Табельный номер¶
Табельный номер — уникальный цифровой (или буквенно-цифровой) идентификатор работника, присваиваемый ему при приёме на работу и закрепляемый за ним на весь период трудовой деятельности в организации. Табельный номер служит основным реквизитом для ведения учёта рабочего времени, начисления заработной платы, формирования кадровых и бухгалтерских документов.
¶Правовая основа
Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит обязательного требования о присвоении табельного номера — в статье 57 ТК РФ перечень обязательных реквизитов трудового договора такого идентификатора не предусматривает. Тем не менее на практике табельный номер является общепринятым элементом кадрового учёта, поскольку обеспечивает однозначную идентификацию сотрудника в информационных системах предприятия.
Основные нормативные документы, регламентирующие учёт персонала, где используется табельный номер:
- Трудовой кодекс РФ (главы о приёме на работу, ведении трудовых книжек);
- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»;
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» — табельный номер относится к персональным данным работника.
¶Порядок присвоения
Табельный номер присваивается работнику кадровой службой (отделом кадров, бухгалтерией или иным подразделением, ведущим учёт персонала) в момент оформления на работу. Единых правил формирования номеров законодательством не установлено — каждая организация разрабатывает собственную систему нумерации.
Наиболее распространённые подходы:
- Порядковая нумерация — номер присваивается по мере приёма сотрудников (1, 2, 3 и т. д.);
- Годовая нумерация — номер содержит код года приёма (например, 24-0015 — 15-й сотрудник, принятый в 2024 году);
- Структурная нумерация — в номер зашивается код подразделения (например, 03-007 — седьмой сотрудник бухгалтерии);
- Буквенно-цифровые комбинации — используются инициалы или коды должностей.
Номер фиксируется в личной карточке работника (форма Т-2), расчётно-платёжной ведомости (формы Т-49, Т-51, Т-53), табеле учёта рабочего времени (формы Т-12, Т-13) и иных кадровых документах.
¶Где используется
Табельный номер применяется в следующих областях:
| Область | Назначение |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени | Идентификация сотрудника при отражении отработанных часов, переработок, прогулов |
| Расчёт заработной платы | Привязка расчётных листков, ведомостей и платёжных поручений к сотруднику |
| Кадровый учёт | Заполнение личных карточек, приказов о приёме, переводе, увольнении |
| Информационные системы | Ключ идентификации в ERP-системах (1С:ЗУП, SAP HR и аналогах), системах электронного документооборота |
| Системы пропускного режима | Используется в качестве идентификатора на электронных пропусках |
| Учёт рабочего времени на производстве | Спецификации, наряды, учёт выработки |
¶Отличие от других идентификаторов
Табельный номер не следует путать с:
- Табельным учётом — методикой учёта рабочего времени, для которой номер служит идентификатором;
- Табельным номером в армии — личным номером военнослужащего, присваиваемым Министерством обороны РФ;
- СНИЛС — индивидуальным номером страхового счётчика в системе пенсионного страхования, присваиваемым Пенсионным фондом РФ;
- ИНН — идентификационным номером налогоплательщика, присваиваемым Федеральной налоговой службой;
- Табельным номером в системе ЕГАИС — идентификатором, присваиваемым алкогольным производителям и розничным продавцам в системе учёта алкогольной продукции.
Табельный номер действует только в пределах одной организации и не имеет юридического значения вне трудовых отношений с конкретным работодателем.
¶Хранение и защита данных
Табельный номер относится к персональным данным работника, поэтому подлежит защите в соответствии с 152-ФЗ. Документы, содержащие табельные номера (расчётные ведомости, табели учёта рабочего времени, личные карточки), хранятся в порядке, установленном Перечнем типовых управленческих архивных документов (утверждён приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236) — как правило, 50 лет для документов по личному составу.
При увольнении работника табельный номер, как правило, не передаётся другим сотрудникам в течение определённого периода (обычно от одного года до нескольких лет), чтобы исключить путаницу в исторических данных расчётных ведомостей. В ряде организаций номер закрепляется за сотрудником бессрочно и не переиспользуется.
¶Присвоение номеров в государственных структурах
В государственных органах и подведомственных организациях порядок присвоения табельных номеров часто регламентирован внутренними положениями. В Вооружённых силах РФ табельным номером является личный номер военнослужащего, формируемый по схеме «код округа — год выпуска — порядковый номер» (например, СССР 01 95 123). В органах внутренних дел аналогичную функцию выполняет табельный номер сотрудника, присваиваемый при зачислении на службу.
Источники:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ)
- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»
- Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236
- Кадровое делопроизводство: практическое пособие / под ред. П. А. Алтухова