Справка о доходах по форме 2-НДФЛ при увольнении¶
Справка о доходах по форме 2-НДФЛ — документ, который работодатель (налоговый агент) обязан выдать работнику по его письменному запросу, содержащий сведения о начисленных доходах и удержанном налоге на доходы физических лиц за определённый налоговый период. С 2021 года форма 2-НДФЛ упразднена как самостоятельный отчёт: сведения из неё включены в состав расчёта по налогу на доходы физических лиц (форма 6-НДФЛ), а для работников справка выдаётся на бланке, утверждённом приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (приложение № 1 к приказу).
¶Кому и когда выдаётся справка
Работодатель обязан выдать справку по требованию любого работника, в том числе увольняющегося. Основания для запроса:
- оформление пособия по безработице в центре занятости;
- получение налогового вычета (имущественного, социального, стандартного) через налоговую инспекцию;
- оформление кредита или ипотеки в банке;
- подтверждение доходов для визы, усыновления, получения субсидий;
- судебные и прочие процедуры, требующие подтверждения заработка.
Срок выдачи — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 Трудового кодекса РФ). При увольнении справка выдаётся в последний рабочий день вместе с трудовой книжкой и расчётным листком. Если работник запросил документ уже после увольнения, работодатель обязан выдать его в тот же трёхдневный срок — обязанность сохраняется независимо от даты увольнения.
¶Где найти справку в ЗУП
В программах линейки «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) справка формируется автоматически по данным учёта. Основные способы получить документ:
- Кадровый отчёт. В разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты и формы» — «Справки работникам» — «Справка о доходах (2-НДФЛ)». Отчёт заполняется по выбранному сотруднику и периоду.
- Электронный документооборот. В версии ЗУП 3.1 справка формируется через карточку сотрудника: раздел «Кадры» — «Сотрудники» — выбрать сотрудника — «Все действия» — «Справки и документы».
- Массовое формирование. В разделе «Зарплата» — «Отчётность, справки» — «2-НДФЛ для сотрудников» — можно сформировать документы сразу по группе сотрудников, например по подразделению.
Для формирования справки за несколько лет (например, за три предшествующих года для социального вычета) в ЗУП используется отчёт «Справка о доходах за произвольный период» либо формируется несколько справок за каждый год отдельно.
¶Настройки для корректного формирования
Чтобы справка формировалась без ошибок, необходимо проверить:
- заполненность карточки сотрудника: СНИЛС, ИНН, паспортные данные, дату приёма и увольнения;
- корректность вида документа о приёме (трудовой договор) и даты его начала;
- полноту ввода доходов: все начисления должны иметь корректный код дохода и быть проведены за нужный период;
- настройки учёта НДФЛ: ставку, вычеты, документы на стандартные и имущественные вычеты.
¶Состав справки
Справка содержит следующие сведения:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Данные налогового агента | Наименование, ИНН, КПП, код ИФНС, адрес |
| Данные физического лица | ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, гражданство, паспорт |
| Доходы по месяцам | Код дохода, сумма за каждый месяц налогового периода |
| Налоговые вычеты | Код и сумма вычета по месяцам |
| Итоги | Общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный и удержанный налог |
Коды доходов и вычетов приведены в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (в редакции последних изменений). Наиболее распространённые коды доходов: 2000 — вознаграждение по трудовому договору, 2010 — выходное пособие, 2300 — пособие по временной нетрудоспособности, 4800 — иные доходы.
¶Справка о среднем заработке
Отдельным документом является справка о среднем заработке для расчёта пособия по безработице (форма, утверждённая постановлением Минтруда России от 12.03.2022 № 146). В ЗУП она формируется через раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты и формы» — «Справки работникам» — «Справка о среднем заработке для службы занятости». Пособие по безработице рассчитывается исходя из среднего заработка за последние три месяца работы перед увольнением.
¶Особенности при увольнении
При увольнении по сокращению штата или в связи с ликвидацией организации работнику помимо справки 2-НДФЛ положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Суммы выходного пособия в пределах трёхкратного (для районов Крайнего Севера — шестикратного) среднего заработка не облагаются НДФЛ и в справке отражаются отдельно с кодом 6012.
Если в справке обнаружены ошибки (неверно указан доход, не отражён вычет), работник вправе потребовать исправленный документ. Работодатель обязан выдать корректную справку; за отказ или нарушение срока выдачи предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
¶Источники
- Трудовой кодекс РФ, ст. 62, 140, 178
- Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@
- Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@
- Постановление Минтруда России от 12.03.2022 № 146
- Инструкция пользователя «1С:Зарплата и управление персоналом 8»