Заверение копий документов¶
Заверение копии документа — это процедура удостоверения соответствия копии подлиннику документа, при которой на копии проставляется отметка о верности, подпись уполномоченного лица и, как правило, печать. Правильно оформленная копия приобретает юридическую силу и может приниматься организациями и государственными органами наравне с оригиналом в случаях, прямо предусмотренных законом. Надпись «Копия верна» — лишь один из возможных вариантов удостоверительной отметки; её содержание и порядок проставления регулируются нормативными актами и локальными инструкциями по делопроизводству.
¶Правовая основа
Основным документом, устанавливающим требования к оформлению копий, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он определяет состав реквизитов, в том числе реквизит «отметка о заверении копии».
Отдельные виды копий заверяются в особом порядке:
- копии, принимаемые нотариусами, — по правилам нотариального делопроизводства;
- копии документов об образовании — в порядке, установленном Министерством просвещения и Министерством науки и высшего образования;
- копии для суда — согласно процессуальному законодательству (ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ);
- копии архивных документов — по правилам архивного дела.
Законодательство не требует заверять копию нотариально, если иное прямо не установлено. В большинстве случаев достаточно заверения самой организацией или её должностным лицом.
¶Кто вправе заверять копии
Право заверять копии зависит от ситуации:
- Организация заверяет копии собственных исходящих и внутренних документов. Обычно это делает руководитель, его заместитель, начальник отдела кадров, секретарь или делопроизводитель — в пределах своей компетенции.
- Нотариус удостоверяет копии документов, если оригинал не вызывает сомнений, а также копии документов, представляемых в организации, куда оригинал сдать невозможно.
- Гражданин не вправе заверять копии чужих документов; он может лишь засвидетельствовать верность собственной подписи или копии при наличии соответствующих полномочий (например, как законный представитель).
- Многофункциональные центры (МФЦ) заверяют копии в рамках предоставления государственных услуг при наличии такой опции.
¶Правильное оформление отметки
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копии включает несколько элементов и располагается ниже реквизита «Подпись».
Стандартная надпись выглядит так:
Верно
Должность лица, заверившего копию
Личная подпись
Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата заверения
Слово «Верно» пишется без кавычек и без точки. Допускается также формулировка «Копия верна». Если копия многостраничная, отметку ставят на каждом листе либо прошивают документ и заверяют место скрепления.
При заверении копии документа, состоящего из нескольких листов, применяется прошивка: листы нумеруются, скрепляются нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и заклеиваются бумажной наклейкой. На наклейке проставляются подпись и печать, а также надпись «Пронумеровано, прошнуровано и заверено».
¶Печать и дополнительные реквизиты
Использование печати зависит от вида организации и требований к документу:
- В государственных органах и большинстве организаций отметка заверяется печатью (при её наличии). Печать ставится так, чтобы частично захватывать личную подпись, но не перекрывать текст.
- С 2015 года хозяйственные общества вправе не использовать круглую печать, если это не предусмотрено уставом. Отсутствие печати не делает заверение недействительным, если законом не установлено иное.
- Для копий, направляемых в другой регион или за рубеж, может потребоваться дополнительное удостоверение — апостиль или консульская легализация.
¶Типичные ошибки
Распространённые нарушения при заверении копий:
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Отсутствие даты заверения | Копия может быть не принята |
| Нет расшифровки подписи | Сложно идентифицировать заверителя |
| Заверение копии без оригинала | Нарушение достоверности |
| Печать перекрывает текст | Документ может быть признан нечитаемым |
| Заверение неуполномоченным лицом | Копия не имеет юридической силы |
¶Заверение в отдельных сферах
Кадровое делопроизводство. Копии трудовой книжки, приказов, справок заверяются работодателем по письменному заявлению работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, заверенные надлежащим образом.
Образование. Копии аттестатов и дипломов заверяются образовательной организацией либо нотариусом. При приёме на работу часто достаточно копии, заверенной самим соискателем, если работодатель не требует иного.
Суды и госорганы. При подаче искового заявления копии прилагаемых документов заверяются истцом с указанием «Копия верна», подписью и датой; нотариальное заверение требуется лишь в случаях, установленных законом.
Банки и нотариат. Кредитные организации нередко требуют нотариально заверенные копии паспорта, ИНН, СНИЛС и правоустанавливающих документов.
¶Электронные копии
С развитием электронного документооборота появилась практика заверения электронных копий. Электронная копия, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), признаётся равнозначной бумажной копии, заверенной собственноручно. Сканированная копия без электронной подписи юридической силы не имеет и носит информационный характер.
¶Нотариальное заверение
Нотариус удостоверяет копии, сверяя их с оригиналом. Он не вправе заверять копии документов, которые не могут быть представлены в подлиннике, а также документов, вызывающих сомнение в подлинности. За нотариальное действие взимается государственная пошлина и тариф. Нотариально заверенная копия имеет повышенную доказательственную силу и принимается всеми организациями на территории РФ.
Источники: ГОСТ Р 7.0.97-2016; Трудовой кодекс РФ; Гражданский процессуальный кодекс РФ; Основы законодательства РФ о нотариате; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».