Циркуляр — письмо-уведомление для массовой рассылки¶
Циркуляр — это письмо, уведомление или распорядительный документ, рассылаемый адресатам в нескольких экземплярах для ознакомления и исполнения. Термин происходит от латинского circulus — «круг» и обозначает документ, «обходящий» по кругу нескольких получателей. В современном делопроизводстве циркулярные письма используются государственными органами, предприятиями и организациями для доведения до сведения широкого круга адресатов одинаковых по содержанию указаний, разъяснений или распоряжений.
¶История и происхождение термина
Слово «циркуляр» пришло в русский язык из немецкого Zirkular (в свою очередь из латинского circularis — «круговой»). В дореволюционном российском делопроизводстве циркуляры широко применялись министерствами и ведомствами для рассылки одинаковых предписаний подведомственным учреждениям. В советский период циркулярные письма стали основным инструментом оперативного управления: они рассылались Министерством финансов, Госпланом, министерствами отраслей и партийными органами.
В современной России циркулярные письма используются Министерством финансов, Министерством юстиции, Федеральной налоговой службой и иными ведомствами для разъяснения порядка применения нормативных актов.
¶Отличия от других документов
Циркулярное письмо имеет ряд признаков, отличающих его от иных документов:
- Массовость адресатов — документ рассылается нескольким получателям (от нескольких до тысяч);
- Единство содержания — все адресаты получают одинаковый текст;
- Информационный или разъяснительный характер — циркуляр, как правило, не содержит прямых распоряжений, а разъясняет порядок применения нормативных актов;
- Отсутствие обязательной регистрации у получателя — в отличие от входящих писем, циркуляр может не проходить стандартную процедуру регистрации.
Циркуляр не следует путать с предписанием (адресованным конкретному исполнителю и содержащим обязательное указание) и уведомлением (адресованным одному получателю).
¶Виды циркуляров
По назначению циркулярные письма подразделяются на:
| Вид | Содержание |
|---|---|
| Информационные | Сообщают о фактах, событиях, изменениях |
| Разъяснительные | Толкуют порядок применения нормативных актов |
| Распорядительные | Содержат указания к исполнению (редко) |
| Ответные | Содержат ответ на запрос, рассылаемый многим адресатам |
По форме циркуляры делятся на типовые (шаблонные, рассылаемые без изменений) и индивидуализированные (с указанием конкретного адресата в шапке при общем тексте).
¶Структура и оформление
Циркулярное письмо оформляется на бланке организации и включает:
- Наименование вида документа («Циркулярное письмо»);
- Дату, номер, адресат (или перечень адресатов);
- Заголовок, отражающий предмет документа;
- Текст с изложением сути вопроса;
- Подпись руководителя (или уполномоченного должностного лица);
- Приложения (при наличии).
В современном делопроизводстве циркуляры нередко рассылаются посредством электронной почты или через системы электронного документооборота, что ускоряет их распространение.
¶Применение в современной практике
Циркулярные письма активно используются в налоговой практике: письма ФНС России разъясняют порядок применения налогового законодательства и рассылаются территориальным органам ФНС. Министерство финансов России регулярно рассылает циркуляры по вопросам бухгалтерского учёта и бюджетной классификации. В судебной системе циркулярные письма Верховного Суда РФ содержат разъяснения по применению законодательства, хотя их юридическая сила ограничена — они не являются нормативными правовыми актами.
В делопроизводстве организаций циркуляры применяются для доведения до сведения подразделений изменений в правилах внутреннего трудового распорядка, требований по охране труда, порядка ведения документооборота.
¶Правовой статус
Циркулярные письма, как правило, не относятся к нормативным правовым актам и не создаётся ими новых правил. Их назначение — разъяснение и доведение до сведения уже принятых решений. Вместе с тем, в ряде случаев циркуляры содержат указания, обязательные для исполнения (например, циркуляры Министерства финансов по порядку ведения бюджетной отчётности).
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
- «Делопроизводство: учебник» под ред. Е. А. Победкина
- Справочник «Деловые бумаги: образцы и комментарии»
- Сайт Министерства финансов России (циркулярные письма)
- Сайт Федеральной налоговой службы России (письма-разъяснения)