времени.

Источники: Трудовой кодекс РФ; квалификационные справочники должностей служащих; ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов; материалы по истории делопроизводства в России; публикации по профессиональным стандартам административного персонала.