Заверение копии документа¶
Заверение копии документа — процедура подтверждения соответствия копии документа его оригиналу (подлиннику), совершаемая уполномоченным лицом с проставлением специального оттиска (штампа) и подписи. Заверенная копия приобретает юридическую силу и может использоваться в качестве доказательства в суде, при подаче документов в государственные органы, нотариальные конторы, банки и иные организации.
¶Правовое основание
Порядок заверения копий документов в России регулируется рядом нормативных актов:
- Гражданский процессуальный кодекс РФ (ст. 71) — определяет, что письменные доказательства предъявляются суду в подлиннике или в форме заверенной копии.
- Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ст. 68, 75) — устанавливает аналогичные требования для арбитражного судопроизводства.
- Приказ Минфина России от 29.07.2018 № 157н (Инструкция о порядке применения бюджетной классификации) и иные ведомственные акты — регулируют заверение копий в рамках государственного управления.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — устанавливает правила заверения копий документов для организаций.
¶Виды заверения
¶Заверение копии работодателем
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, на копии документа проставляется отметка «Верно», после чего указываются:
- Реквизиты подлинника: наименование документа, дата, номер.
- Подпись должностного лица, заверяющего копию.
- Расшифровка подписи (Ф. И. О.).
- Оттиск печати организации.
При заверении копии, выдаваемой работнику (например, копии приказа о приёме на работу, справки о стаже), дополнительно проставляется отметка «Работал(а) в организации с … по …» или иная уточняющая запись.
¶Заверение копии нотариусом
Нотариальное заверение копий осуществляется в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (ст. 80). Нотариус сверяет копию с подлинником, после чего на копии ставится подпись и печать нотариуса. Нотариальное заверение требуется, когда закон или договор прямо предусматривают такой порядок (например, при оформлении доверенностей, сделок с недвижимостью, участии в судебных разбирательствах).
¶Самозаверение документа
Документ, составленный в двух и более экземплярах, подписанный и скреплённый печатью, считается заверенным на каждом экземпляре. Такой порядок применяется, например, для служебных записок, договоров и иных документов, которые изначально готовятся в нескольких экземплярах.
¶Порядок заверения
Алгоритм действий при заверении копии документа:
- Сверка с подлинником — копия полностью соответствует оригиналу по содержанию, реквизитам и отсутствию исправлений.
- Проставление надписи «Верно» — размещается в левом нижнем углу заверяемого листа (или на обороте последнего листа при объёмном документе).
- Указание реквизитов подлинника — наименование документа, дата, номер.
- Подпись заверяющего лица — с расшифровкой фамилии, имени, отчества и должности.
- Печать организации — оттиск ставится поверх подписи частично, чтобы исключить подделку.
Для многостраничных документов допускается прошивка листов с приклеиванием заверительной надписи на обороте последнего листа или на отдельном листе, приложенном к документу.
¶Требования к заверительной надписи
Заверительная надпись должна содержать:
- Словесную отметку «Верно»;
- Наименование подлинника (например, «Копия приказа от 15.03.2024 № 47»);
- Подпись ответственного лица;
- Должность и расшифровку подписи;
- Оттиск печати (при наличии).
Отсутствие хотя бы одного обязательного элемента может повлечь отказ в принятии копии как доказательства или как приложения к заявлению в государственный орган.
¶Особые случаи
¶Копии документов, заверяемые судом
Суд по ходатайству стороны может заверить копии документов, приобщённых к материалам дела. Такие копии приравниваются к подлинникам.
¶Электронные копии
Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), не требуют дополнительного заверения — юридическая сила электронного документа подтверждается сертификатом ключа проверки подписи. Для простой или неквалифицированной электронной подписи заверение копии может потребоваться в общем порядке.
¶Заверение копий для иностранных организаций
Для использования документов за рубежом, как правило, требуется нотариальное заверение, а в ряде случаев — апостиль (специальная отметка, упрощающая признание документов между государствами — участниками Гаагской конвенции 1961 года).
¶Частые ошибки
- Использование копии, не полностью соответствующей подлиннику (например, с чёрно-белой копией цветного оригинала без отметки об этом);
- Отсутствие расшифровки подписи заверяющего;
- Нечёткий оттиск печати, не позволяющий прочитать реквизиты организации;
- Заверение копии лицом, не уполномоченным на совершение данной процедуры (не сотрудником организации-владельца документа).
Источники:
- Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации
- Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-I)
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организанизационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
- Приказ Минфина России от 29.07.2018 № 157н